Tryby zamówień publicznych: przetarg nieograniczony, ograniczony, negocjacje i inne

Otwierając przetarg, jedną z pierwszych rzeczy do sprawdzenia jest tryb postępowania. Od niego zależy, czy od razu składasz pełną ofertę, czy najpierw wykazujesz spełnianie warunków, czy możesz negocjować i ile masz czasu.

Ten poradnik omawia procedury z dyrektywy klasycznej (2014/24/UE), a także umowy ramowe i dynamiczne systemy zakupów, oraz wyjaśnia, czym różnią się zamówienia sektorowe i zamówienia poniżej progów. W nawiasach podajemy nazwy trybów z polskiej ustawy Prawo zamówień publicznych.

Dlaczego tryb postępowania ma dla Ciebie znaczenie?#

• Nakład pracy: w procedurze jednoetapowej wszyscy piszą pełną ofertę; w dwuetapowej najpierw składasz lżejszy wniosek o dopuszczenie do udziału.

• Szanse: w procedurze ograniczonej, jeśli zakwalifikujesz się do krótkiej listy, konkurujesz z kilkoma rywalami, a nie ze wszystkimi.

• Elastyczność: procedury negocjacyjne pozwalają poprawić ofertę po informacji zwrotnej; procedura otwarta nie.

• Czas: każda procedura ma własne minimalne terminy.

Procedura otwarta#

Procedura otwarta (art. 27; w Polsce: przetarg nieograniczony) jest najczęstsza. Ofertę może złożyć każda zainteresowana firma. Oferta zawiera zarówno informacje o kwalifikacji (zwykle JEDZ), jak i samą propozycję.

Kto może złożyć ofertę

każdy

Etapy

jeden

Minimalny termin

35 dni od wysłania ogłoszenia

Przy składaniu elektronicznym

30 dni

Po wstępnym ogłoszeniu informacyjnym lub w pilnej potrzebie

15 dni

Negocjacje

niedozwolone

Sprawdza się przy: standardowych dostawach i usługach, gdy zamawiający potrafi dokładnie opisać, czego potrzebuje. Większość okazji dla MŚP to procedury otwarte.

Uwaga: skoro ofertę może złożyć każdy, konkurencja bywa ostra, a cały wysiłek związany z ofertą ponosisz od razu.

Procedura ograniczona#

Procedura ograniczona (art. 28; w Polsce: przetarg ograniczony) ma dwa etapy:

1. Firmy składają wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu z informacjami o kwalifikacji. Co najmniej 30 dni.

2. Zamawiający wybiera kandydatów spełniających warunki, co najmniej pięciu, jeśli tylu je spełnia, i zaprasza ich do składania ofert. Na oferty co najmniej 30 dni, o 5 dni mniej przy składaniu elektronicznym albo 10 dni po wstępnym ogłoszeniu informacyjnym.

Instytucje zamawiające niższego szczebla (regiony, gminy) mogą, jeśli pozwala na to prawo krajowe, uzgodnić termin składania ofert z zakwalifikowanymi kandydatami; w braku porozumienia termin wynosi co najmniej 10 dni.

Sprawdza się przy: większych zamówieniach, gdy przygotowanie pełnej oferty jest kosztowne. Krótka lista pozwala zamawiającemu ograniczyć zakres oceny.

Procedura konkurencyjna z negocjacjami#

Procedura konkurencyjna z negocjacjami (art. 29; w Polsce: negocjacje z ogłoszeniem) zaczyna się jak procedura ograniczona: wnioski o dopuszczenie do udziału, potem krótka lista (co najmniej trzech kandydatów). Zakwalifikowane firmy składają oferty wstępne, które zamawiający negocjuje, aby je ulepszyć. Na koniec wszyscy składają oferty ostateczne.

Minimalne wymagania i kryteria udzielenia zamówienia określone w dokumentach nie podlegają negocjacjom. Wszystko inne (szczegóły zakresu, dostawa, cena) już tak. Zamawiający może też zastrzec sobie prawo do udzielenia zamówienia na podstawie ofert wstępnych, bez negocjacji.

Kiedy zamawiający może z niej skorzystać? Art. 26 ust. 4 dopuszcza ją (oraz dialog konkurencyjny) m.in. gdy:

• potrzeb zamawiającego nie da się zaspokoić bez dostosowania łatwo dostępnych rozwiązań;

• zamówienie obejmuje prace projektowe lub rozwiązania innowacyjne;

• zamówienie jest złożone pod względem prawnym lub finansowym albo wiąże się z ryzykiem wymagającym negocjacji;

• specyfikacji technicznych nie można określić wystarczająco precyzyjnie;

• we wcześniejszej procedurze otwartej lub ograniczonej złożono wyłącznie oferty nieprawidłowe lub niedopuszczalne.

Dialog konkurencyjny#

W dialogu konkurencyjnym (art. 30) zamawiający opisuje swoje potrzeby i kryteria udzielenia zamówienia, wybiera co najmniej trzech kandydatów, a następnie prowadzi z każdym z nich dialog, aby wypracować jedno lub więcej rozwiązań. Po zakończeniu dialogu uczestnicy składają oferty ostateczne na podstawie wypracowanych rozwiązań.

Stosuje się go przy złożonych projektach: dużych systemach IT, partnerstwie publiczno-prywatnym, dużych inwestycjach infrastrukturalnych. Kryterium jest zawsze najlepsza relacja jakości do ceny. Dialogi bywają długie i wymagające, więc upewnij się, że zamówienie jest warte wysiłku.

Partnerstwo innowacyjne#

Partnerstwo innowacyjne (art. 31) służy do zakupu czegoś, czego jeszcze nie ma na rynku. Zamawiający wybiera jednego lub kilku partnerów, którzy prowadzą prace badawczo-rozwojowe w etapach z celami pośrednimi, a następnie kupuje powstałe produkty, usługi lub roboty budowlane, o ile spełniają one uzgodnione poziomy wydajności i maksymalne koszty.

To rzadki tryb, ale warto go znać, jeśli Twoja firma jest innowacyjna: łączy finansowanie B+R z pierwszym klientem.

Procedura negocjacyjna bez uprzedniej publikacji#

To wyjątek (art. 32; w Polsce: negocjacje bez ogłoszenia i zamówienie z wolnej ręki). Zamawiający negocjuje bezpośrednio z jedną lub kilkoma firmami bez publikowania zaproszenia do ubiegania się o zamówienie. Jest to dopuszczalne tylko w wąskich przypadkach, np. gdy:

• we wcześniejszej procedurze otwartej lub ograniczonej nie złożono odpowiednich ofert;

• tylko jedna firma może zrealizować zamówienie z przyczyn technicznych, ze względu na prawa wyłączne lub gdy celem jest unikatowe dzieło sztuki;

• zachodzi wyjątkowo pilna potrzeba wynikająca ze zdarzeń, których zamawiający nie mógł przewidzieć;

• chodzi o niektóre dostawy dodatkowe od pierwotnego wykonawcy.

Zwykle dowiadujesz się o nich dopiero po fakcie, z ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo z ogłoszenia o dobrowolnej przejrzystości ex ante (VEAT), które zamawiający może opublikować, aby zapowiedzieć planowane bezpośrednie udzielenie zamówienia przed zawarciem umowy.

Umowy ramowe#

Umowa ramowa (art. 33) nie jest odrębną procedurą. To porozumienie zawierane w jednej z powyższych procedur, które określa warunki przyszłych zamówień (zamówień wykonawczych) w danym okresie, zwykle nie dłuższym niż cztery lata (osiem lat w zamówieniach sektorowych). Może obejmować jednego lub kilku wykonawców. Przy kilku wykonawcach zamówienia wykonawcze udziela się albo bezpośrednio na warunkach umowy ramowej, albo po ponownym poddaniu zamówienia konkurencji (tzw. mini-przetargu).

Dynamiczne systemy zakupów (DSZ)#

Dynamiczny system zakupów (art. 34) to w pełni elektroniczny proces dla powszechnie stosowanych zakupów. Ustanawia się go w procedurze ograniczonej, ale w przeciwieństwie do umowy ramowej pozostaje otwarty dla nowych uczestników przez cały okres trwania: każda firma spełniająca kryteria kwalifikacji musi zostać dopuszczona, a liczba uczestników nie jest ograniczona. Każde konkretne zamówienie jest następnie ogłaszane wśród uczestników systemu.

Wnioski o dopuszczenie do udziału

co najmniej 30 dni na początku

Późniejsze dopuszczenie

w dowolnym momencie trwania DSZ

Oferty w każdym zamówieniu

co najmniej 10 dni

Opłaty za przystąpienie

niedozwolone

Inne narzędzia, które możesz spotkać#

• Aukcje elektroniczne (art. 35): po wstępnej ocenie wykonawcy poprawiają ceny (lub inne wartości wyrażone liczbowo) online, w czasie rzeczywistym.

• Katalogi elektroniczne (art. 36): oferty lub zamówienia wykonawcze w formie katalogu.

• Konkursy (art. 78 i nast.): sąd konkursowy wybiera plan lub projekt, często w architekturze i urbanistyce.

Uproszczony reżim dla usług społecznych i innych szczególnych usług#

Usługi zdrowotne, społeczne, edukacyjne, kulturalne i niektóre inne wymienione w załączniku XIV do dyrektywy podlegają uproszczonemu reżimowi (art. 74–77) powyżej wyższego progu (750 000 € w latach 2026–2027). Zamawiający muszą opublikować ogłoszenie i przestrzegać podstawowych zasad, ale mogą ukształtować procedurę w ramach przepisów krajowych.

Czym różnią się zamówienia sektorowe i koncesje?#

Na podstawie dyrektywy sektorowej (2014/25/UE) podmioty zamawiające mogą swobodnie wybierać między procedurą otwartą, ograniczoną i negocjacyjną z uprzednim zaproszeniem do ubiegania się o zamówienie, a umowy ramowe mogą trwać do ośmiu lat. Koncesje (2014/23/UE) dają zamawiającym jeszcze większą swobodę w organizacji postępowania, o ile opublikują ogłoszenie i przestrzegają podstawowych zasad.

A co z przetargami poniżej progów?#

Poniżej progów unijnych obowiązują przepisy krajowe, a każdy kraj ma własne uproszczone procedury. Kilka przykładów:

• Francja: procédure adaptée (MAPA), w której zamawiający dostosowuje procedurę do zamówienia.

• Niemcy: procedury według UVgO dla dostaw i usług oraz VOB/A dla robót budowlanych, np. öffentliche Ausschreibung i beschränkte Ausschreibung.

• Hiszpania: uproszczona procedura otwarta (procedimiento abierto simplificado) oraz umowy drobne (contratos menores) przy małych zakupach.

• Włochy: bezpośrednie udzielenie zamówienia i procedury negocjacyjne z zaproszeniem poniżej progów krajowych.

• Polska: tryb podstawowy (z negocjacjami lub bez) dla zamówień od 130 000 zł do progów unijnych.

Dokumenty zamówienia zawsze określają tryb i obowiązujące zasady.

Przykład: jedna firma, trzy procedury#

Dwudziestopięcioosobowa firma doradcza IT z Dublina składa w ciągu roku oferty w trzech postępowaniach:

• procedura otwarta na utrzymanie strony internetowej uczelni: pełna oferta, 30 dni, ocena 60% jakość, 40% cena;

• procedura ograniczona na platformę danych dla ministerstwa: firma składa wniosek o dopuszczenie do udziału z trzema mocnymi referencjami, trafia na krótką listę sześciu kandydatów, a potem ma 25 dni na ofertę;

• procedura konkurencyjna z negocjacjami na system grafików dla szpitala: po ofertach wstępnych dwie rundy negocjacji doprecyzowują zakres i cenę przed ofertą ostateczną.

Każde postępowanie wymagało innego planowania, a przeczytanie najpierw informacji o trybie podpowiedziało firmie, jak je zaplanować.