Vergabe-Glossar: Fachbegriffe der öffentlichen Auftragsvergabe von A bis Z

Die öffentliche Auftragsvergabe hat ihr eigenes Vokabular. Dieses Glossar erklärt die Begriffe, die Ihnen in EU-Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen begegnen, in verständlicher Sprache. Jeder Begriff hat einen eigenen Link, den Sie teilen oder speichern können. Wo es üblich ist, nennen wir auch nationale Bezeichnungen. Die Begriffe sind nach ihrer englischen Bezeichnung sortiert, die in Klammern steht, wenn sie stark vom deutschen Begriff abweicht.

A#

Ungewöhnlich niedriges Angebot (abnormally low tender)#

Ein Angebot, dessen Preis oder Kosten im Verhältnis zur Leistung zu niedrig erscheinen. Der Auftraggeber muss den Bieter um Aufklärung bitten, bevor er es ablehnt, und er muss es ablehnen, wenn der niedrige Preis auf Verstößen gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen beruht (Artikel 69 der Richtlinie 2014/24/EU).

Zuschlagskriterien (award criteria)#

Die veröffentlichten Regeln, nach denen zulässige Angebote verglichen und in eine Rangfolge gebracht werden, etwa Preis, Qualität und Lebenszykluskosten, mit ihrer Gewichtung. Siehe den Ratgeber zu Zuschlagskriterien.

Zuschlagsentscheidung (award decision)#

Die Entscheidung des Auftraggebers, wer gewinnt, die allen Bietern mit Begründung mitgeteilt wird. Oberhalb der EU-Schwellenwerte beginnt mit ihr die Stillhaltefrist.

B#

Auftrag unterhalb der Schwellenwerte (below-threshold contract)#

Ein Auftrag, dessen geschätzter Wert unter den EU-Schwellenwerten liegt. Statt der vollen Richtlinien gilt nationales Recht, oft mit einfacheren Verfahren und nationalen Portalen; bei eindeutiger grenzüberschreitender Bedeutung gelten aber weiterhin die Grundsätze des EU-Vertrags. In Deutschland sind das vor allem UVgO und VOB/A Abschnitt 1. Siehe EU-Schwellenwerte.

Bietungssicherheit (bid bond)#

Eine finanzielle Sicherheit, die mit dem Angebot eingereicht wird (auch Angebotsbürgschaft oder vorläufige Sicherheit), dafür, dass der Bieter sein Angebot nicht zurückzieht und im Fall des Zuschlags den Vertrag schließt. Nur erforderlich, wenn die Unterlagen es verlangen.

Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis (BPQR)#

Abkürzung für das englische best price-quality ratio, die häufigste Form des wirtschaftlichsten Angebots: Angebote werden nach Preis- und Qualitätskriterien mit veröffentlichter Gewichtung bewertet.

Beschafferprofil (buyer profile)#

Die Webseite oder der Plattformbereich des Auftraggebers, auf der er Vergabeunterlagen, Antworten auf Bieterfragen und manchmal geplante Beschaffungen veröffentlicht.

C#

Einzelauftrag, Abruf (call-off)#

Ein Auftrag, der auf Grundlage einer Rahmenvereinbarung erteilt wird, entweder direkt zu deren Bedingungen oder nach einem Miniwettbewerb.

Bewerber (candidate)#

Ein Unternehmen, das die Teilnahme an einem Verfahren beantragt hat, zum Beispiel mit einem Teilnahmeantrag. Vergleiche Bieter.

Zentrale Beschaffungsstelle (central purchasing body)#

Eine öffentliche Organisation, die für andere Auftraggeber beschafft oder Rahmenvereinbarungen abschließt, zum Beispiel Hansel (Finnland), Consip (Italien), UGAP (Frankreich) oder das Kaufhaus des Bundes in Deutschland.

Bieterfrage (clarification question)#

Eine Frage, die ein Bieter während der Angebotsfrist zu den Vergabeunterlagen an den Auftraggeber richtet. Die Antworten werden allen Bietern mitgeteilt und werden Teil der Vergabeunterlagen.

Wettbewerblicher Dialog (competitive dialogue)#

Ein Verfahren für komplexe Vorhaben, in dem der Auftraggeber mit ausgewählten Bewerbern mögliche Lösungen erörtert, bevor diese endgültige Angebote einreichen. Siehe Vergabeverfahren.

Verhandlungsverfahren (competitive procedure with negotiation)#

Ein Verfahren mit vorheriger Veröffentlichung, in dem ausgewählte Bewerber Erstangebote einreichen, über die der Auftraggeber verhandeln kann, außer über Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien, bevor endgültige Angebote folgen.

Bietergemeinschaft (consortium)#

Zwei oder mehr Unternehmen, die gemeinsam als ein Bieter anbieten, auch Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern oder gemeinsames Angebot genannt (UTE in Spanien, RTI in Italien, groupement in Frankreich, Bietergemeinschaft in Deutschland). Siehe Bietergemeinschaft und Unterauftragnehmer.

Vergabebekanntmachung (contract award notice)#

Die Bekanntmachung (CAN), die nach Vertragsschluss veröffentlicht wird und den Zuschlagsempfänger, den Wert und oft die Zahl der eingegangenen Angebote nennt. Oberhalb der Schwellenwerte muss sie innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsschluss übermittelt werden.

Auftragsänderung (contract modification)#

Eine Änderung eines Vertrags während der Laufzeit. Änderungen sind auf das beschränkt, was die Unterlagen zulassen, sowie auf wenige weitere Fälle; größere Änderungen erfordern ein neues Verfahren und werden als Änderungsbekanntmachungen veröffentlicht.

Auftragsbekanntmachung (contract notice)#

Die Bekanntmachung (CN), mit der ein Verfahren beginnt und zur Abgabe von Angeboten oder Teilnahmeanträgen aufgefordert wird. Sie nennt Gegenstand, Lose, Fristen, Bedingungen und einen Link zu den Unterlagen. Siehe Ausschreibung lesen.

Öffentlicher Auftraggeber (contracting authority)#

Ein öffentlicher Käufer: der Staat, Gebietskörperschaften, Einrichtungen des öffentlichen Rechts oder Verbände aus diesen.

Sektorenauftraggeber (contracting entity)#

Ein Auftraggeber in den Sektoren Wasser, Energie, Verkehr und Postdienste, die unter die Richtlinie 2014/25/EU fallen. Das kann eine Behörde, ein öffentliches Unternehmen oder ein Unternehmen mit besonderen oder ausschließlichen Rechten sein.

Berichtigung (corrigendum)#

Eine Korrektur einer veröffentlichten Bekanntmachung, zum Beispiel eine neue Frist oder eine geänderte Anforderung. Mit eForms werden Änderungen als Änderungsbekanntmachungen veröffentlicht.

CPV#

Das Gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge (Common Procurement Vocabulary), die EU-Klassifikation dessen, was beschafft wird: ein 8-stelliger Code plus Prüfziffer, hierarchisch geordnet von der Abteilung (die ersten zwei Ziffern) bis zu einzelnen Positionen, zum Beispiel 45 für Bauarbeiten oder 72 für IT-Dienste. Siehe den CPV-Ratgeber.

D#

Nachbesprechung (debriefing)#

Rückmeldung des Auftraggebers dazu, wie Ihr Angebot bewertet wurde und warum es gewonnen oder verloren hat. Auf schriftliche Anfrage muss der Auftraggeber innerhalb von 15 Tagen die Gründe und die relativen Vorteile des erfolgreichen Angebots mitteilen.

DBS (DPS)#

Ein dynamisches Beschaffungssystem: ein vollelektronisches System für marktübliche Leistungen, das während seiner gesamten Laufzeit offen bleibt; jedes Unternehmen, das die Eignungskriterien erfüllt, kann jederzeit beitreten. Siehe Rahmenvereinbarungen und DBS.

E#

e-Certis#

Ein kostenloses Werkzeug der Europäischen Kommission, das zeigt, welche Bescheinigungen und Dokumente in jedem Mitgliedstaat als Nachweis dienen, und Ihnen hilft, die Entsprechung eines im Ausland verlangten Dokuments zu finden.

Wirtschaftsteilnehmer (economic operator)#

Jedes Unternehmen, jede Person, jede öffentliche Einrichtung oder jede Gruppe davon, die Bauleistungen, Waren oder Dienstleistungen am Markt anbietet. In der Praxis: der Bieter.

eForms#

Der EU-Standard für Bekanntmachungen auf TED, verpflichtend seit dem 25. Oktober 2023 nach der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780. Er macht Bekanntmachungsdaten strukturiert und maschinenlesbar.

eIDAS#

Die EU-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste, die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen definiert.

E-Rechnung (e-invoicing)#

Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format. Öffentliche Auftraggeber in der EU müssen E-Rechnungen nach der europäischen Norm annehmen, und viele Länder schreiben eigene Plattformen vor (in Deutschland etwa das Format XRechnung).

Vergabeplattform (e-procurement platform)#

Die Website, auf der ein Auftraggeber Vergabeunterlagen veröffentlicht, Fragen beantwortet und Angebote entgegennimmt, zum Beispiel PLACSP in Spanien oder eine deutsche E-Vergabe-Plattform.

EEE (ESPD)#

Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung, eine standardisierte Eigenerklärung, dass Sie nicht ausgeschlossen sind und die Eignungskriterien erfüllen, die in der Angebotsphase anstelle von Nachweisen verwendet wird (Durchführungsverordnung (EU) 2016/7). Nationale Bezeichnungen sind unter anderem DEUC, DGUE, DUME, EEE und JEDZ. Siehe den EEE-Ratgeber.

Geschätzter Auftragswert (estimated value)#

Die Schätzung des Auftraggebers für den Gesamtwert eines Auftrags ohne Umsatzsteuer, einschließlich Optionen, Verlängerungen und aller Lose. Sie entscheidet, ob die EU-Schwellenwerte erreicht sind. Einen Auftrag aufzuteilen, um die Schwellenwerte zu umgehen, ist nicht zulässig.

Ausschlussgründe (exclusion grounds)#

Umstände, die ein Unternehmen von einem Verfahren ausschließen: zwingende wie Verurteilungen wegen Bestechung oder Betrug und nicht gezahlte Steuern, und fakultative wie Insolvenz oder schwere Verfehlungen im Rahmen der beruflichen Tätigkeit (Artikel 57).

F#

Rahmenvereinbarung (framework agreement)#

Eine Vereinbarung, die die Bedingungen für künftige Aufträge über einen Zeitraum festlegt, mit einem oder mehreren Unternehmen. Höchstens vier Jahre nach der Richtlinie 2014/24/EU und acht bei Sektorenauftraggebern, außer in begründeten Fällen. Siehe Rahmenvereinbarungen.

G#

GPA#

Das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (Government Procurement Agreement), ein WTO-Abkommen, das erfasste öffentliche Aufträge für Bieter aus den Vertragsparteien öffnet, darunter die EU, Norwegen, die Schweiz, das Vereinigte Königreich und die Vereinigten Staaten.

I#

Bisheriger Auftragnehmer (incumbent)#

Das Unternehmen, das einen Auftrag derzeit innehat, der neu ausgeschrieben wird.

Innovationspartnerschaft (innovation partnership)#

Ein Verfahren zur Entwicklung einer innovativen Ware, Dienst- oder Bauleistung, die es am Markt noch nicht gibt, mit anschließendem Erwerb des Ergebnisses.

L#

Lebenszykluskosten (life-cycle costing)#

Ein Weg, Angebote anhand der Gesamtkosten zu vergleichen: Anschaffung, Nutzung, Wartung und Kosten am Ende der Nutzungsdauer, manchmal einschließlich Umweltkosten (Artikel 68).

Vereinfachte Sonderregelung (light regime)#

Vereinfachte Regeln für soziale, Gesundheits-, Bildungs- und bestimmte andere besondere Dienstleistungen, mit einem höheren Schwellenwert (750.000 € für öffentliche Auftraggeber in 2026–2027). Auftraggeber haben mehr Freiheit bei der Gestaltung des Verfahrens.

Los (lot)#

Ein Teil eines Auftrags, auf den getrennt geboten und der getrennt vergeben werden kann, zum Beispiel nach Region oder Leistungsart. Auftraggeber, die einen Auftrag nicht in Lose aufteilen, müssen das begründen, und sie können begrenzen, wie viele Lose ein Bieter gewinnen kann.

M#

Markterkundung (market consultation)#

Kontakte zwischen Auftraggeber und Markt vor einem Verfahren, um es vorzubereiten, zum Beispiel eine Informationsanfrage oder Gespräche mit Anbietern. Die Teilnahme ist eine Chance, realistische Anforderungen mitzugestalten, solange der Wettbewerb nicht verzerrt wird.

Wirtschaftlichstes Angebot (MEAT)#

Das wirtschaftlich günstigste Angebot (most economically advantageous tender), Grundlage für den Zuschlag bei EU-Aufträgen: bestes Preis-Leistungs-Verhältnis, niedrigste Kosten (etwa Lebenszykluskosten) oder, wo zulässig, niedrigster Preis (Artikel 67). Siehe Zuschlagskriterien.

Miniwettbewerb (mini-competition)#

Ein kurzer Wettbewerb unter den Unternehmen einer Rahmenvereinbarung mit mehreren Unternehmen, um einen bestimmten Einzelauftrag zu vergeben. Im Vergaberecht „erneuter Aufruf zum Wettbewerb“.

N#

Verhandlungsverfahren ohne vorherige Veröffentlichung (negotiated procedure without prior publication)#

Ein Ausnahmeverfahren, in dem der Auftraggeber direkt mit einem oder mehreren Unternehmen verhandelt, ohne eine Auftragsbekanntmachung zu veröffentlichen, zum Beispiel bei äußerster Dringlichkeit oder wenn nur ein Unternehmen die Leistung erbringen kann.

NUTS-Code#

Die regionale Klassifikation der EU (Systematik der Gebietseinheiten für die Statistik), die in Bekanntmachungen zeigt, wo ein Auftrag ausgeführt wird, vom Land bis zur Region.

O#

Offenes Verfahren (open procedure)#

Das häufigste Verfahren: Jedes interessierte Unternehmen kann auf die Auftragsbekanntmachung hin ein Angebot einreichen. Mindestfrist 35 Tage, verkürzt auf 30 bei elektronischer Angebotsabgabe.

P#

Vertragserfüllungssicherheit (performance guarantee)#

Eine Bankbürgschaft oder Hinterlegung, die der Zuschlagsempfänger zur Absicherung der ordnungsgemäßen Vertragserfüllung stellt, auch endgültige Sicherheit genannt. Nur erforderlich, wenn die Unterlagen es verlangen.

Vorinformation (PIN)#

Eine Vorinformation (prior information notice): die Vorankündigung einer geplanten Beschaffung. Sie kann Angebotsfristen verkürzen und bei manchen Auftraggebern als Aufruf zum Wettbewerb dienen.

Preis-Leistungs-Verhältnis (price-quality ratio)#

Siehe BPQR.

Vergabeunterlagen (procurement documents)#

Alle Unterlagen, die der Auftraggeber für ein Verfahren erstellt: Bekanntmachung, Bewerbungsbedingungen, Leistungsbeschreibung bzw. technische Spezifikationen, Vertragsentwurf, Formblätter und spätere Antworten auf Bieterfragen.

Q#

Qualifizierte elektronische Signatur (qualified electronic signature)#

Die höchste Stufe der elektronischen Signatur nach eIDAS (QES), rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und in allen Mitgliedstaaten anerkannt. Manche Länder verlangen sie für Angebote.

R#

Eignungsleihe (reliance on capacities)#

Die Inanspruchnahme der finanziellen oder technischen Kapazitäten eines anderen Unternehmens, um die Eignungskriterien zu erfüllen, mit einer Zusage, dass die Mittel zur Verfügung stehen (Artikel 63). In Italien avvalimento, in Deutschland Eignungsleihe genannt.

Rechtsschutz (remedies)#

Die Möglichkeiten eines Bieters, eine Vergabeentscheidung vor einer nationalen Nachprüfungsstelle anzufechten, nach den Rechtsmittelrichtlinien. Die Fristen sind kurz und richten sich nach nationalem Recht; in Deutschland ist die Vergabekammer zuständig.

Teilnahmeantrag (request to participate)#

Der Antrag, den ein Unternehmen in der ersten Stufe eines nichtoffenen Verfahrens oder Verhandlungsverfahrens einreicht, um zu zeigen, dass es die Eignungskriterien erfüllt, damit es zur Angebotsabgabe aufgefordert werden kann.

Nichtoffenes Verfahren (restricted procedure)#

Ein zweistufiges Verfahren: Unternehmen reichen Teilnahmeanträge ein, der Auftraggeber wählt mindestens fünf aus (sofern genügend geeignet sind) und fordert sie zur Angebotsabgabe auf.

S#

Eignungskriterien (selection criteria)#

Mindestanforderungen an die Befähigung zur Berufsausübung, die wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit eines Unternehmens, etwa Umsatz, Versicherung oder Referenzen. Bestanden oder nicht bestanden; der Mindestumsatz ist in der Regel auf das Zweifache des Auftragswerts begrenzt (Artikel 58).

Selbstreinigung (self-cleaning)#

Maßnahmen, mit denen ein Unternehmen, auf das ein Ausschlussgrund zutrifft, seine Zuverlässigkeit wieder nachweisen kann: Schadensausgleich, Zusammenarbeit mit den Behörden und Vorkehrungen gegen eine Wiederholung (Artikel 57 Absatz 6).

Stillhaltefrist (standstill period)#

Die Wartezeit zwischen Zuschlagsentscheidung und Vertragsschluss, damit unterlegene Bieter die Entscheidung anfechten können: mindestens 10 Kalendertage bei elektronischer Übermittlung der Entscheidung, sonst 15. In Deutschland „Wartefrist“ nach § 134 GWB. Siehe Nach Ablauf der Angebotsfrist.

Unterauftrag (subcontracting)#

Ein Teil des Auftrags wird von einem anderen Unternehmen ausgeführt, während der Hauptauftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber verantwortlich bleibt (Artikel 71).

T#

TED#

Tenders Electronic Daily, das Online-Supplement zum Amtsblatt der EU, in dem alle Bekanntmachungen oberhalb der Schwellenwerte aus den Mitgliedstaaten an jedem Werktag veröffentlicht werden, unter ted.europa.eu.

Technische Spezifikationen (technical specifications)#

Der Teil der Unterlagen, der beschreibt, was zu liefern ist und welche Mindestanforderungen gelten (in Deutschland meist Leistungsbeschreibung). Spezifikationen müssen gleichwertige Lösungen zulassen und dürfen kein Unternehmen ohne sachlichen Grund bevorzugen.

Bieter (tenderer)#

Ein Unternehmen, das ein Angebot eingereicht hat. Vergleiche Bewerber.

Schwellenwerte (thresholds)#

Die Auftragswerte, ab denen die EU-Richtlinien vollständig gelten. Vom 1. Januar 2026 bis 31. Dezember 2027 zum Beispiel 5.404.000 € für Bauaufträge und 140.000 € bzw. 216.000 € für Liefer- und Dienstleistungsaufträge. Siehe EU-Schwellenwerte.

Fristen (time limits)#

Die Mindestzeiträume, die Auftraggeber Bietern für ihre Antwort einräumen müssen, von den Richtlinien je Verfahren festgelegt und zu verlängern, wenn sich die Unterlagen wesentlich ändern. Maßgeblich ist immer die Frist in der Bekanntmachung.

U#

Sektoren (utilities)#

Auftraggeber in den Bereichen Wasser, Energie, Verkehr und Postdienste, die unter die Richtlinie 2014/25/EU fallen, mit höheren Schwellenwerten und flexibleren Verfahren.

V#

Nebenangebot, Variante (variant)#

Eine alternative Lösung, die zusätzlich zum oder anstelle des Hauptangebots angeboten wird. Nebenangebote sind nur zulässig, wenn der Auftraggeber sie zulässt oder verlangt, und müssen die festgelegten Mindestanforderungen erfüllen.

Ex-ante-Transparenzbekanntmachung (VEAT)#

Eine Bekanntmachung für die freiwillige Ex-ante-Transparenz (voluntary ex-ante transparency notice), die ein Auftraggeber veröffentlicht, wenn er einen Auftrag ohne vorherige Auftragsbekanntmachung vergeben will. Sie gibt dem Markt die Gelegenheit, die Entscheidung vor Vertragsschluss anzufechten.