Määräajan jälkeen: arviointi, odotusaika, hankintapäätös ja palaute

Painoit "Jätä", latasit kuittauksen ja määräaika on mennyt. Mitä nyt? Määräajan jälkeisellä ajalla on omat sääntönsä, määräaikansa ja mahdollisuutensa, ja se, miten toimit, vaikuttaa sekä tähän että seuraavaan hankintaan. Tämä opas käy läpi jokaisen vaiheen tarjousten avaamisesta sopimuksen allekirjoittamiseen tai päätöksestä valittamiseen.

Mitä tapahtuu heti määräajan jälkeen?#

Määräajan umpeutuessa järjestelmä lukitsee jätetyt tarjoukset. Sähköiset järjestelmät tallentavat tarkan jättöajan, eikä myöhästyneitä tarjouksia hyväksytä. Sen jälkeen tarjoukset avataan joko pelkästään arviointiryhmän toimesta tai joissakin maissa ja menettelyissä julkisessa avaustilaisuudessa, jossa nimet ja hinnat voidaan lukea ääneen.

Jos asiakirjoissa käytetään kuoria (yleistä Espanjassa ja Italiassa), ensin avataan hallinnollinen kuori, sitten tekninen tarjous ja vasta myöhemmin hintakuori.

Miten tarjoukset arvioidaan?#

Arviointi etenee jo tutussa järjestyksessä:

1. Poissulkemisperusteet: yksikään tarjoaja ei saa olla pakollisen poissulkemisperusteen piirissä.

2. Soveltuvuusvaatimukset: täyttääkö kukin tarjoaja vähimmäiskapasiteetin?

3. Tarjouspyynnön mukaisuus: noudattaako kukin tarjous eritelmiä ja lomakkeita?

4. Vertailuperusteet: tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset pisteytetään ja asetetaan järjestykseen.

EU-direktiivin mukaan hankintayksikkö voi avoimessa menettelyssä arvioida tarjoukset ennen soveltuvuuden tarkistamista, kunhan sääntöjä noudatetaan voittajan osalta. Yleensä vain parhaaksi arvioidun tarjoajan on toimitettava ESPD:n taustalla olevat täydelliset todistukset.

Ottaako hankintayksikkö minuun yhteyttä?#

Mahdollisesti. Kaksi yhteydenoton tyyppiä on yleisiä:

• Pyynnöt täsmentää tai täydentää asiakirjoja. Jos asiakirjat ja kansallinen laki sen sallivat, hankintayksikkö voi pyytää toimittamaan, täydentämään tai selventämään puutteellisia tai puuttuvia tietoja määräajassa (direktiivin 2014/24/EU 56 artiklan 3 kohta). Tämä koskee hallinnollisia asiakirjoja; se ei anna mahdollisuutta muuttaa hintaa tai teknistä tarjousta.

• Kysymykset poikkeuksellisen alhaisesta tarjouksesta. Jos hintasi vaikuttaa liian alhaiselta, hankintayksikön on pyydettävä selvitys ennen tarjouksen hylkäämistä.

Entä jos tarjoukseni on paras?#

Hankintayksikkö pyytää parhaaksi arvioidulta tarjoajalta ajantasaisen näytön: verovelka- ja sosiaaliturvatodistukset, rikosrekisteriotteet, rekisteriotteet, vakuutustodistukset, referenssit ja laatusertifikaatit. Monissa maissa on lisäksi annettava sopimusvakuus ennen allekirjoittamista.

Verovelka- ja sosiaaliturvatodistusten voimassaoloaika on usein lyhyt, joten tilaa ne ajoissa.

Hankintapäätös#

Kun arviointi on valmis, hankintayksikkö lähettää hankintapäätöksen kaikille tarjoajille, yleensä järjestelmän kautta. Siinä kerrotaan tavallisesti voittaja, pisteesi ja päätöksen perustelut sekä odotusaika.

Mikä on odotusaika?#

EU-direktiivien piiriin kuuluvissa hankinnoissa hankintayksikön on odotettava odotusajan verran ennen sopimuksen allekirjoittamista, jotta hävinneet tarjoajat voivat hakea päätökseen muutosta. Oikeussuojadirektiivin (direktiivi 89/665/ETY, 2 a artikla, sellaisena kuin se on muutettuna direktiivillä 2007/66/EY) mukaan se on vähintään:

Sähköisesti tai faksilla lähetettynä

10 kalenteripäivää lähettämistä seuraavasta päivästä

Muulla tavoin lähetettynä

15 kalenteripäivää lähettämistä seuraavasta päivästä tai 10 päivää vastaanottamista seuraavasta päivästä

Tarkoitus

aikaa hakea muutosta ennen sopimuksen allekirjoittamista

Kansalliset erot

osa maista on säätänyt pidemmistä ajoista, joten tarkista kansallinen laki

Poikkeukset

esimerkiksi kun tarjoajia oli vain yksi, ja tietyt puitejärjestelyn perusteella tehtävät hankinnat

EU-kynnysarvojen alapuolella kansalliset säännöt ratkaisevat, sovelletaanko odotusaikaa. Suomessa hankintalain mukainen odotusaika on sekä EU-hankinnoissa että kansallisissa hankinnoissa 14 päivää siitä, kun tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä.

Miten saan palautetta?#

Pyydä sitä, voititpa tai hävisit. Direktiivin 2014/24/EU 55 artiklan 2 kohdan mukaan hankintayksikön on kirjallisesta pyynnöstäsi ilmoitettava 15 päivän kuluessa tarjouksesi hylkäämisen syyt sekä, jos jätit hyväksyttävän tarjouksen, valitun tarjouksen ominaisuudet ja suhteelliset edut ja voittajan nimi.

1. 1

   Pyydä kirjallisesti

   järjestelmän kautta heti, kun saat hankintapäätöksen, jotta vastaus tulee odotusajan kuluessa.

2. 2

   Esitä täsmällisiä kysymyksiä

   pisteesi perusteittain, voittajan pisteet, millä olisi saanut enemmän pisteitä.

3. 3

   Vertaa

   kommentteja tekniseen tarjoukseesi osio osiolta.

4. 4

   Kirjaa opit

   tarjouskirjastoosi: mitä arvioijat arvostivat ja millaiset muotoilut saivat heikot pisteet.

Entä jos päätös on mielestäni virheellinen?#

Lue päätös ja palaute huolellisesti. Jos uskot, että sääntöjä on rikottu (väärä pisteytys, tarjouspyynnön vastainen voittaja, epätasapuolinen kohtelu), sinulla on vaihtoehtoja:

• Pyydä hankintayksiköltä selvitystä tai korjausta. Hankintayksiköt voivat yleensä korjata omat virheensä ennen allekirjoittamista.

• Hae muutosta muutoksenhakuelimeltä: jokaisessa jäsenvaltiossa on sellainen (esimerkiksi Saksassa Vergabekammer, Suomessa markkinaoikeus, Espanjassa Tribunales de recursos contractuales, Italiassa alueelliset hallintotuomioistuimet). Määräajat ovat lyhyitä, usein 10–30 päivää, ja niistä säädetään kansallisessa laissa.

• Tehottomuusseuraamus ja vahingonkorvaus: vakavissa tapauksissa, kuten kun sopimus on tehty ilman vaadittua ilmoitusta tai allekirjoitettu odotusajan aikana, tuomioistuin voi määrätä sopimuksen tehottomaksi tai tuomita vahingonkorvausta.

Punnitse kustannuksia, asiasi vahvuutta ja suhdetta hankintayksikköön. Monet valitukset ratkeavat jo ensimmäisessä vaiheessa.

Sopimuksen allekirjoittaminen ja jälki-ilmoitus#

Odotusajan jälkeen voittaja allekirjoittaa sopimuksen, tavallisesti tarjouspyynnön mukana julkaistun luonnoksen. Ehdoista ei voi neuvotella uudelleen muuten kuin asiakirjojen sallimalla tavalla. Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintayksikön on julkaistava jälki-ilmoitus viimeistään 30 päivän kuluttua sopimuksen tekemisestä (50 artikla). Puitejärjestelyn perusteella tehdyistä hankinnoista ilmoitukset voidaan koota neljännesvuosittain.

Jälki-ilmoitus on julkista tietoa: voittaja, arvo ja usein saatujen tarjousten määrä.

Sopimuskauden aikana#

Voitto on toimituksen alku, ei loppu:

• Muutokset ovat rajoitettuja: asiakirjoihin kirjatut optiot, pienet kynnysarvojen alittavat muutokset, jotka ovat enintään 10 % arvosta palveluissa ja tavaroissa (15 % rakennusurakoissa), tai muut tapaukset tiukoin edellytyksin (72 artikla). Suuremmat muutokset edellyttävät uutta menettelyä.

• Verkkolaskutus: EU:n julkisten hankintayksiköiden on vastaanotettava eurooppalaisen standardin mukaiset sähköiset laskut, ja monissa maissa edellytetään kansallisia järjestelmiä.

• Suunnittele uudelleenkilpailutus: sopimuksen päättymispäivä on hetki, jolloin seuraava tarjouspyyntö yleensä ilmestyy. Käytä aika suhteen ja referenssien rakentamiseen.

Milloin tämä sopimus kilpailutetaan uudelleen?#

Jälki-ilmoituksissa ilmoitetaan kestot ja optiot, joista näkee, milloin sopimukset päättyvät. Silloin on aika valmistautua, olitpa nykyinen toimittaja tai haastaja.