Was ist die EEE (ESPD)? Ausschlussgründe, Eignungskriterien und Nachweise

Bevor ein Auftraggeber Ihren Preis oder Ihre technische Lösung ansieht, prüft er zweierlei: dass Sie nicht von öffentlichen Aufträgen ausgeschlossen sind und dass Sie geeignet sind, genau diesen Auftrag auszuführen. In der EU erklären Sie beides meist in einem einzigen Standardformular, der EEE.

Dieser Ratgeber erklärt, was die EEE enthält, wie Ausschluss und Eignungsprüfung funktionieren und welche Nachweise Sie brauchen, wenn Sie gewinnen.

Was ist die EEE?#

Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE), englisch European Single Procurement Document (ESPD), ist eine standardisierte Eigenerklärung, die mit Artikel 59 der Richtlinie 2014/24/EU eingeführt wurde. Ihr Formular ist in der Durchführungsverordnung (EU) 2016/7 der Kommission festgelegt.

Statt mit jedem Angebot einen Stapel Nachweise einzureichen, erklären Sie in der EEE, dass:

• keiner der Ausschlussgründe auf Ihr Unternehmen zutrifft (oder dass Sie Selbstreinigungsmaßnahmen ergriffen haben);

• Sie die vom Auftraggeber festgelegten Eignungskriterien erfüllen;

• Sie gegebenenfalls die objektiven Regeln erfüllen, nach denen Bewerber ausgewählt werden.

Oberhalb der EU-Schwellenwerte müssen Auftraggeber sie als vorläufigen Nachweis akzeptieren. Der Auftraggeber kann die eigentlichen Nachweise jederzeit anfordern, normalerweise legt sie aber nur der Zuschlagsempfänger vor (bzw. in einem zweistufigen Verfahren die ausgewählten Bewerber).

Die EEE hat nationale Bezeichnungen, die Ihnen in Vergabeunterlagen begegnen: DEUC in Spanien, DGUE in Italien, DUME in Frankreich, EEE in Deutschland und Österreich, JEDZ in Polen und UEA in den Niederlanden.

Die sechs Teile der EEE#

Teil I: Angaben zum Vergabeverfahren#

Wird vom Auftraggeber ausgefüllt: wer beschafft, das Verfahren, der Auftragsgegenstand und das Aktenzeichen. Erstellen Sie die EEE aus der Anforderungsdatei des Auftraggebers, ist dieser Teil vorausgefüllt.

Teil II: Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer#

Name Ihres Unternehmens, USt-IdNr. oder Registernummer, Anschrift und Kontakt, ob Sie ein KMU sind, Ihre Vertreter (wer für das Unternehmen zeichnen darf), ob Sie als Gruppe (Bietergemeinschaft) anbieten und mit wem, ob Sie die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen und ob Sie Teile des Auftrags an Unterauftragnehmer vergeben.

Teil III: Ausschlussgründe#

Eine Reihe von Ja/Nein-Erklärungen zu strafrechtlichen Verurteilungen, zur Zahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen, zu Insolvenz, schwerem beruflichem Fehlverhalten, Interessenkonflikten und mehr. Siehe unten.

Teil IV: Eignungskriterien#

Ihre Erklärungen zur Befähigung zur Berufsausübung, zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit, zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sowie zu Qualitätssicherungs- und Umweltmanagementnormen. Der Auftraggeber kann Ihnen erlauben, mit einem einzigen globalen Ja zu antworten, dem Abschnitt „α“ (Alpha), mit dem Sie erklären, alle geforderten Eignungskriterien zu erfüllen.

Teil V: Verringerung der Zahl geeigneter Bewerber#

Nur in zweistufigen Verfahren mit Bewerberauswahl: Sie erklären, wie Sie die objektiven Kriterien erfüllen, nach denen entschieden wird, wer zur Angebotsabgabe aufgefordert wird.

Teil VI: Abschlusserklärungen#

Sie bestätigen, dass die Angaben zutreffen, dass Sie die Nachweise auf Anforderung vorlegen können, und willigen ein, dass der Auftraggeber Unterlagen nach Möglichkeit direkt einholt. Dann unterschreiben Sie, sofern eine Unterschrift verlangt wird.

Rechtsgrundlage

Richtlinie 2014/24/EU, Artikel 59

Standardformular

Durchführungsverordnung (EU) 2016/7

Teile

sechs (I–VI)

Wer sie ausfüllt

jeder Bieter, jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft und jedes Unternehmen der Eignungsleihe

Nachweise

in der Regel nur vom Zuschlagsempfänger

Gleichwertige Nachweise finden

e-Certis

Ausschlussgründe: Was kann zum Ausschluss führen?#

Artikel 57 der Richtlinie zählt die Gründe auf. Einige sind zwingend: Der Auftraggeber muss Sie ausschließen. Andere sind fakultativ: Der Auftraggeber kann Sie ausschließen, wenn die Unterlagen das vorsehen (nationales Recht kann sie verpflichtend machen).

Zwingende Ausschlussgründe#

• eine rechtskräftige Verurteilung wegen Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung, Bestechung, Betrug, terroristischer Straftaten, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung oder Kinderarbeit und Menschenhandel, entweder des Unternehmens oder einer Person mit Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnis;

• Verstoß gegen die Pflicht zur Zahlung von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen, festgestellt durch eine rechtskräftige Gerichts- oder bestandskräftige Verwaltungsentscheidung.

Fakultative Ausschlussgründe#

• Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen;

• Insolvenz, Konkurs, Liquidation oder vergleichbare Lagen;

• schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit, die die Integrität infrage stellt;

• Vereinbarungen mit anderen Unternehmen, die auf eine Verzerrung des Wettbewerbs abzielen;

• ein Interessenkonflikt, der sich nicht anders beheben lässt;

• Wettbewerbsverzerrung durch Ihre vorherige Einbeziehung in die Vorbereitung des Verfahrens;

• erhebliche oder fortdauernde Mängel bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags, die zu vorzeitiger Beendigung, Schadensersatz oder vergleichbaren Sanktionen geführt haben;

• Täuschung bei der Übermittlung von Auskünften oder der Versuch, den Auftraggeber unzulässig zu beeinflussen.

Selbstreinigung#

Nach Artikel 57 Absatz 6 kann ein Unternehmen, auf das ein Ausschlussgrund zutrifft, trotzdem teilnehmen, wenn es seine Zuverlässigkeit nachweist: Es hat für jeden Schaden Ausgleich gezahlt oder sich dazu verpflichtet, die Tatsachen umfassend geklärt, indem es aktiv mit den Ermittlungsbehörden zusammengearbeitet hat, und konkrete technische, organisatorische und personelle Maßnahmen ergriffen, um weitere Verfehlungen zu vermeiden. Ohne Selbstreinigung darf ein Ausschluss bei zwingenden Gründen höchstens fünf Jahre und bei fakultativen Gründen höchstens drei Jahre dauern (Artikel 57 Absatz 7; in Deutschland §§ 125 und 126 GWB).

Eignungskriterien: Sind Sie geeignet?#

Artikel 58 lässt drei Arten von Eignungskriterien zu. Sie müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung und in einem angemessenen Verhältnis stehen, und sie funktionieren nach dem Prinzip bestanden/nicht bestanden: Wer sie erfüllt, kommt weiter, sammelt damit aber keine Punkte.

Befähigung zur Berufsausübung#

Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister in Ihrem Land oder eine besondere Berechtigung oder Mitgliedschaft, die für die Leistung erforderlich ist (zum Beispiel eine Erlaubnis für das Bewachungsgewerbe).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit#

• ein Mindestjahresumsatz, der in der Regel höchstens das Zweifache des geschätzten Auftragswerts betragen darf, sofern der Auftraggeber nichts anderes begründet;

• Finanzkennzahlen, zum Beispiel das Verhältnis von Vermögen zu Verbindlichkeiten;

• eine Berufshaftpflichtversicherung in angemessener Höhe.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit#

• Referenzen über vergleichbare Aufträge der letzten Jahre (typischerweise bis zu fünf Jahre bei Bauleistungen und drei bei Liefer- und Dienstleistungen), mit Wert, Zeitraum und Auftraggeber;

• Studien- und Ausbildungsnachweise sowie berufliche Befähigung des Personals, das die Leistung erbringt;

• technische Ausstattung, durchschnittliche Beschäftigtenzahl, Lieferkettenmanagement;

• Normen für Qualitätssicherung und Umweltmanagement wie ISO 9001 oder ISO 14001 oder gleichwertige Maßnahmen (Artikel 62).

Beispiel: eine kleine IT-Firma und eine Umsatzanforderung#

Eine Webagentur mit 400.000 € Jahresumsatz sieht eine Ausschreibung über 300.000 €, die einen Mindestumsatz von 600.000 € verlangt, also das Zweifache des Auftragswerts. Allein erfüllt sie das nicht. Optionen: mit einem Partner als Bietergemeinschaft anbieten (Umsätze werden meist zusammengerechnet) oder die Kapazitäten eines größeren Unternehmens in Anspruch nehmen, das seine Ressourcen zusagt und gegebenenfalls gemeinsam haftet (Eignungsleihe). Die Agentur könnte auch beim Auftraggeber nachfragen, ob die Anforderung verhältnismäßig ist; wegen der Obergrenze des Zweifachen liegt diese hier aber innerhalb der Regeln.

Welche Nachweise braucht der Zuschlagsempfänger?#

Wenn Sie gewinnen oder der Auftraggeber es während des Verfahrens verlangt, müssen Sie die Belege zu Ihrer EEE vorlegen, meist innerhalb einer kurzen Frist von etwa 10 Arbeitstagen. Typische Unterlagen:

Doppelten Papierkram vermeiden#

Auftraggeber dürfen keine Unterlagen verlangen, die ihnen bereits vorliegen oder die sie kostenlos aus einer nationalen Datenbank abrufen können. Viele Länder haben solche Datenbanken, etwa Italiens virtuelle Akte des Wirtschaftsteilnehmers (FVOE), und amtliche Verzeichnisse zugelassener Wirtschaftsteilnehmer (Artikel 64) wie Spaniens Register ROLECSP können als Nachweis dienen. In Deutschland erfüllen Präqualifizierungsverzeichnisse (etwa PQ-VOB oder das AVPQ) diese Funktion. Wer sie nutzt, spart Zeit.

Angebot im Ausland? Nutzen Sie e-Certis#

Die Datenbank e-Certis der Europäischen Kommission zeigt, welche Nachweise in welchem Land üblich sind und welches Dokument Ihres Landes einer Anforderung in einem anderen entspricht (Artikel 61). Auftraggeber müssen gleichwertige Unterlagen aus anderen Mitgliedstaaten anerkennen.

Die EEE Schritt für Schritt ausfüllen#

1. 1

   Holen Sie sich die EEE-Anforderung des Auftraggebers.

   Sie liegt den Vergabeunterlagen bei, oft als XML-Datei, oder ist in die Vergabeplattform integriert.

2. 2

   Öffnen Sie sie im richtigen Werkzeug.

   Nutzen Sie das Formular der Plattform oder einen nationalen EEE-Dienst und importieren Sie die Anforderung (oder eine frühere EEE-Antwort, die Sie wiederverwenden können).

3. 3

   Füllen Sie Teil II aus

   Unternehmensdaten, Vertreter sowie gegebenenfalls Partner der Bietergemeinschaft, Unternehmen der Eignungsleihe und Unterauftragnehmer.

4. 4

   Beantworten Sie Teil III ehrlich.

   Trifft ein Grund zu, beschreiben Sie die Selbstreinigungsmaßnahmen.

5. 5

   Füllen Sie Teil IV aus

   , wie der Auftraggeber es verlangt: die globale α-Antwort oder die einzelnen Kriterien, mit Zahlen, die zu Ihren Jahresabschlüssen und Referenzen passen.

6. 6

   Sammeln Sie die EEE Ihrer Partner ein.

   Jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und jedes Unternehmen der Eignungsleihe reicht eine eigene ein.

7. 7

   Exportieren, bei Bedarf signieren und hochladen

   , im Format, das die Unterlagen vorgeben, und eine Kopie für Ihr nächstes Angebot aufbewahren.

Häufige Fehler bei der EEE#

• Eine alte EEE mit dem falschen Verfahren in Teil I verwenden.

• Die EEE von Partnern der Bietergemeinschaft oder von Unternehmen der Eignungsleihe vergessen.

• Umsätze oder Referenzen angeben, die nicht zu den später vorgelegten Nachweisen passen.

• Von jemandem unterschreiben lassen, der nicht eingetragener Vertreter ist.

• Felder leer lassen, statt mit „Nein“ zu antworten.