Nach Ablauf der Angebotsfrist: Wertung, Stillhaltefrist, Zuschlag und Nachbesprechung

Sie haben auf „Absenden“ geklickt, die Eingangsbestätigung heruntergeladen, und die Frist ist abgelaufen. Und jetzt? Die Zeit nach Ablauf der Angebotsfrist hat eigene Regeln, Fristen und Chancen, und wie Sie damit umgehen, beeinflusst diesen Auftrag ebenso wie den nächsten. Dieser Ratgeber führt durch jeden Schritt, von der Öffnung der Angebote bis zum Vertragsschluss oder zur Anfechtung der Entscheidung.

Was passiert direkt nach Fristablauf?#

Mit Fristablauf sperrt die Plattform die eingereichten Angebote. Elektronische Systeme protokollieren den genauen Eingangszeitpunkt, und verspätete Angebote werden nicht angenommen. Danach werden die Angebote geöffnet, entweder nur durch das Gremium oder, in manchen Ländern und Verfahren, in einem öffentlichen Eröffnungstermin, in dem Namen und Preise verlesen werden können.

Sehen die Unterlagen Umschläge vor (üblich in Spanien und Italien), wird zuerst der Umschlag mit den Verwaltungsunterlagen geöffnet, dann das technische Angebot und erst später der Preisumschlag.

Wie werden die Angebote gewertet?#

Die Wertung folgt der Reihenfolge, die Sie bereits kennen:

1. Ausschlussgründe: Kein Bieter darf sich in einer Lage befinden, die zwingend zum Ausschluss führt.

2. Eignungskriterien: Erfüllt jeder Bieter die Mindestleistungsfähigkeit?

3. Formale Prüfung: Entspricht jedes Angebot der Leistungsbeschreibung und den Formblättern?

4. Zuschlagskriterien: Die zulässigen Angebote werden bewertet und in eine Rangfolge gebracht.

Nach der EU-Richtlinie darf der Auftraggeber im offenen Verfahren die Angebote vor der Eignung prüfen, sofern die Regeln für den Zuschlagsempfänger eingehalten werden. Meist muss nur der erstplatzierte Bieter die vollständigen Nachweise zu seiner EEE vorlegen.

Meldet sich der Auftraggeber bei mir?#

Möglicherweise. Zwei Arten von Kontakt sind üblich:

• Aufforderungen zur Aufklärung oder Vervollständigung von Unterlagen. Sofern Unterlagen und nationales Recht es zulassen, kann der Auftraggeber Sie auffordern, unvollständige oder fehlende Angaben innerhalb einer Frist nachzureichen, zu ergänzen oder zu erläutern (Artikel 56 Absatz 3 der Richtlinie 2014/24/EU; in Deutschland die Nachforderung nach § 56 VgV). Das betrifft Verwaltungsunterlagen; Preis oder technisches Angebot dürfen Sie dabei nicht ändern.

• Fragen zu einem ungewöhnlich niedrigen Angebot. Erscheint Ihr Preis zu niedrig, muss der Auftraggeber Sie um Aufklärung bitten, bevor er das Angebot ablehnt.

Was, wenn mein Angebot vorne liegt?#

Der Auftraggeber fordert vom erstplatzierten Bieter aktuelle Nachweise an: Bescheinigungen von Finanzamt und Sozialversicherung, Strafregisterauszüge, Registerauszüge, Versicherungsnachweise, Referenzen und Qualitätszertifikate. In vielen Ländern ist vor Vertragsschluss außerdem eine Vertragserfüllungssicherheit zu stellen.

Bescheinigungen von Finanzamt und Sozialversicherung sind oft nur kurz gültig; beantragen Sie sie also frühzeitig.

Die Zuschlagsentscheidung#

Ist die Wertung abgeschlossen, informiert der Auftraggeber alle Bieter über die Zuschlagsentscheidung, meist über die Plattform. Sie nennt in der Regel den Zuschlagsempfänger, Ihre Punktzahl und die Gründe der Entscheidung sowie die Stillhaltefrist.

Was ist die Stillhaltefrist?#

Bei Aufträgen im Anwendungsbereich der EU-Richtlinien muss der Auftraggeber vor Vertragsschluss eine Stillhaltefrist abwarten, damit unterlegene Bieter die Entscheidung anfechten können. Nach der Rechtsmittelrichtlinie (Richtlinie 89/665/EWG, Artikel 2a, geändert durch 2007/66/EG) beträgt sie mindestens:

Elektronisch oder per Fax übermittelt

10 Kalendertage ab dem Tag nach der Absendung

Auf anderem Weg übermittelt

15 Kalendertage ab dem Tag nach der Absendung oder 10 ab dem Tag nach dem Eingang

Zweck

Zeit, die Entscheidung vor Vertragsschluss anzufechten

Nationale Unterschiede

manche Länder sehen längere Fristen vor; prüfen Sie das nationale Recht

Ausnahmen

etwa wenn es nur einen Bieter gab, und bestimmte Einzelaufträge aus Rahmenvereinbarungen

In Deutschland heißt sie Wartefrist und beträgt nach § 134 GWB 15 Kalendertage, bei elektronischer Übermittlung oder per Fax 10 Kalendertage. Unterhalb der EU-Schwellenwerte entscheidet das nationale Recht, ob eine Stillhaltefrist gilt.

Wie bekomme ich eine Nachbesprechung?#

Fragen Sie danach, ob Sie gewinnen oder verlieren. Nach Artikel 55 Absatz 2 der Richtlinie 2014/24/EU muss der Auftraggeber Ihnen auf schriftliche Anfrage innerhalb von 15 Tagen die Gründe für die Ablehnung Ihres Angebots mitteilen und, wenn Sie ein ordnungsgemäßes Angebot eingereicht haben, die Merkmale und relativen Vorteile des ausgewählten Angebots sowie den Namen des Zuschlagsempfängers.

1. 1

   Fragen Sie schriftlich

   über die Plattform an, sobald Sie die Zuschlagsentscheidung erhalten, damit die Antwort noch innerhalb der Stillhaltefrist eintrifft.

2. 2

   Stellen Sie konkrete Fragen

   Ihre Punktzahl je Kriterium, die Punktzahl des Gewinners, was mehr Punkte gebracht hätte.

3. 3

   Vergleichen

   Sie die Anmerkungen Abschnitt für Abschnitt mit Ihrem technischen Angebot.

4. 4

   Halten Sie die Erkenntnisse fest

   in Ihrer Angebotsbibliothek: was die Prüfer geschätzt haben und welche Formulierungen schlecht abgeschnitten haben.

Was, wenn ich die Entscheidung für falsch halte?#

Lesen Sie Entscheidung und Nachbesprechung sorgfältig. Halten Sie die Regeln für verletzt (falsche Bewertung, ein nicht zulässiges Gewinnerangebot, Ungleichbehandlung), haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Fragen Sie beim Auftraggeber nach und bitten Sie um Erklärung oder Korrektur. Auftraggeber können eigene Fehler vor Vertragsschluss meist selbst beheben. In Deutschland ist eine solche Rüge Voraussetzung für das Nachprüfungsverfahren und muss innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis des Verstoßes erhoben werden (§ 160 Abs. 3 GWB).

• Beantragen Sie eine Nachprüfung: Jeder Mitgliedstaat hat eine zuständige Stelle (zum Beispiel die Vergabekammer in Deutschland, das Marktgericht in Finnland, die Tribunales de recursos contractuales in Spanien, die regionalen Verwaltungsgerichte in Italien). Die Fristen sind kurz, oft 10 bis 30 Tage, und richten sich nach nationalem Recht.

• Unwirksamkeit und Schadensersatz: In schweren Fällen, etwa bei einem Vertrag ohne die erforderliche Bekanntmachung oder einem während der Stillhaltefrist geschlossenen Vertrag, kann ein Gericht den Vertrag für unwirksam erklären oder Schadensersatz zusprechen.

Wägen Sie Kosten, Erfolgsaussichten und die Beziehung zum Auftraggeber ab. Viele Beanstandungen erledigen sich schon im ersten Schritt.

Vertragsschluss und Vergabebekanntmachung#

Nach Ablauf der Stillhaltefrist unterschreibt der Zuschlagsempfänger den Vertrag, normalerweise den mit der Ausschreibung veröffentlichten Entwurf. Die Bedingungen können nur so weit nachverhandelt werden, wie die Unterlagen es zulassen. Bei Aufträgen oberhalb der Schwellenwerte muss der Auftraggeber spätestens 30 Tage nach Vertragsschluss eine Vergabebekanntmachung veröffentlichen (Artikel 50). Bei Einzelaufträgen aus Rahmenvereinbarungen können die Bekanntmachungen quartalsweise gebündelt werden.

Die Vergabebekanntmachung ist öffentlich: Zuschlagsempfänger, Auftragswert und oft die Zahl der eingegangenen Angebote.

Während der Vertragslaufzeit#

Der Zuschlag ist der Beginn der Ausführung, nicht das Ende:

• Auftragsänderungen sind begrenzt: in den Unterlagen vorgesehene Optionen, geringfügige Änderungen unterhalb der Schwellenwerte und von 10 % des Auftragswerts bei Dienst- und Lieferleistungen (15 % bei Bauleistungen) oder andere Fälle unter strengen Voraussetzungen (Artikel 72). Größere Änderungen erfordern ein neues Vergabeverfahren.

• E-Rechnung: Öffentliche Auftraggeber in der EU müssen elektronische Rechnungen nach der europäischen Norm annehmen, und viele Länder schreiben nationale Plattformen vor (in Deutschland etwa ZRE und OZG-RE beim Bund, im Format XRechnung).

• Planen Sie die Neuausschreibung: Mit dem Vertragsende erscheint üblicherweise die nächste Ausschreibung. Nutzen Sie die Zeit, um Beziehung und Referenzen aufzubauen.

Wann wird dieser Auftrag neu ausgeschrieben?#

Vergabebekanntmachungen nennen Laufzeiten und Optionen und verraten so, wann Verträge enden. Das ist der Moment, sich vorzubereiten, ob als bisheriger Auftragnehmer oder als Herausforderer.