Asystent ofertowy – przygotowanie oferty z AI

Asystent ofertowy prowadzi Twój zespół od „ten przetarg wygląda dobrze” do „oferta jest gotowa do podpisania i przesłania”. Czyta dokumenty zamówienia, wypisuje, co musi zawierać oferta, przygotowuje szkice poszczególnych części i je sprawdza. Jest dostępny w planach Pro i Business i rozliczany kredytami ofertowymi Twojej organizacji.

Do jakich przetargów mogę go używać?#

Do przetargów z Hiszpanii, Włoch, Francji i Niemiec. W przypadku innych krajów zakładka Oferta pokazuje komunikat „Asystent ofertowy wkrótce”, a nasze ogólne poradniki nadal się przydadzą.

Jak zacząć?#

1. 1

   Na stronie ogłoszenia kliknij Przygotuj ofertę. Przetarg trafi do lejka ofert na etap Przygotowanie oferty i otworzy się jego zakładka Oferta.

2. 2

   Możesz też otworzyć pozycję w lejku i wybrać zakładkę Oferta.

3. 3

   Sprawdź, czy dokumenty zamówienia są na miejscu (patrz niżej), i kliknij Analizuj dokumenty.

Oferta jest wspólna dla całej organizacji, więc współpracownicy mogą nad nią pracować jednocześnie.

Pobieranie dokumentów zamówienia#

• Hiszpania (PLACSP): asystent sam pobiera PCAP, PPT i załączniki.

• Włochy, Francja, Niemcy: zakładka pokazuje sekcję Zdobądź dokumenty zamówienia z instrukcją dla platformy zamawiającego. Pobierz tam pliki i prześlij je tutaj (PDF, DOCX, ODT, XLSX, XML lub ZIP, do 50 MB na plik i 200 MB na przetarg).

Dokumenty zamówienia są publiczne, więc pierwszy przesłany zestaw jest udostępniany innym osobom przygotowującym ofertę w tym samym przetargu, a zapisana analiza jest wykorzystywana ponownie bez opłat. Twoje szkice i odpowiedzi nigdy nie są udostępniane. Gdy zamawiający opublikuje zmiany SWZ lub wyjaśnienia, użyj Prześlij nowsze dokumenty.

Sześć kroków#

1. Wymagania#

Asystent czyta każdy plik, także zeskanowane strony, i pokazuje tryb postępowania, Termin składania ofert, Koperty, Kryteria oceny ofert z wagami i limitami stron, Zdolność ekonomiczną i Zdolność techniczną, Gwarancje, części zamówienia i Ryzyka wykluczenia. Przy każdym wymaganiu widać plik, stronę i cytat, z którego pochodzi, oraz informację, czy jest obowiązkowe.

Jeśli ogłoszenie i dokumenty są ze sobą sprzeczne, zobaczysz komunikat „Różnice między ogłoszeniem a dokumentami”.

2. Lista kontrolna#

Utwórz listę kontrolną (bezpłatnie) zamienia każde wymaganie w zadanie w lejku ofert, pogrupowane według kopert i sekcji „Po udzieleniu zamówienia (tylko zwycięzca)”. Każde zadanie ma opis Jak to uzyskać: kto wydaje dokument, kroki, czas, koszt i ważność. Pasujące dokumenty firmy dołączysz przyciskiem Dołącz z dokumentów.

3. Pytania#

Sprawdź, czego brakuje wypisuje informacje, których asystent potrzebuje od Twojej firmy: referencje, personel, metodykę, certyfikaty, ceny, partnerów. Odpowiedzi są zapisywane w profilu ofertowym organizacji i wykorzystywane ponownie, więc następnym razem asystent pyta tylko o nowe rzeczy.

4. Szkic#

Każdą sekcję (opis techniczny dla każdego kryterium oceny ofert, oświadczenia, JEDZ, formularz cenowy) możesz napisać przyciskiem Napisz szkic sekcji, wygenerować ponownie z instrukcją, np. „krócej” albo „więcej o naszym systemie jakości”, lub edytować ręcznie.

5. Pakiet#

Pobierz po jednym dokumencie na kopertę jako Word (DOCX) lub PDF albo Wszystko (ZIP) razem z instrukcją złożenia oferty i dołączonymi dokumentami firmy. Pobierać może każdy członek.

6. Złożenie oferty#

Instrukcja krok po kroku dla platformy danego przetargu, z kopertami i plikami tego konkretnego postępowania. Na przykład w Hiszpanii korzysta się z narzędzia PLACSP i programu Autofirma, a we Włoszech z platformy zamawiającego i firma digitale.

Wbudowane kontrole#

Kontrole uruchamiają się po każdej zmianie:

Ujawnienie ceny

cena lub dane do kryteriów ocenianych według wzoru poza kopertą cenową; w Hiszpanii i we Włoszech grozi to wykluczeniem.

Limit stron

ok. 420 słów na stronę, porównane z limitem.

Do uzupełnienia

otwarte znaczniki [[TO COMPLETE: …]].

Obowiązkowe wymagania

te, które nie zostały jeszcze spełnione.

Zasady krajowe

np. koszty pracy i bezpieczeństwa we Włoszech, zgodność sum we Francji.

Dokumenty firmy

brakujące, wygasające lub tracące ważność przed terminem.

Jeśli przy eksporcie pozostają ryzyka wykluczenia, usuwasz je albo potwierdzasz „Sprawdziłem(-am) je; eksportuj mimo to”.

Kredyty#

Asystent korzysta z kredytów ofertowych organizacji, a nie z Twojego tygodniowego limitu AI. Kompletna oferta to ok. 20–40 kredytów: analiza 6–16, pytania ok. 1, każda napisana sekcja 2–4. Przed każdym płatnym krokiem widać „Kredyty: ok. N” i aktualne saldo.