Rahmenvereinbarungen und dynamische Beschaffungssysteme erklärt

Ein großer Teil der öffentlichen Ausgaben läuft nicht über einzelne Ausschreibungen, sondern über Rahmenvereinbarungen: langfristige Vereinbarungen, unter denen Auftraggeber viele kleinere Aufträge abrufen. Wer die Rahmenvereinbarung verpasst, kann jahrelang von den Ausgaben eines Auftraggebers ausgeschlossen sein. Wer einen Platz gewinnt, kann aus einem Verfahren Dutzende Aufträge machen. Dieser Ratgeber erklärt, wie Rahmenvereinbarungen und dynamische Beschaffungssysteme funktionieren und wie Sie sie als kleines oder mittleres Unternehmen angehen.

Was ist eine Rahmenvereinbarung?#

Eine Rahmenvereinbarung ist eine Vereinbarung zwischen einem oder mehreren Auftraggebern und einem oder mehreren Unternehmen, die die Bedingungen für die Aufträge festlegt, die während eines bestimmten Zeitraums vergeben werden sollen, insbesondere Preise und gegebenenfalls in Aussicht genommene Mengen (Artikel 33 der Richtlinie 2014/24/EU). Sie wird in einem normalen Verfahren vergeben, meist offen oder nichtoffen, mit Eignungs- und Zuschlagskriterien wie jede andere Ausschreibung.

Aufträge auf Grundlage der Rahmenvereinbarung heißen Einzelaufträge oder Abrufe. Sie dürfen die Bedingungen der Rahmenvereinbarung nicht wesentlich ändern.

Wie lange darf eine Rahmenvereinbarung laufen?#

Öffentliche Auftraggeber (2014/24/EU, Art. 33)

höchstens 4 Jahre, außer in hinreichend begründeten Fällen

Sektorenauftraggeber (2014/25/EU, Art. 51)

höchstens 8 Jahre, außer in hinreichend begründeten Fällen

Einzelaufträge

können über das Ende der Rahmenvereinbarung hinauslaufen, wenn sie während ihrer Laufzeit vergeben wurden, im Rahmen des nationalen Rechts

Vergabebekanntmachung

innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss der Rahmenvereinbarung; Bekanntmachungen zu Einzelaufträgen können quartalsweise gebündelt werden

Mit einem oder mehreren Unternehmen?#

Rahmenvereinbarungen mit einem Unternehmen#

Es wird ein einziges Unternehmen beauftragt. Einzelaufträge folgen den Bedingungen der Rahmenvereinbarung, und der Auftraggeber kann das Unternehmen bei Bedarf schriftlich auffordern, sein Angebot zu vervollständigen.

Rahmenvereinbarungen mit mehreren Unternehmen#

Es werden mehrere Unternehmen beauftragt, manchmal je Los. Einzelaufträge werden auf eine von drei Arten vergeben (Artikel 33 Absatz 4):

1. Direkt ohne erneuten Wettbewerb: wenn die Rahmenvereinbarung alle Bedingungen und die objektiven Regeln für die Auswahl des Unternehmens festlegt, etwa eine Rangfolge („Kaskade“) oder ein Rotationsprinzip.

2. Gemischt: Die Rahmenvereinbarung legt alle Bedingungen fest, und der Auftraggeber entscheidet je Auftrag nach objektiven Kriterien, ob er direkt vergibt oder einen Miniwettbewerb durchführt.

3. Miniwettbewerb: Sind nicht alle Bedingungen festgelegt, wird ein erneuter Aufruf zum Wettbewerb unter den Unternehmen der Rahmenvereinbarung durchgeführt, die den Auftrag ausführen können.

Wie funktioniert ein Miniwettbewerb?#

Beim Miniwettbewerb (erneuter Aufruf zum Wettbewerb) geht der Auftraggeber so vor:

1. 1

   Er konsultiert schriftlich

   die Unternehmen der Rahmenvereinbarung, die den Auftrag ausführen können.

2. 2

   Er setzt eine Frist

   , die der Komplexität des Auftrags angemessen ist.

3. 3

   Er hält die Angebote vertraulich

   bis zum Fristablauf.

4. 4

   Er vergibt den Einzelauftrag

   an das beste Angebot nach den in den Unterlagen der Rahmenvereinbarung festgelegten Zuschlagskriterien.

Miniwettbewerbe sind kurz und häufig. Unternehmen, die schnell mit einem passgenauen Angebot reagieren, gewinnen die meisten davon.

Beispiel: eine kleine IT-Firma in einer regionalen Rahmenvereinbarung#

Eine regionale Beschaffungsstelle schreibt eine vierjährige Rahmenvereinbarung für Softwareentwicklung in drei Losen aus, mit bis zu sechs Unternehmen je Los. Eine IT-Firma mit 15 Beschäftigten bietet nur auf Los 2 (Webdienste), wo ihre Referenzen am stärksten sind, und gewinnt einen Platz auf Rang vier.

In den folgenden vier Jahren führen die Region und ihre Kommunen Miniwettbewerbe unter Los 2 durch. Die Firma gewinnt mehrere davon, jeder kleiner als eine eigenständige EU-Ausschreibung, aber mit weniger Wettbewerb, weil nur die sechs Unternehmen der Rahmenvereinbarung anbieten dürfen.

Die Lehre: Zielen Sie auf das Los, das zu Ihnen passt, und betrachten Sie den Gewinn der Rahmenvereinbarung als Beginn der Vertriebsarbeit, nicht als ihr Ende.

Wer schließt Rahmenvereinbarungen?#

• Einzelne Auftraggeber für ihren eigenen wiederkehrenden Bedarf.

• Zentrale Beschaffungsstellen, deren Rahmenvereinbarungen viele öffentliche Stellen nutzen, zum Beispiel Hansel in Finnland, Consip in Italien und UGAP in Frankreich. Ihre Rahmenvereinbarungen können groß und landesweit sein.

• Gemeinsame Beschaffung mehrerer Auftraggeber, manchmal grenzüberschreitend.

Rahmenvereinbarungen zentraler Beschaffungsstellen stellen oft hohe Eignungsanforderungen. Lose, regionale Aufteilungen und Bietergemeinschaften machen sie für KMU zugänglich.

Was ist ein dynamisches Beschaffungssystem (DBS)?#

Ein DBS ist ein vollständig elektronisches Verfahren für marktübliche Leistungen, das während seiner gesamten Laufzeit offen ist (Artikel 34 der Richtlinie 2014/24/EU). Es folgt den Regeln des nichtoffenen Verfahrens:

• Jedes Unternehmen kann während der Laufzeit jederzeit beitreten, wenn es die Eignungskriterien erfüllt. Die Zahl der Teilnehmer ist nicht begrenzt.

• Teilnahmeanträge: mindestens 30 Tage bei der Einrichtung.

• Jeder Einzelauftrag wird über eine Aufforderung an alle zugelassenen Teilnehmer (oder die der betreffenden Kategorie) vergeben, mit mindestens 10 Tagen für die Angebote.

• Von Unternehmen, die sich für das DBS interessieren oder daran teilnehmen, dürfen keine Gebühren erhoben werden.

Haben Sie den Start verpasst, steht Ihnen ein DBS trotzdem offen. Das unterscheidet es grundlegend von einer Rahmenvereinbarung.

Rahmenvereinbarung oder DBS: Was ist für KMU besser?#

So gewinnen Sie einen Platz in einer Rahmenvereinbarung#

• Lesen Sie das Abrufverfahren, bevor Sie anbieten. Eine Rangfolge-Kaskade belohnt den ersten Platz, ein Miniwettbewerb Flexibilität.

• Prüfen Sie Höchstwert und erwartetes Volumen. Die Bekanntmachung nennt oft einen Höchstwert für die gesamte Laufzeit, das tatsächliche Volumen kann aber deutlich niedriger sein und ist meist nicht garantiert.

• Kalkulieren Sie für die gesamte Laufzeit. Prüfen Sie, ob eine Preisgleitklausel zulässig ist; sonst frisst die Inflation über vier Jahre Ihre Marge.

• Bieten Sie für die Lose, die Sie gut bedienen können, statt für alle.

• Planen Sie Kapazitäten: Manche Rahmenvereinbarungen sanktionieren Unternehmen, die Abrufe ablehnen.

Warum Rahmenvereinbarungen für die Suche nach Ausschreibungen wichtig sind#

Einzelaufträge aus Rahmenvereinbarungen erscheinen selten als eigene öffentliche Bekanntmachungen. Wer nur neue Auftragsbekanntmachungen verfolgt, sieht die Rahmenvereinbarung einmal und dann vier Jahre lang nichts. Stattdessen:

• achten Sie auf Bekanntmachungen von Rahmenvereinbarungen in Ihrem Bereich und notieren Sie deren Enddatum;

• verfolgen Sie die Auftraggeber und zentralen Beschaffungsstellen, die sie nutzen;

• bereiten Sie sich auf die Neuausschreibung vor, bevor die Rahmenvereinbarung endet.