Słownik zamówień publicznych: pojęcia przetargowe od A do Z

Zamówienia publiczne mają własny język. Ten słownik w przystępny sposób wyjaśnia pojęcia, które spotkasz w unijnych ogłoszeniach i dokumentach zamówienia. Każde hasło ma własny link, więc możesz je udostępnić lub zapisać w zakładkach. Hasła zachowują kolejność angielskiego oryginału, a przy terminach polskich wyraźnie różniących się od angielskich podajemy w nawiasie nazwę angielską. Tam, gdzie to częste, podajemy też nazwy krajowe.

A#

Rażąco niska cena (abnormally low tender)#

Oferta, której cena lub koszt wydaje się zbyt niska w stosunku do przedmiotu zamówienia. Zamawiający musi wezwać wykonawcę do wyjaśnień, zanim ją odrzuci, i musi ją odrzucić, jeśli niska cena wynika z naruszenia przepisów prawa środowiskowego, socjalnego lub prawa pracy (art. 69 dyrektywy 2014/24/UE).

Kryteria oceny ofert (award criteria)#

Ogłoszone zasady porównywania i szeregowania ofert zgodnych z wymaganiami, np. cena, jakość i koszt cyklu życia, wraz z wagami. W dyrektywie nazywane kryteriami udzielenia zamówienia. Zobacz poradnik o kryteriach oceny ofert.

Decyzja o wyborze oferty (award decision)#

Decyzja zamawiającego o tym, kto wygrywa, przesyłana wszystkim wykonawcom wraz z uzasadnieniem. Powyżej progów unijnych rozpoczyna okres zawieszenia.

B#

Zamówienie poniżej progów (below-threshold contract)#

Zamówienie o wartości szacunkowej niższej od progów unijnych. Zamiast pełnych przepisów dyrektyw stosuje się przepisy krajowe, często z prostszymi procedurami i publikacją w portalach krajowych, ale przy istotnym znaczeniu transgranicznym nadal obowiązują zasady traktatowe UE. Zobacz progi unijne.

Wadium (bid bond)#

Zabezpieczenie finansowe wnoszone wraz z ofertą (nazywane też gwarancją przetargową lub tymczasową), że wykonawca nie wycofa oferty i podpisze umowę, jeśli wygra. Wymagane tylko wtedy, gdy przewidują to dokumenty.

Najlepsza relacja jakości do ceny (BPQR)#

Skrót od angielskiego best price-quality ratio, najczęstsza postać oferty najkorzystniejszej ekonomicznie: oferty są oceniane zarówno według ceny, jak i kryteriów jakościowych z ogłoszonymi wagami.

Profil nabywcy (buyer profile)#

Strona internetowa lub sekcja platformy zamawiającego, na której publikuje on dokumenty zamówienia, wyjaśnienia, a czasem także planowane zakupy.

C#

Zamówienie wykonawcze (call-off)#

Zamówienie (umowa wykonawcza) udzielane na podstawie umowy ramowej, bezpośrednio na jej warunkach albo po mini-przetargu.

Kandydat (candidate)#

Firma, która wystąpiła o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, np. składając wniosek o dopuszczenie do udziału. Por. oferent.

Centralna jednostka zakupująca (central purchasing body)#

Organizacja publiczna, która kupuje lub zawiera umowy ramowe na rzecz innych zamawiających, np. Hansel (Finlandia), Consip (Włochy) czy UGAP (Francja). W polskiej ustawie: centralny zamawiający.

Pytanie o wyjaśnienie (clarification question)#

Pytanie dotyczące dokumentów zamówienia, które wykonawca kieruje do zamawiającego w trakcie postępowania (w Polsce: wniosek o wyjaśnienie treści SWZ). Odpowiedzi są udostępniane wszystkim wykonawcom i stają się częścią warunków postępowania.

Dialog konkurencyjny (competitive dialogue)#

Procedura dla złożonych projektów, w której zamawiający omawia możliwe rozwiązania z wybranymi kandydatami, zanim złożą oni oferty ostateczne. Zobacz tryby postępowania.

Procedura konkurencyjna z negocjacjami (competitive procedure with negotiation)#

Procedura, w której wybrani kandydaci składają oferty wstępne, które zamawiający może negocjować, z wyjątkiem minimalnych wymagań i kryteriów udzielenia zamówienia, przed złożeniem ofert ostatecznych. W Polsce: negocjacje z ogłoszeniem.

Konsorcjum (consortium)#

Dwie lub więcej firm składających wspólną ofertę jako jeden wykonawca, nazywane też grupą wykonawców lub wykonawcami wspólnie ubiegającymi się o udzielenie zamówienia (UTE w Hiszpanii, RTI we Włoszech, groupement we Francji, Bietergemeinschaft w Niemczech). Zobacz konsorcjum i podwykonawstwo.

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (contract award notice)#

Ogłoszenie (CAN) publikowane po zawarciu umowy, podające zwycięzcę, wartość, a często także liczbę otrzymanych ofert. Powyżej progów musi zostać przesłane w ciągu 30 dni od zawarcia umowy.

Zmiana umowy (contract modification)#

Zmiana umowy w trakcie jej obowiązywania. Zmiany są ograniczone do tego, na co pozwalają dokumenty, i kilku innych przypadków; większe zmiany wymagają nowego postępowania i są publikowane jako ogłoszenia o modyfikacji umowy.

Ogłoszenie o zamówieniu (contract notice)#

Ogłoszenie (CN), które wszczyna postępowanie i zaprasza do składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału. Podaje przedmiot, części, terminy, warunki i link do dokumentów. Zobacz jak czytać ogłoszenie o zamówieniu.

Instytucja zamawiająca (contracting authority)#

Zamawiający publiczny: państwo, władze regionalne lub lokalne, podmioty prawa publicznego albo związki tych podmiotów.

Podmiot zamawiający (contracting entity)#

Zamawiający w sektorach użyteczności publicznej (woda, energia, transport, usługi pocztowe) objęty dyrektywą 2014/25/UE. Może to być instytucja publiczna, przedsiębiorstwo publiczne lub firma korzystająca z praw szczególnych lub wyłącznych. W Polsce: zamawiający sektorowy.

Sprostowanie (corrigendum)#

Poprawka opublikowanego ogłoszenia, np. nowy termin lub zmienione wymaganie. W formularzach eForms zmiany publikuje się jako ogłoszenia o zmianie.

CPV#

Wspólny Słownik Zamówień (Common Procurement Vocabulary), unijna klasyfikacja przedmiotów zamówień: 8-cyfrowy kod z cyfrą kontrolną, uporządkowany hierarchicznie od działu (pierwsze dwie cyfry) do szczegółowych pozycji, np. 45 dla robót budowlanych lub 72 dla usług informatycznych. Zobacz poradnik o kodach CPV.

D#

Uzasadnienie oceny (debriefing)#

Informacja zwrotna od zamawiającego o tym, jak oceniono Twoją ofertę i dlaczego wygrała lub przegrała. Na pisemny wniosek zamawiający musi w ciągu 15 dni podać powody oraz względne zalety oferty wybranej.

Dynamiczny system zakupów (DPS)#

Dynamiczny system zakupów (DSZ): w pełni elektroniczny system dla powszechnie stosowanych zakupów, który pozostaje otwarty przez cały okres obowiązywania; każda firma spełniająca kryteria kwalifikacji może do niego dołączyć w dowolnym momencie. Zobacz umowy ramowe i DSZ.

E#

e-Certis#

Bezpłatne narzędzie Komisji Europejskiej, które pokazuje, jakie zaświadczenia i dokumenty są stosowane jako dowody w każdym państwie członkowskim, i pomaga znaleźć odpowiednik dokumentu wymaganego za granicą.

Wykonawca (economic operator)#

Każda firma, osoba fizyczna, podmiot publiczny lub grupa tych podmiotów oferująca na rynku roboty budowlane, dostawy lub usługi. W praktyce: firma składająca ofertę.

eForms#

Unijny standard ogłoszeń publikowanych w TED, obowiązkowy od 25 października 2023 r. na podstawie rozporządzenia wykonawczego (UE) 2019/1780. Dzięki niemu dane z ogłoszeń są ustrukturyzowane i nadają się do odczytu maszynowego.

eIDAS#

Unijne rozporządzenie w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania, które określa podpis elektroniczny zwykły, zaawansowany i kwalifikowany.

Faktura elektroniczna (e-invoicing)#

Przesyłanie faktur w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym. Zamawiający publiczni w UE muszą przyjmować e-faktury zgodne z normą europejską, a wiele krajów wymaga korzystania z własnych platform.

Platforma e-zamówień (e-procurement platform)#

Serwis, na którym zamawiający publikuje dokumenty zamówienia, odpowiada na pytania i przyjmuje oferty, np. PLACSP w Hiszpanii, niemiecka platforma e-Vergabe czy polska platforma e-Zamówienia.

JEDZ (ESPD)#

Jednolity europejski dokument zamówienia: standardowe oświadczenie własne, że wykonawca nie podlega wykluczeniu i spełnia kryteria kwalifikacji, stosowane zamiast zaświadczeń na etapie składania ofert (rozporządzenie wykonawcze (UE) 2016/7). Nazwy krajowe to m.in. DEUC, DGUE, DUME, EEE i JEDZ. Zobacz poradnik o JEDZ.

Wartość szacunkowa (estimated value)#

Szacunek zamawiającego dotyczący całkowitej wartości zamówienia bez VAT, łącznie z opcjami, wznowieniami i wszystkimi częściami. Decyduje o tym, czy mają zastosowanie progi unijne. Dzielenie zamówienia w celu uniknięcia progów jest niedozwolone.

Podstawy wykluczenia (exclusion grounds)#

Sytuacje, które wykluczają firmę z postępowania: obligatoryjne, np. skazanie za korupcję lub nadużycia finansowe i niezapłacone podatki, oraz fakultatywne, np. niewypłacalność lub poważne wykroczenie zawodowe (art. 57).

F#

Umowa ramowa (framework agreement)#

Porozumienie określające warunki przyszłych zamówień w danym okresie, z jednym lub kilkoma wykonawcami. Maksymalnie cztery lata według dyrektywy 2014/24/UE i osiem w zamówieniach sektorowych, z wyjątkiem uzasadnionych przypadków. Zobacz umowy ramowe.

G#

GPA#

Porozumienie w sprawie zamówień rządowych (Government Procurement Agreement), porozumienie WTO, które otwiera objęte nim zamówienia publiczne dla wykonawców z państw-stron, w tym UE, Norwegii, Szwajcarii, Wielkiej Brytanii i Stanów Zjednoczonych.

I#

Obecny wykonawca (incumbent)#

Wykonawca, który obecnie realizuje umowę objętą ponownym przetargiem.

Partnerstwo innowacyjne (innovation partnership)#

Procedura służąca opracowaniu innowacyjnego produktu, usługi lub robót budowlanych, których nie ma jeszcze na rynku, a następnie zakupowi powstałego rozwiązania.

L#

Rachunek kosztów cyklu życia (life-cycle costing)#

Sposób porównywania ofert na podstawie całkowitego kosztu posiadania: zakupu, użytkowania, utrzymania i wycofania z eksploatacji, czasem łącznie z kosztami środowiskowymi (art. 68).

Uproszczony reżim (light regime)#

Uproszczone zasady dla usług społecznych, zdrowotnych, edukacyjnych i niektórych innych szczególnych usług, z wyższym progiem (750 000 € w sektorze publicznym w latach 2026–2027). Zamawiający mają większą swobodę w kształtowaniu procedury.

Część zamówienia (lot)#

Fragment zamówienia, na który można złożyć ofertę i który może zostać udzielony osobno, np. według regionu lub rodzaju usługi. Zamawiający, którzy nie dzielą zamówienia na części, muszą wyjaśnić dlaczego, i mogą ograniczyć liczbę części, które może wygrać jeden wykonawca.

M#

Wstępne konsultacje rynkowe (market consultation)#

Kontakty zamawiającego z rynkiem przed wszczęciem postępowania w celu jego przygotowania, np. zapytanie o informacje lub spotkania z wykonawcami. Udział w nich to szansa na wpłynięcie na realistyczne wymagania, o ile nie zakłóca to konkurencji.

Oferta najkorzystniejsza ekonomicznie (MEAT)#

Oferta najkorzystniejsza ekonomicznie (ang. most economically advantageous tender), podstawa udzielania zamówień publicznych w UE: najlepsza relacja jakości do ceny, najniższy koszt (np. koszt cyklu życia) albo, jeśli jest to dozwolone, najniższa cena (art. 67). Zobacz kryteria oceny ofert.

Mini-przetarg (mini-competition)#

Krótka konkurencja między wykonawcami umowy ramowej zawartej z kilkoma wykonawcami, służąca udzieleniu konkretnego zamówienia wykonawczego. Nazywana też ponownym poddaniem zamówienia konkurencji.

N#

Procedura negocjacyjna bez uprzedniej publikacji (negotiated procedure without prior publication)#

Wyjątkowa procedura, w której zamawiający negocjuje bezpośrednio z jedną lub kilkoma firmami bez publikowania ogłoszenia o zamówieniu, np. w wyjątkowo pilnej sytuacji lub gdy zamówienie może zrealizować tylko jeden wykonawca. W Polsce: negocjacje bez ogłoszenia i zamówienie z wolnej ręki.

Kod NUTS#

Unijna klasyfikacja regionów (Nomenklatura Jednostek Terytorialnych do Celów Statystycznych) stosowana w ogłoszeniach do wskazania miejsca realizacji zamówienia, od kraju po region.

O#

Procedura otwarta (open procedure)#

Najczęstsza procedura: każda zainteresowana firma może złożyć ofertę w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. Minimalny termin to 35 dni, skracany do 30 przy elektronicznym składaniu ofert. W Polsce: przetarg nieograniczony.

P#

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy (performance guarantee)#

Gwarancja bankowa lub depozyt, które zwycięzca wnosi, by zabezpieczyć prawidłowe wykonanie umowy (nazywane też gwarancją ostateczną). Wymagane tylko wtedy, gdy przewidują to dokumenty.

Wstępne ogłoszenie informacyjne (PIN)#

Wcześniejsza zapowiedź planowanego zakupu. Może skrócić terminy składania ofert, a w przypadku niektórych zamawiających służyć jako zaproszenie do ubiegania się o zamówienie.

Relacja jakości do ceny (price-quality ratio)#

Zobacz BPQR.

Dokumenty zamówienia (procurement documents)#

Wszystkie dokumenty, które zamawiający przygotowuje na potrzeby postępowania: ogłoszenie, instrukcja dla wykonawców, opis przedmiotu zamówienia, projekt umowy, formularze i późniejsze wyjaśnienia. W Polsce ich trzonem jest SWZ.

Q#

Kwalifikowany podpis elektroniczny (qualified electronic signature)#

Najwyższy poziom podpisu elektronicznego według eIDAS (QES), prawnie równoważny podpisowi własnoręcznemu i uznawany we wszystkich państwach członkowskich. Niektóre kraje wymagają go przy składaniu ofert.

R#

Poleganie na zdolnościach innych podmiotów (reliance on capacities)#

Korzystanie z sytuacji finansowej lub zdolności technicznych innej firmy w celu spełnienia kryteriów kwalifikacji, wraz ze zobowiązaniem, że zasoby te będą dostępne (art. 63). We Włoszech nazywane avvalimento, w Niemczech Eignungsleihe, w Polsce potocznie udostępnieniem zasobów.

Środki ochrony prawnej (remedies)#

Sposoby, w jakie wykonawca może zaskarżyć decyzję w postępowaniu przed krajowym organem odwoławczym na podstawie dyrektyw odwoławczych. Terminy są krótkie i określa je prawo krajowe. W Polsce odwołania rozpatruje Krajowa Izba Odwoławcza.

Wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (request to participate)#

Zgłoszenie, które firma składa w pierwszym etapie procedury ograniczonej lub negocjacyjnej, wykazując spełnianie kryteriów kwalifikacji, aby zostać zaproszoną do złożenia oferty.

Procedura ograniczona (restricted procedure)#

Procedura dwuetapowa: firmy składają wnioski o dopuszczenie do udziału, zamawiający wybiera co najmniej pięć z nich (jeśli tyle spełnia warunki) i zaprasza je do składania ofert. W Polsce: przetarg ograniczony.

S#

Kryteria kwalifikacji (selection criteria)#

Minimalne wymagania dotyczące kompetencji firmy, jej sytuacji ekonomicznej i finansowej oraz zdolności technicznej i zawodowej, np. obrót, ubezpieczenie czy referencje (w Polsce: warunki udziału w postępowaniu). Ocena zero-jedynkowa; minimalny obrót co do zasady nie może przekraczać dwukrotności wartości zamówienia (art. 58).

Samooczyszczenie (self-cleaning)#

Środki, które firma znajdująca się w sytuacji wykluczenia może podjąć, aby udowodnić, że znów jest rzetelna: naprawienie szkody, współpraca z organami i zapobieganie powtórzeniu się naruszeń (art. 57 ust. 6).

Okres zawieszenia (standstill period)#

Czas oczekiwania między decyzją o wyborze oferty a zawarciem umowy, aby wykonawcy, których oferty nie wybrano, mogli ją zaskarżyć: co najmniej 10 dni kalendarzowych przy przesłaniu decyzji drogą elektroniczną, w innym przypadku 15. Zobacz po terminie składania ofert.

Podwykonawstwo (subcontracting)#

Powierzenie wykonania części zamówienia innej firmie, przy czym wykonawca główny nadal odpowiada wobec zamawiającego (art. 71).

T#

TED#

Tenders Electronic Daily, elektroniczny suplement do Dziennika Urzędowego UE, w którym w każdy dzień roboczy publikowane są wszystkie ogłoszenia powyżej progów z państw członkowskich, pod adresem ted.europa.eu.

Opis przedmiotu zamówienia (technical specifications)#

Część dokumentów opisująca, co ma zostać dostarczone, i minimalne wymagania (w dyrektywie: specyfikacje techniczne). Opis musi dopuszczać rozwiązania równoważne i nie może bez uzasadnienia faworyzować jednego wykonawcy.

Oferent (tenderer)#

Firma, która złożyła ofertę. Por. kandydat.

Progi (thresholds)#

Wartości zamówień, powyżej których w pełni stosuje się dyrektywy unijne. Od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2027 r. wynoszą m.in. 5 404 000 € dla robót budowlanych oraz 140 000 € lub 216 000 € dla dostaw i usług. Zobacz progi unijne.

Terminy (time limits)#

Minimalne okresy, które zamawiający musi dać wykonawcom na odpowiedź, określone w dyrektywach dla każdej procedury i przedłużane, gdy dokumenty istotnie się zmieniają. Zawsze kieruj się terminem podanym w ogłoszeniu.

U#

Zamówienia sektorowe (utilities)#

Zamawiający w sektorach wody, energii, transportu i usług pocztowych, objęci dyrektywą 2014/25/UE z wyższymi progami i bardziej elastycznymi procedurami.

V#

Oferta wariantowa (variant)#

Alternatywne rozwiązanie oferowane obok oferty standardowej lub zamiast niej. Oferty wariantowe są dopuszczalne tylko wtedy, gdy zamawiający na nie pozwala lub ich wymaga, i muszą spełniać określone minimalne wymagania.

Ogłoszenie o dobrowolnej przejrzystości ex ante (VEAT)#

Ogłoszenie publikowane przez zamawiającego, gdy zamierza udzielić zamówienia bez uprzedniego ogłoszenia o zamówieniu, dające rynkowi szansę zaskarżenia tej decyzji przed zawarciem umowy.