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Öffentliche Ausschreibungen9 Min. LesezeitAktualisiert am 27. Okt. 2026
Vergabeverfahren erklärt: offenes, nichtoffenes, Verhandlungsverfahren und mehr
Offenes und nichtoffenes Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog, Innovationspartnerschaft, Rahmenvereinbarung, DBS im Überblick.
Wenn Sie eine Ausschreibung öffnen, sollten Sie als Erstes das Vergabeverfahren prüfen. Es entscheidet, ob Sie jetzt ein vollständiges Angebot abgeben oder zunächst Ihre Eignung nachweisen, ob Sie verhandeln können und wie viel Zeit Sie haben.
Dieser Ratgeber behandelt die Verfahren der EU-Vergaberichtlinie (2014/24/EU) sowie Rahmenvereinbarungen und dynamische Beschaffungssysteme und zeigt, was bei Sektorenauftraggebern und unterhalb der Schwellenwerte anders ist.
Aufwand: In einem einstufigen Verfahren schreibt jeder ein vollständiges Angebot; in einem zweistufigen Verfahren senden Sie zunächst einen schlankeren Teilnahmeantrag.
Chancen: Im nichtoffenen Verfahren treten Sie nach der Auswahl nur gegen eine Handvoll Wettbewerber an statt gegen alle.
Flexibilität: In Verhandlungsverfahren können Sie Ihr Angebot nach Rückmeldung verbessern, im offenen Verfahren nicht.
Das offene Verfahren (Artikel 27) ist das häufigste. Jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben. Ihr Angebot enthält sowohl Ihre Eignungsangaben (meist die EEE) als auch Ihr eigentliches Angebot.
Offenes Verfahren
Wer anbieten darf
jedes Unternehmen
Stufen
eine
Mindestangebotsfrist
35 Tage ab Absendung der Bekanntmachung
Bei elektronischer Angebotsabgabe
30 Tage
Nach Vorinformation oder bei Dringlichkeit
15 Tage
Verhandlungen
nicht zulässig
Geeignet für: Standardlieferungen und -dienstleistungen, die der Auftraggeber genau beschreiben kann. Die meisten Chancen für KMU sind offene Verfahren.
Achtung: Weil jeder anbieten kann, ist der Wettbewerb oft hart, und der volle Angebotsaufwand fällt gleich zu Beginn an.
Das nichtoffene Verfahren (Artikel 28) hat zwei Stufen:
Unternehmen reichen einen Teilnahmeantrag mit ihren Eignungsangaben ein. Mindestens 30 Tage.
Der Auftraggeber wählt die geeigneten Bewerber aus, mindestens fünf, sofern genügend geeignet sind, und fordert sie zur Angebotsabgabe auf. Mindestens 30 Tage für die Angebote, verkürzt um 5 Tage bei elektronischer Angebotsabgabe oder auf 10 Tage nach einer Vorinformation.
Subzentrale öffentliche Auftraggeber (Länder, Kommunen) können, sofern das nationale Recht es erlaubt, die Angebotsfrist mit den ausgewählten Bewerbern vereinbaren; ohne Einigung beträgt sie mindestens 10 Tage.
Geeignet für: größere Aufträge, bei denen ein vollständiges Angebot teuer ist. Auftraggeber halten die Wertung mit der Auswahl überschaubar.
Das Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung (Artikel 29) beginnt wie ein nichtoffenes Verfahren: Teilnahmeanträge, dann eine Auswahl (mindestens drei). Die ausgewählten Unternehmen reichen Erstangebote ein, über die der Auftraggeber verhandelt, um sie zu verbessern. Am Ende geben alle ein endgültiges Angebot ab.
Die in den Unterlagen festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien sind nicht verhandelbar. Alles andere (Details des Leistungsumfangs, Lieferung, Preis) schon. Der Auftraggeber kann sich auch vorbehalten, den Zuschlag ohne Verhandlung auf die Erstangebote zu erteilen.
Wann dürfen Auftraggeber es nutzen? Artikel 26 Absatz 4 lässt es (wie den wettbewerblichen Dialog) unter anderem zu, wenn:
der Bedarf nicht ohne Anpassung bereits verfügbarer Lösungen erfüllt werden kann;
der Auftrag konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst;
der Auftrag rechtlich oder finanziell komplex ist oder Risiken birgt, die Verhandlungen erfordern;
die technischen Spezifikationen nicht hinreichend genau festgelegt werden können;
ein vorheriges offenes oder nichtoffenes Verfahren nur nicht ordnungsgemäße oder unannehmbare Angebote erbracht hat.
Im wettbewerblichen Dialog (Artikel 30) beschreibt der Auftraggeber seine Bedürfnisse und die Zuschlagskriterien, wählt mindestens drei Bewerber aus und führt dann mit jedem einen Dialog, um eine oder mehrere Lösungen zu entwickeln. Nach Abschluss des Dialogs reichen die Teilnehmer endgültige Angebote auf Basis der ermittelten Lösungen ein.
Er wird für komplexe Vorhaben genutzt: große IT-Systeme, öffentlich-private Partnerschaften, bedeutende Infrastruktur. Der Zuschlag erfolgt immer nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Dialoge können lang und anspruchsvoll sein; stellen Sie also sicher, dass der Auftrag den Aufwand rechtfertigt.
Eine Innovationspartnerschaft (Artikel 31) dient dem Erwerb von etwas, das es am Markt noch nicht gibt. Der Auftraggeber wählt einen oder mehrere Partner aus, die in Phasen mit Zwischenzielen forschen und entwickeln. Anschließend erwirbt er die daraus entstandenen Waren, Dienstleistungen oder Bauleistungen, sofern sie das vereinbarte Leistungsniveau und die vereinbarten Höchstkosten einhalten.
Sie ist selten, aber für innovative Unternehmen interessant: Sie verbindet die Finanzierung von Forschung und Entwicklung mit einem ersten Kunden.
Verhandlungsverfahren ohne vorherige Veröffentlichung#
Das ist die Ausnahme (Artikel 32). Der Auftraggeber verhandelt direkt mit einem oder wenigen Unternehmen, ohne einen Aufruf zum Wettbewerb zu veröffentlichen. Zulässig ist das nur in engen Fällen, zum Beispiel:
in einem vorherigen offenen oder nichtoffenen Verfahren sind keine geeigneten Angebote eingegangen;
nur ein Unternehmen kann liefern, aus technischen Gründen, wegen Ausschließlichkeitsrechten oder weil ein einzigartiges Kunstwerk beschafft werden soll;
äußerste Dringlichkeit aufgrund von Ereignissen, die der Auftraggeber nicht vorhersehen konnte;
bestimmte zusätzliche Lieferungen des ursprünglichen Auftragnehmers.
Davon erfahren Sie meist erst im Nachhinein, durch eine Vergabebekanntmachung oder eine Bekanntmachung für die freiwillige Ex-ante-Transparenz, mit der Auftraggeber eine geplante Direktvergabe vor Vertragsschluss ankündigen können.
Eine Rahmenvereinbarung (Artikel 33) ist kein eigenes Verfahren. Sie wird in einem der oben genannten Verfahren vergeben und legt die Bedingungen für künftige Einzelaufträge (Abrufe) über einen Zeitraum fest, in der Regel höchstens vier Jahre (acht Jahre bei Sektorenauftraggebern). Sie kann mit einem oder mehreren Unternehmen geschlossen werden. Bei mehreren Unternehmen werden Einzelaufträge entweder direkt zu den Bedingungen der Rahmenvereinbarung vergeben oder nach einem erneuten Aufruf zum Wettbewerb (Miniwettbewerb).
Ein dynamisches Beschaffungssystem (Artikel 34) ist ein vollelektronisches Verfahren für marktübliche Leistungen. Es wird mit einem nichtoffenen Verfahren eingerichtet, bleibt aber anders als eine Rahmenvereinbarung während seiner gesamten Laufzeit für neue Teilnehmer offen: Jedes Unternehmen, das die Eignungskriterien erfüllt, muss zugelassen werden, und die Zahl der Teilnehmer ist nicht begrenzt. Jeder einzelne Auftrag wird dann unter den Teilnehmern ausgeschrieben.
Elektronische Auktionen (Artikel 35): Nach einer ersten Wertung verbessern Bieter ihre Preise (oder andere quantifizierbare Werte) online in Echtzeit.
Elektronische Kataloge (Artikel 36): Angebote oder Abrufe im Katalogformat.
Wettbewerbe (ab Artikel 78): Ein Preisgericht wählt einen Plan oder Entwurf aus, oft in Architektur und Stadtplanung (in Deutschland meist als Planungswettbewerb).
Sonderregelung für soziale und andere besondere Dienstleistungen#
Gesundheits-, Sozial-, Bildungs-, kulturelle und bestimmte weitere Dienstleistungen aus Anhang XIV der Richtlinie unterliegen einer vereinfachten Sonderregelung (Artikel 74–77) oberhalb eines höheren Schwellenwerts (750.000 € für 2026–2027). Auftraggeber müssen eine Bekanntmachung veröffentlichen und die Grundsätze beachten, können das Verfahren aber im Rahmen des nationalen Rechts frei gestalten.
Was ist bei Sektorenauftraggebern und Konzessionen anders?#
Nach der Sektorenrichtlinie (2014/25/EU) können Sektorenauftraggeber frei zwischen offenem Verfahren, nichtoffenem Verfahren und Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb wählen, und Rahmenvereinbarungen dürfen bis zu acht Jahre laufen. Bei Konzessionen (2014/23/EU) haben Auftraggeber noch mehr Freiheit bei der Gestaltung des Verfahrens, solange sie eine Bekanntmachung veröffentlichen und die Grundsätze einhalten.
Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt nationales Recht, und jedes Land hat eigene vereinfachte Verfahren. Einige Beispiele:
Frankreich: die procédure adaptée (MAPA), bei der der Auftraggeber das Verfahren an den Auftrag anpasst.
Deutschland: Verfahren nach der UVgO für Liefer- und Dienstleistungen und nach der VOB/A für Bauleistungen, etwa die öffentliche Ausschreibung und die beschränkte Ausschreibung.
Spanien: das vereinfachte offene Verfahren (procedimiento abierto simplificado) und Kleinaufträge (contratos menores) für kleine Beschaffungen.
Italien: Direktvergaben und Verhandlungsverfahren mit Einladung unterhalb nationaler Wertgrenzen.
Die Vergabeunterlagen nennen immer das Verfahren und die geltenden Regeln.
Eine IT-Beratung mit 25 Beschäftigten in Dublin bietet innerhalb eines Jahres auf drei Aufträge:
ein offenes Verfahren für die Website-Wartung einer Universität: vollständiges Angebot, 30 Tage, Wertung 60 % Qualität, 40 % Preis;
ein nichtoffenes Verfahren für die Datenplattform eines Ministeriums: Sie reicht einen Teilnahmeantrag mit drei starken Referenzen ein, wird als eine von sechs ausgewählt und hat dann 25 Tage für das Angebot;
ein Verhandlungsverfahren für das Dienstplansystem eines Krankenhauses: Nach den Erstangeboten schärfen zwei Verhandlungsrunden Leistungsumfang und Preis vor dem endgültigen Angebot.
Jedes Verfahren erforderte eine andere Planung, und ein erster Blick auf die Verfahrensart zeigte dem Unternehmen, welche.
Was ist der Unterschied zwischen offenem und nichtoffenem Verfahren?
Im offenen Verfahren kann jedes Unternehmen ein vollständiges Angebot abgeben. Im nichtoffenen Verfahren reichen Unternehmen zuerst einen Teilnahmeantrag ein, mit dem sie ihre Eignung belegen; der Auftraggeber wählt mindestens fünf aus (sofern genügend geeignet sind), und nur diese werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Wie lang ist die Mindestangebotsfrist im offenen Verfahren?
Nach der Richtlinie 2014/24/EU beträgt sie 35 Tage ab Absendung der Auftragsbekanntmachung und verkürzt sich auf 30 Tage bei elektronischer Angebotsabgabe (heute der Normalfall). Eine Vorinformation oder hinreichend begründete Dringlichkeit kann sie auf 15 Tage verkürzen. Nationale Regeln können längere Fristen vorsehen.
Kann ich mit einem öffentlichen Auftraggeber verhandeln?
Nur in Verfahren, die das zulassen: im Verhandlungsverfahren, im wettbewerblichen Dialog, in der Innovationspartnerschaft und im ausnahmsweise zulässigen Verhandlungsverfahren ohne vorherige Veröffentlichung. Im offenen und nichtoffenen Verfahren wird nicht verhandelt, sondern nur aufgeklärt.
Wann darf ein Auftraggeber einen Auftrag ohne Ausschreibung vergeben?
Das Verhandlungsverfahren ohne vorherige Veröffentlichung ist nur in engen Ausnahmefällen zulässig, etwa bei äußerster Dringlichkeit aufgrund unvorhersehbarer Ereignisse, wenn technisch nur ein Anbieter liefern kann oder wenn ein vorheriges offenes oder nichtoffenes Verfahren keine geeigneten Angebote erbracht hat.
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EU-Schwellenwerte 2026–2027 (und was unterhalb gilt)
EU-Schwellenwerte vom 1.1.2026 bis 31.12.2027 für Bau-, Liefer- und Dienstleistungen, Sektoren und Konzessionen, und wie Vergaben unterhalb funktionieren.