Dokumenty firmy i gotowość do przetargu

Przetargi wciąż wymagają tych samych papierów: zaświadczeń z urzędu skarbowego i ZUS, polis OC, odpisów z rejestrów, certyfikatów ISO. Dokumenty firmy (/team/documents) przechowują je raz dla całej organizacji, pilnują dat ważności i pokazują, których dokumentów zwykle wymagają oferty w danym kraju.

Po co to wszystko?#

Na etapie składania ofert często tylko oświadczasz, że spełniasz wymagania, np. w JEDZ. Ale wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona, musi to szybko udowodnić, czasem w ciągu kilku dni. Nieaktualne zaświadczenie z urzędu skarbowego w takim momencie może Cię kosztować zamówienie. Aktualne dokumenty to gotowość wtedy, gdy ma to znaczenie.

Jak przesłać dokument?#

1. 1

   Otwórz Dokumenty firmy (/team/documents). Link znajdziesz też na stronie organizacji i w zakładce Oferta.

2. 2

   W sekcji Prześlij dokument upuść plik albo kliknij Wybierz plik.

3. 3

   Sprawdź Typ (rozpoznany po nazwie pliku albo wybrany ręcznie), Datę wydania, Datę ważności i Nazwę.

4. 4

   Kliknij Prześlij.

Kto przesyła

administratorzy organizacji z planem Pro lub Business.

Kto pobiera

każdy członek.

Formaty

PDF, PNG, JPG, DOCX, ODT, XLSX lub XML.

Limity

20 MB na plik, 1 GB na organizację.

Jeśli nie podasz daty ważności, zostanie przyjęta typowa ważność danego rodzaju dokumentu. Zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami i składkami są na przykład często ważne tylko przez ok. sześć miesięcy.

Status dokumentu#

Każdy dokument ma status:

• Ważny

• Wkrótce wygasa: zostało 30 dni lub mniej.

• Wygasa przed terminem: pokazywany w ofercie, gdy dokument traci ważność przed terminem składania ofert.

• Wygasł

Odnawianie dokumentu#

Gdy dostaniesz odnowione zaświadczenie, kliknij Nowa wersja i prześlij plik. Dotychczasowa wersja zostaje zachowana w sekcji Wcześniejsze wersje, więc nadal widzisz, co wysłano z wcześniejszą ofertą.

Gotowy do złożenia oferty?#

Gotowy do złożenia oferty? pokazuje dla każdego kraju dokumenty firmy, których zwykle wymagają tamtejsze przetargi, oraz to, co już masz. Każda pozycja jest oznaczona jako Zawsze, Często lub Tylko od zwycięzcy i ma opis Jak to uzyskać: kto wydaje dokument, jakie są kroki, ile to trwa, ile kosztuje i jak długo jest ważny.

Podsumowanie wygląda np. tak: „gotowe 5 z 8 · wygasłe: 1 · brakujące: 2”. Lista kontrolna zależy od kraju Twojej organizacji (Hiszpania, Niemcy, Francja, Włochy, Finlandia i Szwecja mają własne listy), a dla każdego kraju UE jest lista ogólna. Administratorzy ustawiają kraj organizacji na karcie.

Przypomnienia o wygaśnięciu#

Administratorzy dostają e-maile 30 i 7 dni przed wygaśnięciem dokumentu oraz w dniu, w którym traci on ważność. E-mail zawiera też podsumowanie gotowości dla kraju Twojej organizacji.

Dokumenty w ofercie#

Na liście kontrolnej asystenta ofertowego wiersze, które wymagają dokumentu firmy, pokazują pasujący dokument.

• Dołącz z dokumentów dodaje go do oferty jednym kliknięciem.

• Prześlij do dokumentów dodaje brakujący dokument do repozytorium.

• Eksport ZIP zawiera dołączone dokumenty.

Bez planu Pro#

Przesyłanie dokumentów wymaga planu Pro lub Business. Jeśli Twoja organizacja wróci do planu Free, istniejące dokumenty nadal można pobrać.