Mikä on ESPD? Poissulkemisperusteet, soveltuvuusvaatimukset ja todistukset

Ennen kuin hankintayksikkö katsoo hintaasi tai teknistä ratkaisuasi, se tarkistaa kaksi asiaa: ettei sinua ole suljettava pois julkisista hankinnoista ja että olet soveltuva toimittamaan juuri tämän hankinnan. EU:ssa ilmoitat yleensä molemmat yhdellä vakiolomakkeella, ESPD:llä.

Tämä opas kertoo, mitä ESPD sisältää, miten poissulkeminen ja soveltuvuuden arviointi toimivat ja mitä todistuksia tarvitset, jos voitat.

Mikä on ESPD?#

Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (ESPD) on vakiomuotoinen oma vakuutus, joka otettiin käyttöön direktiivin 2014/24/EU 59 artiklalla. Sen lomake on vahvistettu komission täytäntöönpanoasetuksella (EU) 2016/7.

Sen sijaan, että toimittaisit pinon todistuksia jokaisen tarjouksen mukana, ilmoitat ESPD:llä, että

• mikään poissulkemisperuste ei koske yritystäsi (tai että olet toteuttanut korjaavia toimenpiteitä)

• täytät hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset

• tarvittaessa täytät ne objektiiviset säännöt, joilla ehdokkaita rajataan.

EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintayksiköiden on hyväksyttävä ESPD alustavaksi näytöksi. Hankintayksikkö voi pyytää varsinaiset todistukset milloin tahansa, mutta tavallisesti ne toimittaa vain voittaja (tai kaksivaiheisessa menettelyssä valitut ehdokkaat).

ESPD:llä on kansallisia nimiä, joihin törmäät tarjouspyyntöasiakirjoissa: Espanjassa DEUC, Italiassa DGUE, Ranskassa DUME, Saksassa EEE, Puolassa JEDZ ja Alankomaissa UEA.

ESPD:n kuusi osaa#

Osa I: Tiedot hankintamenettelystä#

Hankintayksikkö täyttää: kuka hankkii, menettely, hankinnan kohde ja viitenumero. Jos laadit ESPD:n hankintayksikön pyyntötiedostosta, tämä osa on valmiiksi täytetty.

Osa II: Talouden toimijaa koskevat tiedot#

Yrityksesi nimi, ALV- tai rekisteritunnus, osoite ja yhteystiedot, oletko pk-yritys, edustajasi (jotka voivat allekirjoittaa yrityksen puolesta), tarjoatko ryhmittymänä ja kenen kanssa, tukeudutko muiden yksiköiden voimavaroihin ja teetätkö osia hankinnasta alihankintana.

Osa III: Poissulkemisperusteet#

Sarja kyllä/ei-ilmoituksia, jotka koskevat rikostuomioita, verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksamista, maksukyvyttömyyttä, ammatillisia virheitä, eturistiriitoja ja muuta. Ks. alla.

Osa IV: Soveltuvuusperusteet#

Ilmoituksesi kelpoisuudesta harjoittaa ammattitoimintaa, taloudellisesta ja rahoituksellisesta tilanteesta, teknisestä ja ammatillisesta pätevyydestä sekä laadunvarmistus- ja ympäristöasioiden hallintaa koskevista standardeista. Hankintayksikkö voi sallia, että vastaat yhdellä yleisellä kyllä-vastauksella, "α" (alfa) -osiolla, jossa ilmoitat täyttäväsi kaikki vaaditut soveltuvuusvaatimukset.

Osa V: Soveltuvien ehdokkaiden määrän rajoittaminen#

Vain kaksivaiheisissa menettelyissä, joissa hankintayksikkö rajaa ehdokkaita: ilmoitat, miten täytät objektiiviset perusteet, joilla tarjoamaan kutsuttavat valitaan.

Osa VI: Loppulausumat#

Vahvistat, että tiedot ovat paikkansapitäviä ja että voit toimittaa näytön pyydettäessä, ja annat suostumuksesi siihen, että hankintayksikkö hankkii asiakirjat suoraan, kun se on mahdollista. Sitten allekirjoitat, jos allekirjoitusta vaaditaan.

Oikeusperusta

direktiivi 2014/24/EU, 59 artikla

Vakiolomake

täytäntöönpanoasetus (EU) 2016/7

Osat

kuusi (I–VI)

Kuka täyttää

jokainen tarjoaja, ryhmittymän jäsen ja yksikkö, jonka voimavaroihin tukeudutaan

Näyttö

yleensä vain voittajalta

Vastaavien todistusten haku

e-Certis

Poissulkemisperusteet: mikä voi sulkea sinut pois?#

Direktiivin 57 artiklassa luetellaan perusteet. Osa on pakollisia: hankintayksikön on suljettava sinut pois. Osa on harkinnanvaraisia: hankintayksikkö voi sulkea sinut pois, jos asiakirjoissa niin todetaan (kansallinen laki voi tehdä niistä pakollisia).

Pakolliset poissulkemisperusteet#

• lainvoimainen tuomio yrityksen tai sen edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävän henkilön osallistumisesta rikollisjärjestön toimintaan, lahjonnasta, petoksesta, terrorismirikoksista, rahanpesusta tai terrorismin rahoittamisesta tai lapsityövoiman käytöstä ja ihmiskaupasta

• verojen tai sosiaaliturvamaksujen maksuvelvollisuuden laiminlyönti, joka on todettu lainvoimaisella tuomioistuimen tai hallinnollisella päätöksellä.

Harkinnanvaraiset poissulkemisperusteet#

• ympäristö-, sosiaali- tai työoikeudellisten velvoitteiden rikkominen

• konkurssi, maksukyvyttömyys, selvitystila tai vastaava tilanne

• vakava ammatillinen virhe, joka asettaa luotettavuutesi kyseenalaiseksi

• muiden yritysten kanssa tehdyt sopimukset, joilla pyritään vääristämään kilpailua

• eturistiriita, jota ei voida muuten korjata

• kilpailun vääristyminen sen vuoksi, että olet osallistunut aiemmin menettelyn valmisteluun

• merkittävät tai jatkuvat puutteet aiemman julkisen hankintasopimuksen täytäntöönpanossa, jotka ovat johtaneet sopimuksen purkamiseen, vahingonkorvauksiin tai vastaaviin seuraamuksiin

• vääristellyt tiedot tai yritys vaikuttaa hankintayksikköön epäasianmukaisesti.

Korjaavat toimenpiteet#

57 artiklan 6 kohdan mukaan yritys, jota jokin peruste koskee, voi silti osallistua, jos se osoittaa luotettavuutensa: se on maksanut tai sitoutunut maksamaan korvauksen aiheutetusta vahingosta, selvittänyt tosiseikat tekemällä aktiivisesti yhteistyötä viranomaisten kanssa ja toteuttanut konkreettisia teknisiä, organisatorisia ja henkilöstöön liittyviä toimenpiteitä uusien rikkomusten estämiseksi. Ilman korjaavia toimenpiteitä poissulkeminen voi kestää enintään viisi vuotta pakollisten ja kolme vuotta harkinnanvaraisten perusteiden osalta (57 artiklan 7 kohta).

Soveltuvuusvaatimukset: oletko soveltuva?#

58 artikla sallii kolmenlaisia soveltuvuusvaatimuksia. Niiden on liityttävä hankinnan kohteeseen ja oltava oikeassa suhteessa siihen, ja ne ovat hyväksytty/hylätty-tyyppisiä: niiden täyttäminen päästää eteenpäin, mutta ei tuo pisteitä.

Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa#

Merkintä kotimaasi kauppa- tai ammattirekisteriin taikka erityinen lupa tai jäsenyys, jota palvelun tuottaminen edellyttää (esimerkiksi vartioliikkeen lupa).

Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne#

• vähimmäisvuosiliikevaihto, joka saa yleensä olla enintään kaksinkertainen hankinnan ennakoituun arvoon nähden, ellei hankintayksikkö perustele muuta

• taloudelliset tunnusluvut, esimerkiksi varojen ja velkojen suhde

• asianmukainen ammatillinen vastuuvakuutus.

Tekninen ja ammatillinen pätevyys#

• referenssit vastaavista sopimuksista viime vuosilta (tyypillisesti enintään viisi vuotta rakennusurakoissa ja kolme vuotta tavara- ja palveluhankinnoissa) arvoineen, ajankohtineen ja asiakkaineen

• työtä tekevän henkilöstön koulutus ja ammatillinen pätevyys

• tekninen kalusto, keskimääräinen henkilöstömäärä, toimitusketjun hallinta

• laadunvarmistus- ja ympäristöasioiden hallinta -standardit, kuten ISO 9001 tai ISO 14001, tai vastaavat toimenpiteet (62 artikla).

Esimerkki: pieni IT-yritys ja liikevaihtovaatimus#

Verkkotoimisto, jonka vuosiliikevaihto on 400 000 euroa, huomaa 300 000 euron hankinnan, jossa vaaditaan 600 000 euron vähimmäisliikevaihtoa eli kaksinkertaista arvoa. Se ei täytä vaatimusta yksin. Vaihtoehdot: tarjota yhdessä kumppanin kanssa ryhmittymänä (liikevaihdot yleensä lasketaan yhteen) tai tukeutua suuremman yrityksen voimavaroihin, joka sitoutuu antamaan resurssinsa käyttöön ja voi olla yhteisvastuussa. Toimisto voisi myös kysyä hankintayksiköltä, onko vaatimus oikeasuhteinen, mutta kaksinkertaisen arvon katto tarkoittaa, että tämä vaatimus on sääntöjen mukainen.

Mitä todistuksia voittaja tarvitsee?#

Kun voitat tai kun hankintayksikkö pyytää menettelyn aikana, sinun on toimitettava ESPD:n taustalla oleva näyttö, yleensä lyhyessä määräajassa, kuten 10 työpäivässä. Tyypillisiä asiakirjoja:

Päällekkäisen paperityön välttäminen#

Hankintayksiköt eivät saa pyytää asiakirjoja, jotka niillä jo on tai jotka ne voivat saada maksutta kansallisesta tietokannasta. Monissa maissa on tällaisia tietokantoja: esimerkiksi Italian talouden toimijan virtuaalinen kansio (FVOE) ja viralliset luettelot hyväksytyistä talouden toimijoista (64 artikla), kuten Espanjan ROLECSP-rekisteri, joka voi toimia näyttönä. Niiden käyttö säästää aikaa.

Tarjoatko ulkomaille? Käytä e-Certistä#

Euroopan komission e-Certis-tietokanta näyttää, mitä todistuksia kussakin maassa käytetään ja mikä kotimaasi asiakirja vastaa toisen maan vaatimusta (61 artikla). Hankintayksiköiden on hyväksyttävä muiden jäsenvaltioiden vastaavat asiakirjat.

ESPD:n täyttäminen vaihe vaiheelta#

1. 1

   Hanki hankintayksikön ESPD-pyyntö.

   Se on tarjouspyyntöasiakirjoissa, usein XML-tiedostona, tai rakennettuna sähköiseen kilpailutusjärjestelmään.

2. 2

   Avaa se oikealla työkalulla.

   Käytä järjestelmän lomaketta tai kansallista ESPD-palvelua ja tuo pyyntö (tai aiempi uudelleen käytettävä ESPD-vastaus).

3. 3

   Täytä osa II

   yrityksesi tiedoilla, edustajilla sekä mahdollisilla ryhmittymän kumppaneilla, yksiköillä, joiden voimavaroihin tukeudut, ja alihankkijoilla.

4. 4

   Vastaa osaan III rehellisesti.

   Jos jokin peruste koskee sinua, kuvaa korjaavat toimenpiteet.

5. 5

   Täytä osa IV

   hankintayksikön pyytämällä tavalla: yleinen α-vastaus tai yksityiskohtaiset vaatimukset luvuin, jotka vastaavat tilinpäätöksiäsi ja referenssejäsi.

6. 6

   Kerää kumppanien ESPD:t.

   Jokainen ryhmittymän jäsen ja jokainen yksikkö, jonka voimavaroihin tukeudutaan, jättää omansa.

7. 7

   Vie, allekirjoita tarvittaessa ja lataa

   asiakirjoissa määritellyssä muodossa ja säilytä kopio seuraavaa tarjousta varten.

Yleisiä ESPD-virheitä#

• Vanhan ESPD:n käyttäminen, jolloin osassa I on väärä menettely.

• Ryhmittymän kumppanien tai voimavaroja antavien yksiköiden ESPD:iden unohtaminen.

• Liikevaihdon tai referenssien ilmoittaminen niin, etteivät ne vastaa myöhemmin toimittamaasi näyttöä.

• Allekirjoittaminen henkilöllä, joka ei ole rekisteröity edustaja.

• Kenttien jättäminen tyhjiksi "ei"-vastauksen sijaan.