Hankintamenettelyt: avoin, rajoitettu, neuvottelumenettely ja muut

Kun avaat tarjouspyynnön, yksi ensimmäisistä tarkistettavista asioista on menettely. Se ratkaisee, lähetätkö täydellisen tarjouksen heti vai osoitatko ensin soveltuvuutesi, voitko neuvotella ja kuinka paljon aikaa sinulla on.

Tämä opas käsittelee julkisen sektorin hankintadirektiivin (2014/24/EU) menettelyt sekä puitejärjestelyt ja dynaamiset hankintajärjestelmät ja kertoo, miten erityisalojen ja kynnysarvon alittavat hankinnat eroavat niistä.

Miksi menettelyllä on sinulle merkitystä?#

• Työmäärä: yksivaiheisessa menettelyssä kaikki kirjoittavat täydellisen tarjouksen; kaksivaiheisessa lähetät ensin kevyemmän osallistumishakemuksen.

• Mahdollisuudet: rajoitetussa menettelyssä kilpailet valituksi tultuasi vain kourallista kilpailijoita vastaan etkä kaikkia.

• Joustavuus: neuvottelumenettelyissä voit parantaa tarjoustasi palautteen perusteella; avoimissa menettelyissä et voi.

• Aikataulu: jokaisella menettelyllä on omat vähimmäismääräaikansa.

Avoin menettely#

Avoin menettely (27 artikla) on yleisin. Kuka tahansa kiinnostunut yritys voi jättää tarjouksen. Tarjouksesi sisältää sekä soveltuvuustietosi (yleensä ESPD) että itse tarjouksen.

Kuka voi tarjota

kuka tahansa

Vaiheet

yksi

Vähimmäismääräaika

35 päivää ilmoituksen lähettämisestä

Sähköisesti jätettäessä

30 päivää

Ennakkoilmoituksen jälkeen tai kiireellisessä tilanteessa

15 päivää

Neuvottelu

ei sallittu

Sopii: vakiomuotoisiin tavara- ja palveluhankintoihin, joissa hankintayksikkö pystyy kuvaamaan tarkasti, mitä se haluaa. Useimmat pk-yritysten mahdollisuudet ovat avoimia menettelyjä.

Huomioi: koska kuka tahansa voi tarjota, kilpailu voi olla kovaa, ja koko tarjoustyö tehdään heti alussa.

Rajoitettu menettely#

Rajoitetussa menettelyssä (28 artikla) on kaksi vaihetta:

1. Yritykset jättävät osallistumishakemuksen soveltuvuustietoineen. Vähintään 30 päivää.

2. Hankintayksikkö valitsee soveltuvat ehdokkaat, vähintään viisi, jos soveltuvia on riittävästi, ja pyytää niiltä tarjoukset. Tarjouksille vähintään 30 päivää, joka lyhenee 5 päivällä sähköisessä jättämisessä tai 10 päivään ennakkoilmoituksen jälkeen.

Alue- ja paikallisviranomaiset voivat, jos kansallinen laki sen sallii, sopia tarjousten määräajasta valittujen ehdokkaiden kanssa; jos sopimukseen ei päästä, määräaika on vähintään 10 päivää.

Sopii: suurempiin hankintoihin, joissa täydellisen tarjouksen valmistelu on kallista. Hankintayksiköt pitävät ehdokasrajauksella arvioinnin hallittavana.

Neuvottelumenettely#

Neuvottelumenettely (29 artikla) alkaa kuten rajoitettu menettely: osallistumishakemukset ja sen jälkeen ehdokkaiden valinta (vähintään kolme). Valitut yritykset jättävät alustavat tarjoukset, joista hankintayksikkö neuvottelee parantaakseen niitä. Lopuksi kaikki jättävät lopullisen tarjouksen.

Asiakirjoissa asetetuista vähimmäisvaatimuksista ja vertailuperusteista ei voi neuvotella. Kaikesta muusta (laajuuden yksityiskohdat, toimitus, hinta) voi. Hankintayksikkö voi myös varata oikeuden tehdä hankintapäätöksen alustavien tarjousten perusteella ilman neuvotteluja.

Milloin hankintayksikkö voi käyttää sitä? 26 artiklan 4 kohta sallii sen (ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn) muun muassa, kun

• hankintayksikön tarpeita ei voida täyttää mukauttamatta helposti saatavilla olevia ratkaisuja

• hankintaan sisältyy suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja

• hankinta on oikeudellisesti tai taloudellisesti monimutkainen tai siihen liittyy riskejä, jotka edellyttävät neuvotteluja

• teknisiä eritelmiä ei voida määritellä riittävän tarkasti

• aiemmassa avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä saatiin vain tarjouspyynnön vastaisia tai hyväksymiskelvottomia tarjouksia.

Kilpailullinen neuvottelumenettely#

Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä (30 artikla) hankintayksikkö kuvaa tarpeensa ja vertailuperusteet, valitsee vähintään kolme ehdokasta ja käy sitten kunkin kanssa neuvotteluja yhden tai useamman ratkaisun kehittämiseksi. Neuvottelujen päätyttyä osallistujat jättävät lopulliset tarjoukset tunnistettujen ratkaisujen pohjalta.

Menettelyä käytetään monimutkaisissa hankkeissa: suurissa tietojärjestelmissä, julkisen ja yksityisen sektorin kumppanuuksissa ja suurissa infrastruktuurihankkeissa. Hankintapäätös tehdään aina parhaan hinta-laatusuhteen perusteella. Neuvottelut voivat olla pitkiä ja vaativia, joten varmista, että sopimus oikeuttaa vaivan.

Innovaatiokumppanuus#

Innovaatiokumppanuus (31 artikla) on tarkoitettu sellaisen hankkimiseen, jota markkinoilla ei vielä ole. Hankintayksikkö valitsee yhden tai useamman kumppanin, jotka tekevät tutkimus- ja kehitystyötä vaiheittain välitavoittein, ja hankintayksikkö ostaa sen jälkeen syntyneet tuotteet, palvelut tai urakat, jos ne vastaavat sovittuja suoritustasoja ja enimmäiskustannuksia.

Menettely on harvinainen, mutta innovatiivisen yrityksen kannattaa tuntea se: siinä yhdistyvät tuotekehityksen rahoitus ja ensimmäinen asiakas.

Neuvottelumenettely ilman ennakkoilmoitusta (suorahankinta)#

Tämä on poikkeus (32 artikla). Hankintayksikkö neuvottelee suoraan yhden tai muutaman yrityksen kanssa julkaisematta tarjouskilpailukutsua. Se on sallittu vain tarkoin rajatuissa tilanteissa, esimerkiksi kun

• aiemmassa avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei saatu soveltuvia tarjouksia

• vain yksi yritys voi toimittaa teknisistä syistä, yksinoikeuksien vuoksi tai koska tavoitteena on ainutkertainen taideteos

• hankintayksikön ennalta arvaamattomat tapahtumat aiheuttavat äärimmäisen kiireen

• kyse on tietyistä alkuperäisen toimittajan lisätoimituksista.

Näistä kuulet yleensä vasta jälkikäteen jälki-ilmoituksesta tai vapaaehtoisesta avoimuusilmoituksesta (VEAT, Suomessa suorahankintailmoitus), jonka hankintayksikkö voi julkaista ilmoittaakseen suunnitellusta suorahankinnasta ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Puitejärjestelyt#

Puitejärjestely (33 artikla) ei ole oma menettelynsä. Se on jollakin edellä mainituista menettelyistä tehty sopimus, joka vahvistaa tulevien hankintojen (puitejärjestelyn perusteella tehtävien hankintojen) ehdot tietyksi ajaksi, yleensä enintään neljäksi vuodeksi (erityisaloilla kahdeksaksi vuodeksi). Toimittajia voi olla yksi tai useita. Kun toimittajia on useita, hankinnat tehdään joko suoraan puitejärjestelyn ehdoilla tai kevennetyn kilpailutuksen jälkeen.

Dynaamiset hankintajärjestelmät (DPS)#

Dynaaminen hankintajärjestelmä (34 artikla) on täysin sähköinen menettely yleisesti käytettäviä hankintoja varten. Se perustetaan rajoitetulla menettelyllä, mutta toisin kuin puitejärjestely, se pysyy koko voimassaolonsa ajan avoinna uusille toimittajille: jokainen soveltuvuusvaatimukset täyttävä yritys on hyväksyttävä, eikä toimittajien määrää rajoiteta. Kukin yksittäinen hankinta kilpailutetaan sitten järjestelmään hyväksyttyjen toimittajien kesken.

Osallistumishakemukset

vähintään 30 päivää alussa

Hyväksyminen myöhemmin

milloin tahansa järjestelmän voimassaoloaikana

Tarjoukset kuhunkin hankintaan

vähintään 10 päivää

Liittymismaksut

kielletty

Muita välineitä, joihin voit törmätä#

• Sähköiset huutokaupat (35 artikla): alustavan arvioinnin jälkeen tarjoajat parantavat hintojaan (tai muita mitattavia arvoja) verkossa reaaliajassa.

• Sähköiset luettelot (36 artikla): tarjoukset tai puitejärjestelyn hankinnat luettelomuodossa.

• Suunnittelukilpailut (78 artiklasta alkaen): palkintolautakunta valitsee suunnitelman, usein arkkitehtuurissa ja kaupunkisuunnittelussa.

Sosiaali- ja muiden erityisten palvelujen kevennetty järjestelmä#

Direktiivin liitteessä XIV luetellut terveys-, sosiaali-, koulutus- ja kulttuuripalvelut sekä tietyt muut palvelut kuuluvat kevennetyn järjestelmän piiriin (74–77 artikla) korkeamman kynnysarvon ylittyessä (750 000 euroa vuosina 2026–2027). Hankintayksiköiden on julkaistava ilmoitus ja noudatettava perusperiaatteita, mutta ne voivat suunnitella menettelyn kansallisten sääntöjen puitteissa.

Miten erityisalat ja käyttöoikeussopimukset eroavat?#

Erityisalojen direktiivin (2014/25/EU) mukaan erityisalojen hankintayksiköt voivat vapaasti valita avoimen, rajoitetun tai neuvottelumenettelyn, jota edeltää tarjouskilpailukutsu, ja puitejärjestelyt voivat kestää enintään kahdeksan vuotta. Käyttöoikeussopimuksissa (2014/23/EU) hankintayksiköillä on vielä enemmän vapautta järjestää menettely, kunhan ne julkaisevat ilmoituksen ja noudattavat periaatteita.

Entä kynnysarvon alittavat hankinnat?#

EU-kynnysarvojen alapuolella sovelletaan kansallisia sääntöjä, ja jokaisella maalla on omat kevennetyt menettelynsä. Muutama esimerkki:

• Ranska: procédure adaptée (MAPA), jossa hankintayksikkö mukauttaa menettelyn hankintaan.

• Saksa: UVgO:n mukaiset menettelyt tavaroille ja palveluille ja VOB/A:n mukaiset urakoille, kuten öffentliche Ausschreibung ja beschränkte Ausschreibung.

• Espanja: yksinkertaistettu avoin menettely (procedimiento abierto simplificado) ja pienhankinnat (contratos menores).

• Italia: suorahankinnat ja kutsuun perustuvat neuvottelumenettelyt kansallisten rajojen alapuolella.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa kerrotaan aina menettely ja siihen sovellettavat säännöt.

Esimerkki: yksi yritys, kolme menettelyä#

Dublinilainen 25 hengen IT-konsulttiyritys tarjoaa vuoden aikana kolmeen hankintaan:

• avoin menettely yliopiston verkkosivujen ylläpidosta: täydellinen tarjous, 30 päivää, pisteytys 60 % laatu ja 40 % hinta

• rajoitettu menettely ministeriön tietoalustasta: yritys lähettää osallistumishakemuksen kolmen vahvan referenssin kera, valitaan kuuden ehdokkaan joukkoon ja saa sitten 25 päivää tarjouksen tekemiseen

• neuvottelumenettely sairaalan työvuorosuunnittelujärjestelmästä: alustavien tarjousten jälkeen kaksi neuvottelukierrosta tarkentaa laajuutta ja hintaa ennen lopullista tarjousta.

Jokainen vaati erilaista suunnittelua, ja kun yritys luki ensin menettelyn, se tiesi miten.