Przetargi za granicą: jak startować w zamówieniach w innym kraju UE

Unijne zamówienia publiczne to jednolity rynek: austriacka firma budowlana może złożyć ofertę na szkołę w Słowenii, a fiński software house na zamówienie niemieckiej gminy. W praktyce tylko niewielką część zamówień wygrywają bezpośrednio firmy z innego kraju, głównie z powodu języka, nieznanych platform i formalności. Ten poradnik pokazuje, jak pokonać te bariery.

Czy możesz startować w przetargach za granicą?#

Tak. Dyrektywy w sprawie zamówień publicznych i Traktat UE wymagają równego traktowania, niedyskryminacji i przejrzystości. Zamawiający nie może faworyzować lokalnych wykonawców ani odrzucić Twojej oferty dlatego, że jesteś firmą zagraniczną. Powyżej progów unijnych przetargi są publikowane w TED w ustrukturyzowanym formacie eForms, więc dla każdego kraju znajdziesz je w tym samym miejscu.

UE jest też stroną Porozumienia WTO w sprawie zamówień rządowych (GPA), które otwiera objęte nim zamówienia dla wykonawców z innych stron GPA, np. z Norwegii, Szwajcarii i Wielkiej Brytanii, i odwrotnie. Wielka Brytania ma obecnie własny reżim na podstawie Procurement Act 2023, obowiązującej od 24 lutego 2025 r., i publikuje ogłoszenia w serwisie Find a Tender.

Poniżej progów unijnych obowiązują przepisy krajowe, ale przetargi o istotnym znaczeniu transgranicznym nadal muszą respektować zasady traktatowe.

Gdzie znaleźć przetargi zagraniczne?#

• TED dla wszystkich zamówień powyżej progów unijnych.

• Portale krajowe dla przetargów poniżej progów, np. PLACSP w Hiszpanii, BOAMP we Francji, Hilma w Finlandii czy TenderNed w Holandii.

• Szukaj według kodu CPV, aby język nie miał znaczenia, albo użyj narzędzia, które wyszukuje według znaczenia we wszystkich językach.

Wybierz właściwy pierwszy rynek#

Zamówienia transgraniczne częściej wygrywa się w branżach specjalistycznych (IT, B+R, sprzęt medyczny i naukowy) oraz między krajami sąsiednimi o wspólnym języku lub powiązaniach gospodarczych. Dobre punkty wyjścia:

• kraje, w których masz już klientów lub partnera;

• przetargi podzielone na części pasujące do Twojej specjalizacji;

• umowy ramowe, które po zdobyciu miejsca dają dostęp do wielu zamówień wykonawczych;

• zamawiający, którzy już wcześniej udzielali zamówień nowym lub zagranicznym wykonawcom.

Jak poradzić sobie z językiem?#

Oferty pisze się w języku dopuszczonym w dokumentach, często tylko w języku urzędowym zamawiającego.

• Tłumaczenie maszynowe wystarczy do czytania dokumentów i decyzji o starcie; wiążąca jest wersja oryginalna.

• Pytania o wyjaśnienia zadawaj w języku zamawiającego.

• Sprawdź, czy zaświadczenia wymagają tłumaczenia przysięgłego, czy wystarczy zwykłe.

Czy Twoje zaświadczenia i wpisy do rejestrów zostaną uznane?#

Zamawiający muszą akceptować równoważne dowody z innych państw członkowskich. Pomagają w tym dwa narzędzia:

• JEDZ (jednolity europejski dokument zamówienia): standardowe oświadczenie własne, którego możesz używać w każdym państwie członkowskim na etapie składania ofert zamiast samych zaświadczeń. Nazwy krajowe to m.in. DEUC (Hiszpania), DGUE (Włochy), DUME (Francja) i EEE (Niemcy). Dowody zwykle składa tylko zwycięzca.

• e-Certis (Komisja Europejska): baza danych pokazująca, które zaświadczenie z Twojego kraju odpowiada dokumentowi wymaganemu gdzie indziej, np. odpowiednik zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach.

Niektóre kraje prowadzą też urzędowe wykazy lub rejestry zatwierdzonych wykonawców (art. 64 dyrektywy 2014/24/UE). Wpis może uprościć wykazywanie spełniania warunków, ale co do zasady nie jest warunkiem udziału dla zagranicznych wykonawców, chyba że przepisy krajowe dla konkretnej procedury stanowią inaczej. Sprawdź dokumenty.

Podpis elektroniczny i rejestracja na platformie#

Oferty w UE składa się elektronicznie na platformie e-zamówień zamawiającego. Zagraniczni wykonawcy najczęściej potykają się o dwie praktyczne przeszkody:

Rejestracja#

Zarejestruj firmę na platformie z wyprzedzeniem. Niektóre platformy weryfikują firmy ręcznie, wymagają krajowego numeru podatkowego albo identyfikatora firmy w lokalnym formacie. Dołącz do postępowania na platformie, aby otrzymywać wyjaśnienia i zmiany.

Podpisy#

Rozporządzenie eIDAS określa podpis zwykły, zaawansowany i kwalifikowany podpis elektroniczny (QES). Podpis kwalifikowany z dowolnego państwa członkowskiego musi być uznawany we wszystkich pozostałych, ale praktyka krajowa jest różna:

Zawsze stosuj się do dokumentów zamówienia, które mają pierwszeństwo przed ogólną praktyką.

Czy potrzebujesz lokalnego biura?#

Zamawiający co do zasady nie może wymagać biura w swoim kraju tylko po to, by złożyć ofertę. Może natomiast stawiać uzasadnione wymagania dotyczące realizacji, np. czasu reakcji na miejscu lub lokalnego personelu podczas wykonywania umowy. Zaplanuj, jak je spełnisz, często z pomocą partnera.

Współpracuj z lokalną firmą#

Lokalny partner wnosi język, znajomość realiów i obecność na miejscu. Możesz:

• utworzyć konsorcjum (ofertę wspólną);

• powierzyć zadania lokalne podwykonawcy;

• polegać na zdolnościach innej firmy, aby spełnić kryteria kwalifikacji.

Podatki, fakturowanie i prawo pracy#

• VAT: transgraniczne usługi dla podmiotów publicznych podlegają zasadom miejsca świadczenia; roboty budowlane i niektóre usługi mogą wymagać lokalnej rejestracji VAT. Zasięgnij porady przed wyceną.

• E-faktury: zamawiający publiczni muszą przyjmować faktury zgodne z europejską normą fakturowania elektronicznego, a wiele krajów wymaga korzystania z własnych platform (np. Chorus Pro we Francji, FACe w Hiszpanii czy SdI we Włoszech).

• Pracownicy delegowani: jeśli Twoi pracownicy pracują na miejscu, mogą obowiązywać ich lokalne przepisy o minimalnym wynagrodzeniu, czasie pracy i układach zbiorowych.

Lista kontrolna przed pierwszą ofertą za granicą#

1. 1

   Znajdź i wybierz

   przetargi pasujące do Twoich najmocniejszych referencji.

2. 2

   Przeczytaj dokumenty

   z pomocą tłumaczenia maszynowego, a kluczowe kwestie potwierdź w oryginale.

3. 3

   Sprawdź warunki udziału

   kryteria kwalifikacji, równoważne zaświadczenia w e-Certis, ewentualną rejestrację.

4. 4

   Zarejestruj się na platformie

   i przetestuj podpis.

5. 5

   Zdecyduj o partnerach

   konsorcjum, podwykonawca czy poleganie na zdolnościach.

6. 6

   Zadaj pytania o wyjaśnienia

   w języku zamawiającego przed upływem terminu na pytania.

7. 7

   Napisz i przetłumacz

   ofertę; niech przejrzy ją rodzimy użytkownik języka.

8. 8

   Złóż ofertę dzień wcześniej

   i zachowaj potwierdzenie.