Wat is het UEA (ESPD)? Uitsluitingsgronden, selectiecriteria en bewijsstukken

Voordat een aanbestedende dienst naar uw prijs of technische oplossing kijkt, controleert hij twee dingen: dat u niet bent uitgesloten van overheidsopdrachten, en dat u geschikt bent om deze opdracht uit te voeren. In de EU verklaart u beide meestal in één standaardformulier: het UEA.

Deze gids legt uit wat het UEA bevat, hoe uitsluiting en selectie werken en welke bewijsstukken u nodig hebt als u wint.

Wat is het UEA?#

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), in het Engels European Single Procurement Document (ESPD), is een gestandaardiseerde eigen verklaring die is ingevoerd bij artikel 59 van Richtlijn 2014/24/EU. Het formulier is vastgesteld bij Uitvoeringsverordening (EU) 2016/7 van de Commissie.

In plaats van bij elke inschrijving een stapel certificaten mee te sturen, verklaart u in het UEA dat:

• geen van de uitsluitingsgronden op uw bedrijf van toepassing is (of dat u maatregelen voor self-cleaning hebt genomen);

• u voldoet aan de selectiecriteria die de aanbestedende dienst heeft gesteld;

• u, waar relevant, voldoet aan de objectieve regels die worden gebruikt om gegadigden te selecteren.

Boven de Europese drempels moeten aanbestedende diensten het UEA als voorlopig bewijs aanvaarden. De aanbestedende dienst kan op elk moment om de echte bewijsstukken vragen, maar normaal levert alleen de winnaar (of, bij een procedure met twee fasen, de geselecteerde gegadigden) ze aan.

Het UEA heeft nationale namen die u in aanbestedingsstukken tegenkomt: DEUC in Spanje, DGUE in Italië, DUME in Frankrijk, EEE in Duitsland, JEDZ in Polen en UEA in Nederland.

De zes delen van het UEA#

Deel I: Informatie over de aanbestedingsprocedure#

In te vullen door de aanbestedende dienst: wie inkoopt, de procedure, het voorwerp en het referentienummer. Bouwt u het UEA op uit het verzoekbestand van de aanbestedende dienst, dan is dit deel al ingevuld.

Deel II: Informatie over de ondernemer#

De naam van uw bedrijf, uw btw- of registratienummer, adres en contactgegevens, of u een kmo/mkb-bedrijf bent, uw vertegenwoordigers (wie namens het bedrijf mag tekenen), of u in een combinatie inschrijft en met wie, of u een beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten, en of u delen van de opdracht in onderaanneming geeft.

Deel III: Uitsluitingsgronden#

Een reeks ja/nee-verklaringen over strafrechtelijke veroordelingen, betaling van belastingen en socialezekerheidsbijdragen, insolventie, ernstige beroepsfouten, belangenconflicten en meer. Zie hieronder.

Deel IV: Selectiecriteria#

Uw verklaringen over beroepsbevoegdheid, economische en financiële draagkracht, technische en beroepsbekwaamheid, en normen voor kwaliteitsbewaking en milieubeheer. De aanbestedende dienst kan u laten antwoorden met één algemeen ja, de "α"-sectie (alfa), waarmee u verklaart dat u aan alle vereiste selectiecriteria voldoet.

Deel V: Beperking van het aantal gekwalificeerde gegadigden#

Alleen bij procedures met twee fasen waarin de aanbestedende dienst een selectie maakt: u verklaart hoe u voldoet aan de objectieve criteria waarmee wordt bepaald wie wordt uitgenodigd.

Deel VI: Slotverklaringen#

U bevestigt dat de gegevens juist zijn, dat u het bewijs op verzoek kunt leveren, en u stemt ermee in dat de aanbestedende dienst documenten waar mogelijk rechtstreeks opvraagt. Daarna ondertekent u, als ondertekening vereist is.

Rechtsgrond

Richtlijn 2014/24/EU, artikel 59

Standaardformulier

Uitvoeringsverordening (EU) 2016/7

Delen

zes (I–VI)

Wie vult het in

elke inschrijver, elke deelnemer aan een combinatie en elke entiteit waarop een beroep wordt gedaan

Bewijs

meestal alleen van de winnaar

Gelijkwaardige certificaten vinden

e-Certis

Uitsluitingsgronden: waarvoor kunt u worden uitgesloten?#

Artikel 57 van de richtlijn somt de gronden op. Sommige zijn verplicht: de aanbestedende dienst moet u uitsluiten. Andere zijn facultatief: de aanbestedende dienst mag u uitsluiten als de stukken dat vermelden (het nationale recht kan ze verplicht maken).

Verplichte uitsluitingsgronden#

• een onherroepelijke veroordeling voor deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude, terroristische misdrijven, witwassen of terrorismefinanciering, of kinderarbeid en mensenhandel, van het bedrijf of van een persoon met vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid;

• het niet nakomen van verplichtingen tot betaling van belastingen of socialezekerheidsbijdragen, vastgesteld bij een onherroepelijke rechterlijke of bestuurlijke beslissing.

Facultatieve uitsluitingsgronden#

• schending van verplichtingen op het gebied van milieu-, sociaal en arbeidsrecht;

• faillissement, insolventie, liquidatie of een vergelijkbare situatie;

• een ernstige beroepsfout waardoor uw integriteit in twijfel staat;

• afspraken met andere bedrijven gericht op vervalsing van de mededinging;

• een belangenconflict dat niet op een andere manier kan worden opgelost;

• concurrentievervalsing door uw eerdere betrokkenheid bij de voorbereiding van de procedure;

• aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een eerdere overheidsopdracht die hebben geleid tot ontbinding, schadevergoeding of vergelijkbare sancties;

• het verstrekken van valse verklaringen, of een poging om de aanbestedende dienst onrechtmatig te beïnvloeden.

Self-cleaning#

Op grond van artikel 57, lid 6, kan een bedrijf dat onder een uitsluitingsgrond valt toch deelnemen als het zijn betrouwbaarheid aantoont: het heeft schade vergoed of toegezegd te vergoeden, de feiten opgehelderd door actief met de autoriteiten samen te werken, en concrete technische, organisatorische en personele maatregelen genomen om verdere strafbare feiten te voorkomen. Zonder self-cleaning duurt uitsluiting niet langer dan vijf jaar bij verplichte gronden en drie jaar bij facultatieve gronden (artikel 57, lid 7).

Selectiecriteria: bent u geschikt?#

Artikel 58 kent drie soorten selectiecriteria. Ze moeten verband houden met en in verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht, en ze werken als knock-out: wie eraan voldoet gaat door, maar scoort er geen punten mee.

Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen#

Inschrijving in een handels- of beroepsregister in uw land, of een specifieke vergunning of lidmaatschap die nodig is om de dienst te leveren (bijvoorbeeld een vergunning voor een beveiligingsbedrijf).

Economische en financiële draagkracht#

• een minimale jaaromzet, die normaal niet hoger mag zijn dan twee keer de geraamde waarde van de opdracht, tenzij de aanbestedende dienst dat motiveert;

• financiële ratio's, bijvoorbeeld tussen activa en passiva;

• een passende beroepsaansprakelijkheidsverzekering.

Technische en beroepsbekwaamheid#

• referenties van vergelijkbare opdrachten uit de afgelopen jaren (meestal tot vijf jaar voor werken en drie jaar voor leveringen en diensten), met waarden, data en opdrachtgevers;

• studie- en beroepskwalificaties van het personeel dat het werk uitvoert;

• technische uitrusting, gemiddeld personeelsbestand, beheer van de toeleveringsketen;

• normen voor kwaliteitsbewaking en milieubeheer, zoals ISO 9001 of ISO 14001, of gelijkwaardige maatregelen (artikel 62).

Voorbeeld: een klein IT-bedrijf en een omzeteis#

Een webbureau met een jaaromzet van € 400.000 ziet een aanbesteding voor een opdracht van € 300.000 met een minimale omzeteis van € 600.000, twee keer de waarde. Alleen haalt het die niet. De opties: inschrijven met een partner in een combinatie (de omzet wordt meestal opgeteld), of een beroep doen op de draagkracht van een groter bedrijf dat zijn middelen ter beschikking stelt en mogelijk hoofdelijk aansprakelijk is. Het bureau kan de aanbestedende dienst ook vragen of de eis proportioneel is, maar door het plafond van twee keer de waarde blijft deze eis binnen de regels.

Welke bewijsstukken heeft de winnaar nodig?#

Wint u, of vraagt de aanbestedende dienst er tijdens de procedure om, dan moet u het bewijs achter uw UEA leveren, meestal binnen een korte termijn zoals 10 werkdagen. Gebruikelijke documenten:

Dubbel papierwerk voorkomen#

Aanbestedende diensten mogen geen documenten vragen die ze al hebben of kosteloos uit een nationale databank kunnen halen. Veel landen hebben zulke databanken: bijvoorbeeld het virtuele dossier van de ondernemer in Italië (FVOE) en officiële lijsten van erkende ondernemers (artikel 64), zoals het Spaanse register ROLECSP, die als bewijs kunnen dienen. Wie ze gebruikt, bespaart tijd.

Inschrijven in het buitenland? Gebruik e-Certis#

De databank e-Certis van de Europese Commissie laat zien welke certificaten in elk land worden gebruikt, en welk document uit uw land overeenkomt met een eis in een ander land (artikel 61). Aanbestedende diensten moeten gelijkwaardige documenten uit andere lidstaten aanvaarden.

Het UEA invullen, stap voor stap#

1. 1

   Haal het UEA-verzoek van de aanbestedende dienst op.

   Het zit in de aanbestedingsstukken, vaak als XML-bestand, of is ingebouwd in het e-aanbestedingsplatform.

2. 2

   Open het in de juiste tool.

   Gebruik het formulier van het platform of een nationale UEA-dienst en importeer het verzoek (of een eerder UEA-antwoord dat u kunt hergebruiken).

3. 3

   Vul deel II in

   met uw bedrijfsgegevens, vertegenwoordigers en eventuele combinatiepartners, entiteiten waarop u een beroep doet en onderaannemers.

4. 4

   Beantwoord deel III eerlijk.

   Is een grond van toepassing, beschrijf dan de maatregelen voor self-cleaning.

5. 5

   Vul deel IV in

   zoals de aanbestedende dienst vraagt: het algemene α-antwoord of de afzonderlijke criteria, met cijfers die overeenkomen met uw jaarrekeningen en referenties.

6. 6

   Verzamel de UEA's van partners.

   Elke deelnemer aan een combinatie en elke entiteit waarop u een beroep doet, dient een eigen UEA in.

7. 7

   Exporteer, onderteken indien vereist en upload

   in het formaat dat de stukken voorschrijven, en bewaar een kopie voor uw volgende inschrijving.

Veelgemaakte fouten in het UEA#

• Een oud UEA gebruiken met de verkeerde procedure in deel I.

• De UEA's vergeten van combinatiepartners of van entiteiten op wier draagkracht u een beroep doet.

• Omzet of referenties opgeven die niet overeenkomen met het bewijs dat u later levert.

• Laten tekenen door iemand die geen ingeschreven vertegenwoordiger is.

• Velden leeg laten in plaats van "nee" te antwoorden.