Puitejärjestelyt ja dynaamiset hankintajärjestelmät

Suuri osa julkisista menoista ei kulje kertaluonteisten kilpailutusten kautta vaan puitejärjestelyjen: pitkäaikaisten järjestelyjen, joiden puitteissa hankintayksiköt tekevät monia pienempiä tilauksia. Jos puitejärjestely menee ohi, voit olla vuosia sivussa hankintayksikön ostoista. Jos pääset mukaan, yksi menettely voi johtaa kymmeniin sopimuksiin. Tämä opas kertoo, miten puitejärjestelyt ja dynaamiset hankintajärjestelmät toimivat ja miten pieni tai keskisuuri yritys voi lähestyä niitä.

Mikä on puitejärjestely?#

Puitejärjestely on yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välinen sopimus, jossa vahvistetaan tiettynä aikana tehtävien hankintasopimusten ehdot, erityisesti hinnat ja suunnitellut määrät (direktiivin 2014/24/EU 33 artikla). Se kilpailutetaan tavallisella menettelyllä, yleensä avoimella tai rajoitetulla, ja siinä on soveltuvuusvaatimukset ja vertailuperusteet kuten missä tahansa muussa hankinnassa.

Puitejärjestelyn perusteella tehtäviä tilauksia kutsutaan puitejärjestelyn perusteella tehtäviksi hankinnoiksi (tai yksittäisiksi sopimuksiksi). Ne eivät saa muuttaa puitejärjestelyn ehtoja olennaisesti.

Kuinka pitkä puitejärjestely voi olla?#

Julkinen sektori (2014/24/EU, 33 artikla)

enintään 4 vuotta, paitsi asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa

Erityisalat (2014/25/EU, 51 artikla)

enintään 8 vuotta, paitsi asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa

Puitejärjestelyn perusteella tehtävät hankinnat

voivat jatkua puitejärjestelyn päättymisen jälkeen, jos ne on tehty sen voimassaoloaikana, kansallisten sääntöjen rajoissa

Jälki-ilmoitus

30 päivän kuluessa puitejärjestelyn tekemisestä; puitejärjestelyn perusteella tehdyistä hankinnoista ilmoitukset voidaan koota neljännesvuosittain

Yhden vai usean toimittajan puitejärjestely?#

Yhden toimittajan puitejärjestelyt#

Valitaan yksi toimittaja. Hankinnat tehdään puitejärjestelyn ehdoin, ja hankintayksikkö voi tarvittaessa pyytää toimittajaa kirjallisesti täydentämään tarjoustaan.

Usean toimittajan puitejärjestelyt#

Valitaan useita toimittajia, joskus osittain. Puitejärjestelyn perusteella tehtävät hankinnat ratkaistaan jollakin kolmesta tavasta (33 artiklan 4 kohta):

1. Suoraan ilman uutta kilpailutusta: kun puitejärjestelyssä vahvistetaan kaikki ehdot ja objektiiviset edellytykset toimittajan valinnalle, kuten etusijajärjestys ("kaskadi") tai vuorottelu.

2. Yhdistelmä: puitejärjestelyssä vahvistetaan kaikki ehdot, ja hankintayksikkö päättää tilauskohtaisesti objektiivisin perustein, hankkiiko suoraan vai järjestääkö kevennetyn kilpailutuksen.

3. Kevennetty kilpailutus: kun kaikkia ehtoja ei ole vahvistettu, kilpailu avataan uudelleen niiden puitejärjestelyn toimittajien kesken, jotka pystyvät toteuttamaan tilauksen.

Miten kevennetty kilpailutus toimii?#

Kevennetyssä kilpailutuksessa (myös uudelleen avattu tai jatkokilpailutus) hankintayksikkö

1. 1

   Pyytää kirjallisesti tarjoukset

   puitejärjestelyn toimittajilta, jotka pystyvät toteuttamaan tilauksen.

2. 2

   Asettaa määräajan

   , joka on riittävän pitkä tilauksen monimutkaisuuteen nähden.

3. 3

   Pitää tarjoukset luottamuksellisina

   määräaikaan asti.

4. 4

   Tekee hankinnan

   parhaasta tarjouksesta puitejärjestelyn asiakirjoissa määriteltyjen vertailuperusteiden mukaan.

Kevennetyt kilpailutukset ovat lyhyitä ja toistuvia. Toimittajat, jotka vastaavat nopeasti räätälöidyllä tarjouksella, voittavat useimmat niistä.

Esimerkki: pieni IT-yritys alueellisessa puitejärjestelyssä#

Alueellinen yhteishankintayksikkö kilpailuttaa nelivuotisen ohjelmistokehityspalvelujen puitejärjestelyn kolmessa osassa, enintään kuusi toimittajaa osaa kohden. 15 hengen IT-yritys tarjoaa vain osaan 2 (verkkopalvelut), jossa sen referenssit ovat vahvimmat, ja pääsee mukaan neljännellä sijalla.

Seuraavien neljän vuoden aikana alue ja sen kunnat järjestävät osassa 2 kevennettyjä kilpailutuksia. Yritys voittaa niistä useita, kukin pienempi kuin erillinen EU-hankinta mutta vähemmällä kilpailulla, koska vain puitejärjestelyn kuusi toimittajaa voi tarjota.

Opetus: tähtää osaan, joka sopii sinulle, ja pidä puitejärjestelyyn pääsemistä myyntityön alkuna, ei loppuna.

Kuka puitejärjestelyjä kilpailuttaa?#

• Yksittäiset hankintayksiköt omiin toistuviin tarpeisiinsa.

• Yhteishankintayksiköt, joiden puitejärjestelyjä monet julkiset organisaatiot käyttävät, esimerkiksi Hansel Suomessa, Consip Italiassa ja UGAP Ranskassa. Niiden puitejärjestelyt voivat olla suuria ja valtakunnallisia.

• Useiden hankintayksiköiden yhteishankinnat, joskus yli rajojen.

Yhteishankintayksiköiden puitejärjestelyissä soveltuvuusvaatimukset ovat usein korkeita. Osat, alueelliset jaot ja ryhmittymät tekevät niistä pk-yrityksille saavutettavia.

Mikä on dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS)?#

Dynaaminen hankintajärjestelmä on täysin sähköinen menettely yleisesti käytettäviä hankintoja varten, ja se on avoinna koko voimassaolonsa ajan (direktiivin 2014/24/EU 34 artikla). Siinä noudatetaan rajoitetun menettelyn sääntöjä:

• Kuka tahansa voi liittyä milloin tahansa järjestelmän voimassaoloaikana, jos se täyttää soveltuvuusvaatimukset. Osallistujien määrää ei rajoiteta.

• Osallistumishakemukset: vähintään 30 päivää järjestelmää perustettaessa.

• Kukin yksittäinen hankinta tehdään pyytämällä tarjoukset kaikilta hyväksytyiltä osallistujilta (tai kyseisen luokan osallistujilta), ja tarjousaika on vähintään 10 päivää.

• Järjestelmästä kiinnostuneilta tai siihen osallistuvilta yrityksiltä ei saa periä maksuja.

Jos järjestelmän alku meni ohi, se on silti avoinna sinulle. Siinä se eroaa selvästi puitejärjestelystä.

Puitejärjestely vai DPS: kumpi sopii pk-yritykselle paremmin?#

Miten pääset mukaan puitejärjestelyyn#

• Lue hankintojen tekotapa ennen tarjoamista. Etusijajärjestykseen perustuva kaskadi palkitsee kärkisijan; kevennetty kilpailutus palkitsee joustavuuden.

• Tarkista enimmäisarvo ja odotettu volyymi. Ilmoituksessa kerrotaan usein koko kauden enimmäisarvo, mutta todellinen volyymi voi olla paljon pienempi eikä sitä yleensä taata.

• Hinnoittele koko kaudelle. Tarkista, sallitaanko hintojen indeksikorotukset; muuten inflaatio syö katteesi neljän vuoden aikana.

• Tarjoa niihin osiin, joita pystyt palvelemaan hyvin, älä kaikkiin.

• Suunnittele kapasiteetti: jotkin puitejärjestelyt rankaisevat toimittajia, jotka kieltäytyvät tilauksista.

Miksi puitejärjestelyt ovat tärkeitä hankintojen löytämisessä#

Puitejärjestelyn perusteella tehtävät hankinnat julkaistaan harvoin erillisinä ilmoituksina. Jos seuraat vain uusia hankintailmoituksia, näet puitejärjestelyn kerran ja sitten et mitään neljään vuoteen. Sen sijaan

• seuraa alasi puitejärjestelyilmoituksia ja kirjaa niiden päättymispäivät

• seuraa hankintayksiköitä ja yhteishankintayksiköitä, jotka käyttävät niitä

• valmistaudu uudelleenkilpailutukseen ennen kuin puitejärjestely päättyy.