Bedrijfsdocumenten en gereedheid

Aanbestedingen vragen steeds om dezelfde papieren: verklaringen van de belastingdienst en de sociale zekerheid, verzekeringen, uittreksels uit het handelsregister, ISO-certificaten. Bedrijfsdocumenten (/team/documents) bewaart ze één keer voor de hele organisatie, houdt bij wanneer ze verlopen en laat zien welke documenten aanbestedingen in elk land meestal vragen.

Waarom zou u dit doen?#

Bij het inschrijven verklaart u vaak alleen dat u aan de eisen voldoet, bijvoorbeeld in het UEA. Maar de winnaar moet het snel bewijzen, soms binnen een paar dagen. Een verlopen belastingverklaring op dat moment kan u de opdracht kosten. Wie zijn documenten actueel houdt, is klaar wanneer het erop aankomt.

Hoe upload ik een document?#

1. 1

   Open Bedrijfsdocumenten (/team/documents). U vindt de link ook op de organisatiepagina en in het tabblad Inschrijving.

2. 2

   Sleep onder Document uploaden een bestand naar het vak of klik op Bestand kiezen.

3. 3

   Controleer het Type (herkend aan de bestandsnaam, of kies er zelf een), de datums Afgegeven en Verloopt en de Naam.

4. 4

   Klik op Uploaden.

Wie uploadt

beheerders van Pro- of Business-organisaties.

Wie downloadt

elk lid.

Formaten

PDF, PNG, JPG, DOCX, ODT, XLSX of XML.

Limieten

20 MB per bestand, 1 GB per organisatie.

Vult u geen vervaldatum in, dan geldt de gebruikelijke geldigheidsduur van het type. Verklaringen van de belastingdienst en de sociale zekerheid zijn bijvoorbeeld vaak maar ongeveer zes maanden geldig.

Status van documenten#

Elk document heeft een status:

• Geldig

• Verloopt binnenkort: nog 30 dagen of minder.

• Verloopt vóór de sluitingsdatum: getoond in een inschrijving als het document vóór de uiterste inschrijvingsdatum verloopt.

• Verlopen

Een document vernieuwen#

Krijgt u een vernieuwd certificaat, klik dan op Nieuwe versie en upload het bestand. De huidige versie blijft bewaard onder Eerdere versies, zodat u nog kunt zien wat u bij een eerdere inschrijving hebt meegestuurd.

Klaar om in te schrijven?#

Klaar om in te schrijven? toont per land welke bedrijfsdocumenten aanbestedingen daar meestal vragen en wat u al in huis hebt. Elk item is gemarkeerd als Altijd, Vaak of Alleen van de winnaar, met Hoe u dit verkrijgt: wie het afgeeft, de stappen, doorlooptijd, kosten en geldigheid.

De samenvatting luidt bijvoorbeeld "5 van 8 gereed · verlopen: 1 · ontbreekt: 2". De checklist volgt het land van uw organisatie (Spanje, Duitsland, Frankrijk, Italië, Finland en Zweden hebben een eigen lijst) en er is een algemene lijst voor elk EU-land. Beheerders stellen het land van de organisatie in op de kaart.

Herinneringen bij verlopen#

Beheerders krijgen 30 dagen en 7 dagen voordat een document verloopt een e-mail, en op de vervaldag zelf. De e-mail toont ook de gereedheidssamenvatting voor het land van uw organisatie.

Documenten gebruiken in een inschrijving#

In de checklist van de inschrijvingsassistent tonen regels die een bedrijfsdocument vragen het passende document.

• Bijvoegen uit documenten voegt het met één klik toe aan de inschrijving.

• Uploaden naar documenten zet een ontbrekend document in de kluis.

• De ZIP-export bevat de bijgevoegde documenten.

Zonder Pro#

Voor uploaden is Pro of Business nodig. Gaat uw organisatie terug naar Free, dan kunt u bestaande documenten nog steeds downloaden.