Konsorcjum, podwykonawstwo i poleganie na zasobach innych podmiotów

Wiele zamówień publicznych przerasta możliwości jednej małej firmy albo wymaga referencji i obrotu, których jeszcze nie masz. Unijne prawo zamówień publicznych daje trzy sposoby współpracy: konsorcjum (ofertę wspólną), podwykonawstwo i poleganie na zdolnościach innej firmy. Dobrze wykorzystane są najszybszą drogą MŚP do większych przetargów.

Czym jest oferta konsorcjum?#

Konsorcjum (oferta wspólna, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, joint venture, tymczasowe stowarzyszenie) to sytuacja, w której dwie lub więcej firm składa jedną wspólną ofertę. Nazwy krajowe to m.in. UTE w Hiszpanii, RTI we Włoszech, groupement we Francji i Bietergemeinschaft w Niemczech.

Art. 19 dyrektywy 2014/24/UE stanowi, że:

• grupy wykonawców mogą brać udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia;

• zamawiający nie może wymagać określonej formy prawnej do złożenia oferty;

• od grupy można wymagać przyjęcia określonej formy prawnej po udzieleniu jej zamówienia, jeśli jest to konieczne do realizacji umowy;

• wszelkie warunki dla grup muszą być uzasadnione i proporcjonalne.

Członkowie zwykle odpowiadają solidarnie za wykonanie umowy, a dokumenty często wymagają wskazania lidera i określenia udziału lub zadań każdego członka.

Przykład: dwie firmy z sektora MŚP i remont szkoły#

Firma budowlana z mocnymi referencjami w budownictwie kubaturowym łączy siły z instalatorem HVAC. Żadna z nich samodzielnie nie spełnia wymogu obrotu ani nie pokrywa całego zakresu. Razem składają ofertę jako grupa: lider to firma budowlana, obie podpisują ofertę, każda wypełnia własny JEDZ, a przy ocenie warunków udziału liczy się łączny obrót i referencje.

Czym jest podwykonawstwo?#

Przy podwykonawstwie składasz ofertę samodzielnie jako wykonawca główny i kupujesz część prac od innych firm. Wobec zamawiającego w pełni odpowiadasz za całe zamówienie.

Podwykonawstwo reguluje art. 71 dyrektywy. W praktyce:

• zamawiający może wymagać, abyś w ofercie wskazał, jaką część zamówienia zamierzasz powierzyć podwykonawcom i komu;

• zamawiający może sprawdzić podwykonawców pod kątem podstaw wykluczenia i zażądać zastąpienia tego, wobec którego one zachodzą;

• prawo krajowe może przewidywać bezpośrednią zapłatę podwykonawcom przez zamawiającego;

• niektóre dokumenty ograniczają podwykonawstwo albo zastrzegają kluczowe zadania do osobistego wykonania przez wykonawcę.

Przykład: mała firma IT wygrywa umowę serwisową i powierza nocny dyżur 24/7 partnerowi. Jeśli nocny dyżur zawiedzie, odpowiada firma.

Co oznacza „poleganie na zdolnościach innych podmiotów”?#

To rozwiązanie pośrednie, we Włoszech nazywane avvalimento, w Niemczech Eignungsleihe, a w Polsce potocznie „udostępnieniem zasobów”. Składasz ofertę samodzielnie (lub w grupie), ale korzystasz z sytuacji finansowej albo zdolności technicznej i zawodowej innej firmy, aby spełnić kryteria kwalifikacji (art. 63).

Zasady:

• Musisz udowodnić, że faktycznie będziesz dysponować zasobami, zwykle za pomocą pisemnego zobowiązania tej firmy.

• Jeśli polegasz na kwalifikacjach lub doświadczeniu zawodowym innego podmiotu (np. jego referencjach), ta firma musi wykonać roboty budowlane lub usługi, do których te zdolności są wymagane.

• Zamawiający sprawdza drugą firmę pod kątem kryteriów kwalifikacji i podstaw wykluczenia i może zażądać jej zastąpienia.

• Jeśli polegasz na sytuacji ekonomicznej i finansowej, zamawiający może wymagać solidarnej odpowiedzialności za wykonanie zamówienia.

• W przypadku robót budowlanych, usług oraz prac związanych z rozmieszczeniem lub instalacją zamawiający może wymagać, aby niektóre kluczowe zadania wykonywał bezpośrednio wykonawca lub członek grupy.

Które rozwiązanie wybrać?#

Co powinna zawierać umowa konsorcjum?#

Nawet jeśli zamawiający tego nie wymaga, przed złożeniem oferty spisz najważniejsze ustalenia:

1. 1

   Podział zakresu

   kto realizuje które zadania i części oraz jaki ma udział w cenie.

2. 2

   Lider

   kto kontaktuje się z zamawiającym i podpisuje dokumenty w imieniu grupy.

3. 3

   Odpowiedzialność i ubezpieczenie

   jak wewnętrznie dzielone są straty i kary umowne.

4. 4

   Podejmowanie decyzji

   jak ustalacie cenę, zmiany i rozwiązujecie spory.

5. 5

   Poufność i wyłączność

   czy członkowie mogą składać ofertę na tę samą część z innymi.

6. 6

   Wyjście

   co się dzieje, gdy członek stanie się niewypłacalny lub zostanie wykluczony.

Jak działa JEDZ w przypadku grup i partnerów?#

W JEDZ część II pyta, czy składasz ofertę w ramach grupy, na zdolnościach jakich podmiotów polegasz i z jakich podwykonawców korzystasz.

• Każdy członek konsorcjum wypełnia własny JEDZ.

• Każda firma, na której zdolnościach polegasz, wypełnia własny JEDZ w odpowiednim zakresie.

• Podwykonawców, na których zdolnościach nie polegasz, często tylko się wymienia, ale zamawiający może żądać więcej.

Współpraca ponad granicami#

Partnerstwo z lokalną firmą to jeden z najskuteczniejszych sposobów startowania w przetargach w innym kraju: partner wnosi język, lokalną obecność i znajomość zwyczajów zamawiającego, a Ty specjalistyczne kompetencje. O języku, podpisach i platformach przeczytasz w poradniku o przetargach zagranicznych.

Częste błędy#

• Dołączenie do konsorcjum bez sprawdzenia, czy wobec żadnego członka nie zachodzą podstawy wykluczenia.

• Poleganie na referencjach partnera bez angażowania go w realizację.

• Zapomnienie o JEDZ lub podpisie któregoś z partnerów.

• Niejasny wewnętrzny podział prac i ceny, prowadzący do sporów po udzieleniu zamówienia.

• Zmiana partnerów po upływie terminu składania ofert bez zgody zamawiającego; zmiany w składzie grupy są mocno ograniczone.