De inschrijvingsassistent

De inschrijvingsassistent brengt uw team van "deze aanbesteding ziet er goed uit" naar "de inschrijving is klaar om te ondertekenen en te uploaden". Hij leest de aanbestedingsstukken zelf, zet op een rij wat de inschrijving moet bevatten, stelt de onderdelen op en controleert ze. De assistent zit in Pro en Business en wordt betaald met de inschrijvingscredits van uw organisatie.

Voor welke aanbestedingen kan ik hem gebruiken?#

Voor aanbestedingen uit Spanje, Italië, Frankrijk en Duitsland. Bij andere landen toont het tabblad Inschrijving "Inschrijvingsassistent binnenkort beschikbaar", en blijven onze algemene gidsen van toepassing.

Hoe begin ik?#

1. 1

   Klik op de aankondigingspagina op Inschrijving voorbereiden. De aanbesteding komt in de pipeline in Inschrijven en het tabblad Inschrijving opent.

2. 2

   Of open een pipeline-item en kies het tabblad Inschrijving.

3. 3

   Controleer of de aanbestedingsstukken aanwezig zijn (zie hieronder) en klik op Documenten analyseren.

De inschrijving wordt gedeeld met iedereen in uw organisatie, zodat collega's er tegelijk aan kunnen werken.

De aanbestedingsstukken ophalen#

• Spanje (PLACSP): de assistent downloadt de PCAP, het PPT en de bijlagen zelf.

• Italië, Frankrijk, Duitsland: het tabblad toont Aanbestedingsdocumenten verkrijgen met instructies voor het platform van de aanbestedende dienst. Download de bestanden daar en upload ze hier (PDF, DOCX, ODT, XLSX, XML of ZIP, maximaal 50 MB per bestand en 200 MB per aanbesteding).

Aanbestedingsstukken zijn openbaar. De eerste geüploade set wordt daarom gedeeld met anderen die voor dezelfde aanbesteding een inschrijving voorbereiden, en de opgeslagen analyse wordt kosteloos hergebruikt. Uw concepten en antwoorden worden nooit gedeeld. Gebruik Nieuwere documenten uploaden wanneer de aanbestedende dienst rectificaties of een nota van inlichtingen publiceert.

De zes stappen#

1. Eisen#

De assistent leest elk bestand, ook gescande pagina's, en toont de procedure, de Uiterste inschrijvingsdatum, de Enveloppen, de Gunningscriteria met wegingen en paginalimieten, de Economische draagkracht en Technische bekwaamheid, Garanties, percelen en Uitsluitingsrisico's. Bij elke eis ziet u uit welk bestand, welke pagina en welk citaat ze komt, en of ze verplicht is.

Zijn de aankondiging en de stukken het niet met elkaar eens, dan ziet u "Verschillen tussen de aankondiging en de documenten".

2. Checklist#

Checklist maken (gratis) zet elke eis om in een pipelinetaak, gegroepeerd per envelop en "Na de gunning (alleen winnaar)". Elke taak heeft Hoe u dit verkrijgt: uitgevende instantie, stappen, doorlooptijd, kosten en geldigheid. Passende bedrijfsdocumenten voegt u toe met Bijvoegen uit documenten.

3. Vragen#

Zoek uit wat ontbreekt zet op een rij wat de assistent van uw bedrijf nodig heeft: referenties, personeel, aanpak, certificaten, prijzen, partners. Antwoorden worden opgeslagen in het inschrijvingsprofiel van uw organisatie en hergebruikt, zodat de assistent de volgende keer alleen vraagt wat nieuw is.

4. Concept#

Elk onderdeel (technisch plan per gunningscriterium, verklaringen, UEA, prijsformulier) kunt u laten opstellen met Dit onderdeel opstellen, opnieuw laten genereren met instructies als "korter" of "meer over ons kwaliteitssysteem", of met de hand bewerken.

5. Pakket#

Download per envelop één document als Word (DOCX) of PDF, of Alles (ZIP) met de indieninstructie en de bijgevoegde bedrijfsdocumenten. Elk lid kan downloaden.

6. Indienen#

Een stapsgewijze instructie voor het platform van de aanbesteding, met de enveloppen en bestanden van deze aanbesteding. Spanje gebruikt bijvoorbeeld de PLACSP-tool met Autofirma, en in Italië dient u in via het platform van de aanbestedende dienst met een firma digitale.

Ingebouwde controles#

Bij elke wijziging lopen de controles opnieuw:

Prijslek

prijzen of cijfers voor formulecriteria buiten de prijsenvelop; in Spanje en Italië een uitsluitingsrisico.

Paginalimiet

ongeveer 420 woorden per pagina, vergeleken met de limiet.

Nog aan te vullen

openstaande markeringen [[TO COMPLETE: …]].

Verplichte eisen

eisen die nog niet zijn afgedekt.

Landenregels

bijvoorbeeld de arbeids- en veiligheidskosten in Italië en kloppende totalen in Frankrijk.

Bedrijfsdocumenten

ontbrekend, bijna verlopen of verlopen vóór de sluitingsdatum.

Zijn er bij het exporteren nog uitsluitingsrisico's, dan lost u ze op of bevestigt u "Ik heb ze gecontroleerd; toch exporteren".

Credits#

De assistent gebruikt de inschrijvingscredits van de organisatie, niet uw wekelijkse AI-tegoed. Een volledige inschrijving kost ongeveer 20–40 credits: de analyse 6–16, de vragen ongeveer 1 en elk opgesteld onderdeel 2–4. Bij elke betaalde stap ziet u vooraf "Ongeveer N credits" en uw saldo.