Vertailuperusteet ja kokonaistaloudellinen edullisuus: näin tarjoukset pisteytetään

Voit täyttää jokaisen vaatimuksen, jättää tarjouksen ajoissa ja silti hävitä muutamalla pisteellä. Se, miten hankintayksikkö pisteyttää tarjoukset, on hyödyllisin yksittäinen asia, jonka voit oppia ennen tarjouksen kirjoittamista. Tämä opas kertoo EU:n julkisissa hankinnoissa käytetyistä vertailuperusteista, siitä mitä kokonaistaloudellinen edullisuus oikeasti tarkoittaa ja miten pienet ja keskisuuret yritykset voivat kääntää pisteytyssäännöt edukseen.

Mitä vertailuperusteet ovat?#

Vertailuperusteet ovat julkaistut säännöt, joilla hankintayksikkö asettaa järjestykseen aiemmat tarkistukset läpäisseet tarjoukset. Ne asetetaan ennen menettelyn alkua, julkaistaan painotuksineen ilmoituksessa tai tarjouspyyntöasiakirjoissa, eikä niitä voi muuttaa tarjousten arvioinnin aikana.

Jokainen tarjous kulkee suunnilleen neljän portin läpi:

1. Poissulkeminen: onko yritys suljettava pois tarjouskilpailusta (esimerkiksi maksamattomien verojen tai petostuomion vuoksi)?

2. Soveltuvuus: onko sillä vaadittu vähimmäiskapasiteetti, kuten liikevaihto, vakuutukset ja referenssit? Tämä on hyväksytty/hylätty-arvio.

3. Tarjouspyynnön mukaisuus: täyttääkö tarjous kaikki pakolliset vaatimukset ja onko se tehty hankintayksikön lomakkeilla?

4. Valinta: mikä tarjouspyynnön mukaisista tarjouksista on paras vertailuperusteiden mukaan?

Vain viimeinen portti on kilpailu. Kolme ensimmäistä ovat rajoja, jotka joko ylität tai et. Jos haluat kerrata ne, lue soveltuvuutta käsittelevä opas.

Mitä kokonaistaloudellinen edullisuus tarkoittaa?#

Englanninkielinen lyhenne MEAT tarkoittaa kokonaistaloudellisesti edullisinta tarjousta. Direktiivin 2014/24/EU 67 artiklan mukaan hankintasopimus tehdään kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen perusteella, joka määritetään hinnan tai kustannusten perusteella. Käytännössä se kattaa kolme mallia:

• Paras hinta-laatusuhde: hinta sekä laadulliset perusteet, kuten toteutustapa, henkilöstö, toimitusaika tai ympäristönäkökohdat. Tämä on palveluhankinnoissa yleisin malli.

• Alhaisimmat kustannukset: kustannustehokkuuteen perustuva lähestymistapa, esimerkiksi elinkaarikustannukset (68 artikla), joissa ostohintaan lisätään energiankulutus, huolto ja käytöstä poisto.

• Halvin hinta: halvin tarjouspyynnön mukainen tarjous voittaa. Direktiivi sallii sen, mutta jäsenvaltiot voivat rajoittaa sitä, ja monet hankintayksiköt suosivat laatuperusteita kaikessa yksinkertaisia tavarahankintoja vaativammassa.

Perusteiden on liityttävä hankinnan kohteeseen, ne eivät saa antaa hankintayksikölle rajoittamatonta valinnanvapautta, ja niiden on mahdollistettava tarjousten objektiivinen vertailu. Painotus (tai vähintään tärkeysjärjestys) julkaistaan etukäteen.

Miten hinta-laatusuhteen pisteytys toimii?#

Tyypillisessä palveluhankinnassa voi lukea: hinta 40 pistettä, laatu 60 pistettä, ja laatu on jaettu alakriteereihin. Kumpikin osa pisteytetään eri tavalla.

Miten hinta pisteytetään?#

Hinta pisteytetään lähes aina asiakirjoissa ilmoitetulla kaavalla. Kaksi yleistä tyyppiä:

• Suhteellinen: halvin hinta saa täydet pisteet ja muut halvin hinta ÷ oma hintasi × enimmäispisteet.

• Lineaarinen tai erotukseen perustuva: pisteet vähenevät kiinteän määrän jokaista halvimman hinnan ylittävää prosenttia kohden tai suhteessa budjettiin.

Kaavalla on merkitystä. Suhteellisella kaavalla 10 % halvinta tarjoajaa kalliimpi hinta maksaa noin 10 % hintapisteistä. Joillakin lineaarisilla kaavoilla sama ero voi maksaa paljon enemmän. Laske kaavalla muutama skenaario ennen kuin päätät hinnan.

Miten laatu pisteytetään?#

Laadun pisteyttää yleensä arviointiryhmä julkaistulla asteikolla, esimerkiksi:

Alakriteerit voivat olla esimerkiksi "toteutustapa (25)", "tiimi ja organisointi (20)", "laadunvarmistus (10)" ja "kestävyys (5)". Jotkut hankintayksiköt asettavat laadun vähimmäispistemäärän: sen alle jäävät tarjoukset karsitaan hinnasta riippumatta.

Laskuesimerkki: pieni IT-yritys#

Kunta kilpailuttaa tukipalvelusopimuksen. Painotukset: hinta 40, laatu 60. Kolme tarjousta:

Pieni yritys voittaa, vaikka sen tarjous on kallein. 20 000 euroa A:ta kalliimpi hinta maksoi sille vain 3,3 hintapistettä, kun taas sen konkreettinen toteutustapa toi 13 laatupistettä enemmän. Tämä on kokonaistaloudellisen edullisuuden ydinoppi: tunne laatupisteiden ja hinnan välinen vaihtokurssi.

Kaavalla pisteytettävät vai harkintaan perustuvat perusteet#

Monissa maissa erotetaan kaavalla automaattisesti pisteytettävät perusteet (hinta, toimituspäivät, takuuvuodet, sertifioitu kierrätysmateriaalin osuus) ja asiantuntija-arvioon perustuvat perusteet (toteutustapa, projektisuunnitelma).

Espanjassa ja Italiassa jaolla on seurauksia: harkintaan perustuva sisältö laitetaan yhteen kuoreen ja hinta sekä kaavalla pisteytettävät luvut toiseen, ja harkintakuori avataan ja pisteytetään ensin. Hinnan tai kaavalla pisteytettävän luvun laittaminen väärään kuoreen voi johtaa tarjouksen poissulkemiseen.

Mitä elinkaarikustannukset ovat?#

68 artiklan mukaan hankintayksikkö voi verrata tarjouksia kokonaiskustannusten perusteella: hankinta, käyttö (energia, kulutustarvikkeet), huolto ja käyttöiän päättymiseen liittyvät kustannukset sekä joskus ympäristöhaittojen, kuten päästöjen, kustannukset. Menetelmä ja tiedot, jotka sinun on toimitettava, esitetään asiakirjoissa.

Lämmitysjärjestelmien asennukseen tarjoavalle rakennusalan pk-yritykselle tämä voi olla mahdollisuus: tehokkaampi järjestelmä korkeammalla ostohinnalla voi voittaa, jos hankintayksikkö laskee mukaan kymmenen vuoden energiakustannukset.

Mitä poikkeuksellisen alhaiselle tarjoukselle tapahtuu?#

Jos hintasi vaikuttaa liian alhaiselta, hankintayksikön on pyydettävä sinulta selvitys ennen tarjouksen hylkäämistä (69 artikla). Selvitys voi koskea tehokkaita menetelmiä, edullisia olosuhteita, omaperäisiä ratkaisuja tai työ- ja ympäristösääntöjen noudattamista. Hankintayksikön on hylättävä tarjous, jos alhainen hinta johtuu ympäristö-, sosiaali- tai työoikeudellisten velvoitteiden rikkomisesta.

Valmistele lyhyt kustannuserittely jokaisesta aggressiivisesta hinnasta, koska vastausaika on yleensä lyhyt.

Miten saat enemmän pisteitä#

1. 1

   Kartoita jokainen peruste ja alakriteeri

   pisteytystaulukkoon: painoarvo, pisteytystapa (kaava vai harkinta), sivumäärä ja mitä "erinomainen" tarkoittaa.

2. 2

   Peilaa rakenne

   yksi osio perustetta kohden samassa järjestyksessä ja samoin otsikoin kuin asiakirjoissa. Arvioijat pisteyttävät sen, minkä löytävät.

3. 3

   Ole täsmällinen ja todennettava

   nimetyt roolit, vasteajat, työkalut, esimerkit vastaavista sopimuksista. Yleisluontoinen teksti saa parhaimmillaankin arvion "riittävä".

4. 4

   Vastaa siihen, mitä kysytään

   , älä siihen, mitä toivoisit kysyttävän. Lue perusteen sanamuoto uudelleen ennen kunkin osion viimeistelyä.

5. 5

   Mallinna hintasi

   kaavaa ja kilpailijoiden todennäköisiä hintoja vasten.

6. 6

   Esitä lisäkysymyksiä

   , jos pisteytystapa on epäselvä, ennen kysymysten määräaikaa.

Oikeusperusta

direktiivin 2014/24/EU 67 artikla (vertailuperusteet), 68 artikla (elinkaarikustannukset), 69 artikla (poikkeuksellisen alhaiset tarjoukset)

Yleisin malli

paras hinta-laatusuhde

Julkaistaan etukäteen

perusteet ja niiden painotukset tai tärkeysjärjestys

Hinnan pisteytys

aina asiakirjoissa ilmoitetulla kaavalla

Palaute

pyydä pisteesi hankintapäätöksen jälkeen

Yleisiä virheitä vertailuperusteiden kanssa#

• Yhden pitkän yritysesittelyn kirjoittaminen sen sijaan, että vastaisi jokaiseen perusteeseen erikseen.

• Sivumäärärajan sivuuttaminen: ylimääräisiä sivuja ei välttämättä lueta lainkaan.

• Sitoumukset, joita et pysty täyttämään: niistä tulee sopimusehtoja.

• Hinnoittelu laskematta kaavaa.

• Palautteen pyytämättä jättäminen häviön jälkeen, vaikka se on halvin tapa oppia, miten arvioijat lukevat tarjoustasi.

Jos haluat soveltaa oppimaasi käytäntöön, jatka tarjouksen kirjoittamista käsittelevään oppaaseen ja katso, mitä määräajan jälkeen tapahtuu.