Po terminie składania ofert: ocena, okres zawieszenia, wybór oferty i uzasadnienie

Kliknąłeś „Złóż”, pobrałeś potwierdzenie, a termin minął. Co dalej? Okres po terminie składania ofert ma własne zasady, terminy i szanse, a to, jak go wykorzystasz, wpływa zarówno na to zamówienie, jak i na kolejne. Ten poradnik omawia każdy krok, od otwarcia ofert po zawarcie umowy lub zaskarżenie decyzji.

Co dzieje się zaraz po terminie?#

Z chwilą upływu terminu platforma blokuje złożone oferty. Systemy elektroniczne rejestrują dokładny czas złożenia, a oferty spóźnione nie są przyjmowane. Następnie oferty są otwierane, przez samą komisję albo, w niektórych krajach i postępowaniach, na publicznym otwarciu, podczas którego mogą zostać odczytane nazwy wykonawców i ceny.

Gdy dokumenty przewidują koperty (często w Hiszpanii i we Włoszech), najpierw otwiera się kopertę administracyjną, potem ofertę techniczną, a dopiero na końcu kopertę cenową.

Jak oceniane są oferty?#

Ocena przebiega w znanej Ci już kolejności:

1. Podstawy wykluczenia: żaden wykonawca nie może znajdować się w sytuacji obligatoryjnego wykluczenia.

2. Kryteria kwalifikacji: czy każdy wykonawca ma minimalny potencjał?

3. Zgodność: czy każda oferta jest zgodna z opisem przedmiotu zamówienia i formularzami?

4. Kryteria oceny ofert: oferty zgodne z wymaganiami są punktowane i szeregowane.

Zgodnie z dyrektywą UE w procedurze otwartej zamawiający może ocenić oferty przed sprawdzeniem kwalifikacji, o ile w stosunku do zwycięzcy zasady zostaną zachowane (w Polsce tzw. procedura odwrócona). Zwykle tylko wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona, musi przedstawić pełne zaświadczenia potwierdzające oświadczenia z JEDZ.

Czy zamawiający się ze mną skontaktuje?#

Możliwe. Częste są dwa rodzaje kontaktu:

• Wezwania do wyjaśnienia lub uzupełnienia dokumentów. Jeśli dopuszczają to dokumenty i prawo krajowe, zamawiający może wezwać Cię do złożenia, uzupełnienia lub wyjaśnienia niekompletnych lub brakujących informacji w wyznaczonym terminie (art. 56 ust. 3 dyrektywy 2014/24/UE). Dotyczy to dokumentów administracyjnych; nie pozwala zmienić ceny ani oferty technicznej.

• Wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Jeśli Twoja cena wydaje się zbyt niska, zamawiający musi wezwać Cię do wyjaśnień, zanim odrzuci ofertę.

Co jeśli moja oferta została najwyżej oceniona?#

Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia aktualnych dowodów: zaświadczeń z urzędu skarbowego i ZUS, informacji z rejestru karnego, odpisów z rejestrów, dowodu ubezpieczenia, referencji i certyfikatów jakości. W wielu krajach przed podpisaniem umowy trzeba też wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy.

Zaświadczenia z urzędu skarbowego i ZUS często mają krótki okres ważności, więc zamawiaj je wcześnie.

Decyzja o wyborze oferty#

Po zakończeniu oceny zamawiający przesyła wszystkim wykonawcom zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty, zwykle przez platformę. Zazwyczaj zawiera ono nazwę zwycięzcy, Twoją punktację i uzasadnienie decyzji oraz informację o okresie zawieszenia.

Czym jest okres zawieszenia (standstill)?#

W zamówieniach objętych dyrektywami unijnymi zamawiający musi odczekać okres zawieszenia, zanim zawrze umowę, aby wykonawcy, których oferty nie wybrano, mogli zaskarżyć decyzję. Zgodnie z dyrektywą odwoławczą (dyrektywa 89/665/EWG, art. 2a, zmieniona dyrektywą 2007/66/WE) wynosi on co najmniej:

Przesłanie elektroniczne lub faksem

10 dni kalendarzowych od dnia następującego po przesłaniu

Przesłanie w inny sposób

15 dni kalendarzowych od dnia następującego po przesłaniu albo 10 dni od dnia następującego po otrzymaniu

Cel

czas na zaskarżenie decyzji przed zawarciem umowy

Różnice krajowe

niektóre kraje przewidują dłuższe okresy, więc sprawdź prawo krajowe

Wyjątki

np. gdy złożono tylko jedną ofertę oraz niektóre zamówienia wykonawcze

Poniżej progów unijnych o tym, czy obowiązuje okres zawieszenia, decydują przepisy krajowe. W Polsce poniżej progów umowę można co do zasady zawrzeć nie wcześniej niż po 5 dniach od przesłania zawiadomienia drogą elektroniczną.

Jak uzyskać uzasadnienie oceny?#

Poproś o nie, niezależnie od tego, czy wygrasz, czy przegrasz. Zgodnie z art. 55 ust. 2 dyrektywy 2014/24/UE zamawiający musi na Twój pisemny wniosek w ciągu 15 dni podać powody odrzucenia Twojej oferty, a jeśli złożyłeś ofertę dopuszczalną, także cechy i względne zalety oferty wybranej oraz nazwę zwycięzcy.

1. 1

   Złóż pisemny wniosek

   przez platformę, gdy tylko otrzymasz zawiadomienie o wyborze oferty, aby odpowiedź dotarła w okresie zawieszenia.

2. 2

   Zadawaj konkretne pytania

   Twoja punktacja w każdym kryterium, punktacja zwycięzcy, co dałoby więcej punktów.

3. 3

   Porównaj

   uwagi z ofertą techniczną, sekcja po sekcji.

4. 4

   Zapisz wnioski

   w bibliotece ofertowej: co oceniający docenili, które sformułowania wypadły słabo.

Co jeśli uważam, że decyzja jest błędna?#

Uważnie przeczytaj decyzję i uzasadnienie. Jeśli uważasz, że naruszono przepisy (błędna punktacja, niezgodna z wymaganiami oferta zwycięzcy, nierówne traktowanie), masz kilka możliwości:

• Zwróć się do zamawiającego o wyjaśnienie lub korektę. Zamawiający zwykle może poprawić własne błędy przed zawarciem umowy.

• Wnieś odwołanie do organu odwoławczego: każde państwo członkowskie ma taki organ (np. Vergabekammer w Niemczech, Sąd Rynkowy w Finlandii, Tribunales de recursos contractuales w Hiszpanii, regionalne sądy administracyjne we Włoszech, a w Polsce Krajowa Izba Odwoławcza). Terminy są krótkie, często od 10 do 30 dni, i określa je prawo krajowe.

• Unieważnienie umowy i odszkodowanie: w poważnych przypadkach, np. gdy umowę zawarto bez wymaganego ogłoszenia albo w okresie zawieszenia, sąd może uznać umowę za nieważną lub zasądzić odszkodowanie.

Rozważ koszty, siłę swoich argumentów i relację z zamawiającym. Wiele sporów rozwiązuje się na pierwszym etapie.

Zawarcie umowy i ogłoszenie o udzieleniu zamówienia#

Po okresie zawieszenia zwycięzca podpisuje umowę, zwykle według projektu opublikowanego z przetargiem. Warunków nie można renegocjować poza zakresem dopuszczonym w dokumentach. W zamówieniach powyżej progów zamawiający musi opublikować ogłoszenie o udzieleniu zamówienia nie później niż 30 dni po zawarciu umowy (art. 50). Ogłoszenia o zamówieniach wykonawczych w ramach umów ramowych mogą być grupowane kwartalnie.

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia to dane publiczne: zwycięzca, wartość, a często także liczba otrzymanych ofert.

W trakcie realizacji umowy#

Wygrana to początek realizacji, a nie koniec:

• Zmiany umowy są ograniczone: opcje przewidziane w dokumentach, niewielkie zmiany poniżej progów i do 10% wartości w dostawach i usługach (15% w robotach budowlanych) albo inne przypadki na ścisłych warunkach (art. 72). Większe zmiany wymagają nowego postępowania.

• E-faktury: zamawiający publiczni w UE muszą przyjmować faktury elektroniczne zgodne z normą europejską, a wiele krajów wymaga korzystania z platform krajowych (w Polsce: Platforma Elektronicznego Fakturowania).

• Zaplanuj nowy przetarg: data zakończenia umowy to zwykle moment, w którym pojawia się kolejny przetarg. Wykorzystaj ten czas na budowanie relacji i referencji.

Kiedy to zamówienie zostanie ponownie rozpisane?#

Ogłoszenia o udzieleniu zamówienia podają okresy obowiązywania i opcje, z których wynika, kiedy umowy się kończą. To moment na przygotowania, niezależnie od tego, czy jesteś obecnym wykonawcą, czy pretendentem.