Jak szukać przetargów w UE: TED, portale krajowe i alerty

Nie wygrasz przetargu, którego nie zobaczysz. Dla większości małych firm najtrudniejsze nie jest napisanie oferty, tylko odpowiednio wczesne wyłapanie właściwych okazji, by zdążyć przygotować dobrą ofertę. Przetargi publiczne są rozproszone po dziesiątkach portali, pisane w wielu językach i klasyfikowane kodami, które nie zawsze odpowiadają temu, jak opisujesz swoją działalność.

Ten poradnik pokazuje, gdzie publikowane są przetargi i jak zbudować rutynę, dzięki której te istotne same do Ciebie trafiają.

Gdzie publikowane są przetargi publiczne?#

TED: wszystkie przetargi powyżej progów unijnych#

TED (Tenders Electronic Daily, ted.europa.eu) to oficjalne unijne miejsce publikacji ogłoszeń o zamówieniach publicznych. Musi tam trafić każde zamówienie powyżej progów unijnych ze wszystkich państw członkowskich, a także z państw EOG. TED publikuje nowe ogłoszenia w każdy dzień roboczy, a korzystanie z niego jest bezpłatne.

Od 25 października 2023 r. ogłoszenia w TED korzystają z formularzy eForms, ustrukturyzowanego unijnego standardu danych. Dzięki temu ogłoszenia są bardziej spójne: te same pola dla zamawiającego, części zamówienia, wartości szacunkowej, terminu i kryteriów oceny ofert, niezależnie od kraju.

Portale krajowe: także mniejsze przetargi#

Pod względem liczby większość przetargów to zamówienia poniżej progów unijnych, a te pojawiają się tylko w źródłach krajowych. Każdy kraj ma własny portal, na przykład:

Przetargi powyżej progów zwykle pojawiają się w obu miejscach, w portalu krajowym i w TED, więc śledząc oba, zobaczysz część duplikatów. W Polsce ogłoszenia krajowe publikowane są w Biuletynie Zamówień Publicznych na platformie e-Zamówienia.

Platformy zamawiających i strony regionalne#

W niektórych krajach (zwłaszcza w Niemczech i we Włoszech) zamawiający korzystają z wielu różnych platform e-zamówień. Ogłoszenie informuje, na której z nich są dokumenty. Bardzo małe zakupy mogą być ogłaszane tylko na stronie gminy albo wcale: poniżej progów krajowych zamawiający często mogą zwrócić się bezpośrednio do kilku wykonawców.

Jakie rodzaje ogłoszeń zobaczysz?#

Nie każde ogłoszenie jest zaproszeniem do składania ofert. Główne rodzaje to:

• Wstępne ogłoszenie informacyjne: zapowiedź planowanego zakupu. Czasem służy do późniejszego skrócenia terminów, a czasem samo jest zaproszeniem do ubiegania się o zamówienie.

• Ogłoszenie o zamówieniu: właściwe zaproszenie do składania ofert, z terminem i dokumentami.

• Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia: wynik postępowania. Kto wygrał, za jaką cenę i ile ofert wpłynęło.

• Sprostowanie lub ogłoszenie o zmianie: poprawka, np. nowy termin.

• Ogłoszenie o modyfikacji umowy: zmiana umowy, która jest już realizowana.

Ogłoszenia o udzieleniu zamówienia są niedoceniane. Pokazują, kim są Twoi konkurenci, jakie ceny wygrywają i kiedy kończą się umowy.

Jak skutecznie wyszukiwać#

Szukaj tego, co kupuje zamawiający, a nie tego, kim jesteś#

Zamawiający opisują to, czego potrzebują: „zimowe utrzymanie dróg”, „system do obsługi spraw”, „sprzątanie budynków szkolnych”. Opis Twojej firmy („kompleksowy partner w zarządzaniu nieruchomościami”) rzadko pojawia się w ogłoszeniu. Wypisz pięć do dziesięciu sformułowań, których zamawiający użyłby dla tego, co dostarczasz.

Używaj kodów CPV, ale nie polegaj tylko na nich#

Każde ogłoszenie ma co najmniej jeden kod CPV, numer ze Wspólnego Słownika Zamówień UE. Wyszukiwanie po kodzie wyłapuje ogłoszenia w każdym języku, ale zamawiający nie zawsze wybierają kod, którego się spodziewasz. Przetarg na oprogramowanie może mieć kod 72000000 (usługi informatyczne), 48000000 (pakiety oprogramowania) albo bardziej szczegółowy. Najlepsze pokrycie daje połączenie kodów ze słowami kluczowymi.

Szukaj w wielu językach#

Szpital w Polsce publikuje po polsku, belgijska gmina po francusku lub niderlandzku. TED udostępnia streszczenia tłumaczone maszynowo, ale wyszukiwanie słów kluczowych po angielsku pominie wiele ogłoszeń krajowych. Szukaj w każdym języku osobno albo użyj narzędzia, które dopasowuje wyniki według znaczenia.

Filtruj według tego, co naprawdę możesz zrealizować#

Zawężaj według kraju lub regionu (kody NUTS pokazują miejsce realizacji), rodzaju zamówienia i rodzaju ogłoszenia. Jeśli szukasz przetargów, w których możesz złożyć ofertę teraz, pokazuj tylko ogłoszenia o zamówieniu z otwartym naborem.

Ustaw alerty, aby przetargi same do Ciebie trafiały#

Codzienne ręczne przeszukiwanie portali się nie skaluje. Większość portali, w tym TED i wiele portali krajowych, pozwala zapisać wyszukiwanie i otrzymywać e-maile o nowych pasujących ogłoszeniach.

1. 1

   Spisz swój profil wyszukiwania

   sformułowania używane przez zamawiających, dwa lub trzy działy CPV, kraje, w których działasz, i minimalną wartość, która jest warta Twojego czasu.

2. 2

   Utwórz osobne zapisane wyszukiwanie

   dla każdego obszaru działalności zamiast jednego gigantycznego.

3. 3

   Wybierz rytm

   alerty natychmiastowe dla szybko zmieniających się kategorii, codzienne zestawienie dla pozostałych.

4. 4

   Przeglądaj co tydzień

   jeśli dostajesz szum, zawęź słowa; jeśli nic nie dostajesz, poszerz kody.

Znajdź przetargi, zanim zostaną ogłoszone#

Najlepsze oferty często przygotowuje się, zanim przetarg się ukaże. Trzy sposoby, by wyprzedzić konkurencję:

• Wstępne ogłoszenia informacyjne i wstępne konsultacje rynkowe. Wstępne ogłoszenie informuje, że zamawiający planuje zakup. Konsultacje rynkowe pozwalają wyjaśnić, co rynek może zaoferować, pod warunkiem że wszyscy otrzymują te same informacje.

• Wygasające umowy. Ogłoszenia o udzieleniu zamówienia często podają okres obowiązywania umowy. Jeśli czteroletnią umowę na sprzątanie zawarto wiosną 2023 r., nowego przetargu spodziewaj się około 2026–2027 r.

• Profile nabywców. Śledź plany zamówień i wcześniejsze przetargi zamawiających, którzy Cię interesują. Wielu z nich publikuje roczne plany postępowań.

Przykład: mała firma sprzątająca#

Firma sprzątająca z Utrechtu obsługuje biura i szkoły w swoim regionie. Jej zapisane wyszukiwania obejmują CPV 90910000 (usługi sprzątania) i hasło „schoonmaak” dla Holandii, z filtrem na jej prowincję. Firma przegląda też ogłoszenia o udzieleniu zamówienia z ostatnich czterech lat dla okolicznych szkół i gmin i notuje, kiedy kończy się każda umowa. Dwie z tych umów kończą się w przyszłym roku, więc firma kontaktuje się z zamawiającymi w trakcie ich konsultacji rynkowych i jest gotowa, gdy przetargi zostaną ogłoszone.

Częste błędy przy szukaniu przetargów#

• Śledzenie tylko TED. Umknie Ci większość przetargów poniżej progów, które często najlepiej pasują do małych firm.

• Szukanie tylko po angielsku. Ogłoszenia krajowe są w języku danego kraju.

• Zbyt wąskie kody CPV. Zamawiający często wybierają kod ogólny lub nieoczywisty.

• Zbyt późne znajdowanie przetargów. Jeśli widzisz przetarg na tydzień przed terminem, raczej nie napiszesz mocnej oferty. Alerty i śledzenie końca umów dają Ci czas.

Co dalej#

Gdy obiecujący przetarg trafi do Twojej skrzynki, kolejną umiejętnością jest szybkie przeczytanie ogłoszenia i decyzja, czy składać ofertę.