Yrityksen asiakirjat ja tarjousvalmius

Tarjouspyynnöissä kysytään yhä uudelleen samoja papereita: verovelka- ja eläkevakuutustodistuksia, vakuutuksia, rekisteriotteita, ISO-sertifikaatteja. Yrityksen asiakirjat (/team/documents) säilyttää ne kerran koko organisaatiolle, seuraa niiden vanhenemista ja näyttää, mitä niistä kunkin maan tarjouksissa yleensä tarvitaan.

Miksi vaivautua?#

Tarjousvaiheessa riittää usein ilmoittaa, että täytät vaatimukset, esimerkiksi ESPD-lomakkeella. Voittajan on kuitenkin todistettava se nopeasti, joskus muutamassa päivässä. Vanhentunut verovelkatodistus siinä vaiheessa voi maksaa koko sopimuksen. Kun asiakirjat ovat ajan tasalla, olet valmis silloin kun sillä on väliä.

Miten asiakirja ladataan?#

1. 1

   Avaa Yrityksen asiakirjat (/team/documents). Sinne on linkki myös organisaatiosivulta ja Tarjous-välilehdeltä.

2. 2

   Pudota tiedosto kohtaan Lataa asiakirja tai napsauta Valitse tiedosto.

3. 3

   Tarkista Tyyppi (tunnistetaan tiedostonimestä, tai valitse itse), päivämäärät Myönnetty ja Vanhenee sekä Nimi.

4. 4

   Napsauta Lataa.

Kuka lataa

Pro- tai Business-organisaatioiden ylläpitäjät.

Kuka voi ladata koneelleen

kaikki jäsenet.

Tiedostomuodot

PDF, PNG, JPG, DOCX, ODT, XLSX tai XML.

Rajat

20 Mt tiedostoa kohden, 1 Gt organisaatiota kohden.

Jos et anna vanhenemispäivää, käytetään asiakirjatyypin tavanomaista voimassaoloaikaa. Esimerkiksi verovelka- ja eläkevakuutustodistukset ovat usein voimassa vain noin kuusi kuukautta.

Asiakirjan tila#

Jokaisella asiakirjalla on tila:

• Voimassa

• Vanhenee pian: jäljellä 30 päivää tai vähemmän.

• Vanhenee ennen määräaikaa: näytetään tarjouksessa, kun asiakirja vanhenee ennen tarjousten jättöaikaa.

• Vanhentunut

Asiakirjan uusiminen#

Kun saat uusitun todistuksen, napsauta Uusi versio ja lataa tiedosto. Nykyinen versio säilyy kohdassa Aiemmat versiot, joten näet yhä, mitä lähetit aiemman tarjouksen mukana.

Valmiina tarjoamaan?#

Valmiina tarjoamaan? näyttää maittain ne yrityksen asiakirjat, joita kyseisen maan tarjouksissa yleensä pyydetään, ja mitä teillä on tallessa. Jokainen kohta on merkitty Aina, Usein tai Vain voittajalta, ja siinä on kohta Miten tämä hankitaan: kuka myöntää, vaiheet, aika, kustannus ja voimassaolo.

Yhteenveto näyttää esimerkiksi tältä: "5/8 valmiina · 1 vanhentunut · 2 puuttuu". Tarkistuslista noudattaa organisaationne maata (Espanjalla, Saksalla, Ranskalla, Italialla, Suomella ja Ruotsilla on omat listansa), ja lisäksi on yleinen lista mille tahansa EU-maalle. Ylläpitäjät valitsevat organisaation maan kortilta.

Vanhenemismuistutukset#

Ylläpitäjät saavat sähköpostin 30 päivää ja 7 päivää ennen asiakirjan vanhenemista sekä vanhenemispäivänä. Viestissä näkyy myös organisaatiosi maan valmiusyhteenveto.

Asiakirjojen käyttö tarjouksessa#

Tarjousavustajan tarkistuslistassa riveillä, jotka edellyttävät yrityksen asiakirjaa, näkyy sopiva asiakirja.

• Liitä asiakirjoista lisää sen tarjoukseen yhdellä napsautuksella.

• Lataa asiakirjoihin lisää puuttuvan asiakirjan arkistoon.

• ZIP-vienti sisältää liitetyt asiakirjat.

Ilman Pro-tilausta#

Lataaminen vaatii Pro- tai Business-tilauksen. Jos organisaatiosi palaa Free-tasolle, olemassa olevat asiakirjat voi edelleen ladata koneelle.