Tarjousavustaja – tarjouksen valmistelu tekoälyllä

Tarjousavustaja vie tiimisi vaiheesta "tämä hankinta näyttää hyvältä" vaiheeseen "tarjous on valmis allekirjoitettavaksi ja ladattavaksi". Se lukee hankinnan omat asiakirjat, listaa mitä tarjouksen on sisällettävä, luonnostelee osiot ja tarkistaa ne. Avustaja sisältyy Pro- ja Business-tilauksiin, ja sen käyttö maksetaan organisaatiosi tarjouskrediiteillä.

Mihin hankintoihin avustajaa voi käyttää?#

Espanjan, Italian, Ranskan ja Saksan hankintoihin. Muiden maiden kohdalla Tarjous-välilehdellä näkyy "Tarjousavustaja tulossa", ja yleiset oppaamme pätevät edelleen.

Miten aloitan?#

1. 1

   Napsauta ilmoitussivulla Valmistele tarjous. Hankinta lisätään tarjousputken vaiheeseen Tarjousta tehdään ja sen Tarjous-välilehti avautuu.

2. 2

   Tai avaa tarjousputken kohde ja valitse Tarjous-välilehti.

3. 3

   Tarkista, että tarjouspyyntöasiakirjat ovat paikallaan (ks. alla), ja napsauta sitten Analysoi asiakirjat.

Tarjous jaetaan kaikille organisaatiosi jäsenille, joten kollegat voivat työstää sitä samanaikaisesti.

Tarjouspyyntöasiakirjojen hankkiminen#

• Espanja (PLACSP): avustaja lataa PCAP- ja PPT-asiakirjat sekä liitteet itse.

• Italia, Ranska, Saksa: välilehdellä näkyy Hae tarjouspyynnön asiakirjat ja ohjeet hankintayksikön järjestelmää varten. Lataa tiedostot sieltä ja tallenna ne tänne (PDF, DOCX, ODT, XLSX, XML tai ZIP, enintään 50 Mt tiedostoa ja 200 Mt hankintaa kohden).

Tarjouspyyntöasiakirjat ovat julkisia, joten ensimmäinen ladattu asiakirjasarja jaetaan muille samaan hankintaan tarjousta valmisteleville, ja tallennettua analyysia käytetään uudelleen maksutta. Luonnoksiasi ja vastauksiasi ei koskaan jaeta. Valitse Lataa uudemmat asiakirjat, kun hankintayksikkö julkaisee oikaisuja tai vastauksia lisäkysymyksiin.

Kuusi vaihetta#

1. Vaatimukset#

Avustaja lukee jokaisen tiedoston, myös skannatut sivut, ja näyttää menettelyn, Tarjousten jättöajan, Kuoret, Vertailuperusteet painoarvoineen ja sivumäärärajoineen, Taloudellisen kelpoisuuden ja Teknisen kelpoisuuden, Vakuudet, osat ja Poissulkemisriskit. Jokaisen vaatimuksen kohdalla näkyy tiedosto, sivu ja lainaus, josta se on peräisin, sekä onko vaatimus pakollinen.

Jos ilmoitus ja asiakirjat ovat ristiriidassa, näet huomautuksen "Eroja ilmoituksen ja asiakirjojen välillä".

2. Tarkistuslista#

Luo tehtävälista (maksuton) muuttaa jokaisen vaatimuksen tarjousputken tehtäväksi kuorittain ryhmiteltynä sekä ryhmään "Valinnan jälkeen (vain voittaja)". Jokaisessa tehtävässä on kohta Miten tämä hankitaan: myöntäjä, vaiheet, aika, kustannus ja voimassaolo. Sopivat yrityksen asiakirjat voi liittää valinnalla Liitä asiakirjoista.

3. Kysymykset#

Selvitä, mitä puuttuu listaa, mitä avustaja tarvitsee yritykseltäsi: referenssit, henkilöstö, toteutustapa, sertifikaatit, hinnat, kumppanit. Vastaukset tallennetaan organisaatiosi tarjousprofiiliin ja niitä käytetään uudelleen, joten seuraavalla kerralla kysytään vain uusia asioita.

4. Luonnos#

Jokaisen osion (tekninen selvitys vertailuperusteittain, vakuutukset, ESPD, hintalomake) voi luonnostella valinnalla Luonnostele osio, luoda uudelleen ohjeilla kuten "lyhyemmin" tai "enemmän laatujärjestelmästämme" tai muokata käsin.

5. Paketti#

Lataa yksi asiakirja kuorta kohden muodossa Word (DOCX) tai PDF tai valitse Kaikki (ZIP), joka sisältää jättöohjeen ja liitetyt yrityksen asiakirjat. Kuka tahansa jäsen voi ladata.

6. Jättäminen#

Vaiheittainen ohje hankinnan sähköiseen järjestelmään tämän hankinnan kuorineen ja tiedostoineen. Esimerkiksi Espanjassa käytetään PLACSP-työkalua ja Autofirmaa, Italiassa hankintayksikön järjestelmää ja firma digitale -allekirjoitusta.

Sisäänrakennetut tarkistukset#

Tarkistukset ajetaan jokaisen muutoksen yhteydessä:

Hintavuoto

hinta tai kaavalla pisteytettävien perusteiden luvut hintakuoren ulkopuolella; Espanjassa ja Italiassa poissulkemisriski.

Sivumäärä

noin 420 sanaa sivulla, verrattuna enimmäismäärään.

Vielä täydennettävää

avoimet [[TO COMPLETE: …]] -merkinnät.

Pakolliset vaatimukset

ne, joita ei ole vielä katettu.

Maakohtaiset säännöt

esim. Italian työvoima- ja työturvallisuuskustannukset, Ranskan yhteensopivat loppusummat.

Yrityksen asiakirjat

puuttuvat, vanhenevat tai ennen määräaikaa vanhenevat.

Jos poissulkemisriskejä on yhä jäljellä vientivaiheessa, korjaat ne tai vahvistat "Olen tarkistanut ne; vie silti".

Krediitit#

Avustaja käyttää organisaation tarjouskrediittejä, ei viikoittaista tekoälykiintiötäsi. Kokonainen tarjous vie noin 20–40 krediittiä: analyysi 6–16, kysymykset noin 1 ja kukin luonnosteltu osio 2–4. Jokaisen maksullisen vaiheen kohdalla näkyy "Noin N krediittiä" sekä saldosi ennen vaiheen suorittamista.