Accords-cadres et systèmes d'acquisition dynamiques expliqués

Une grande partie de la dépense publique ne passe pas par des appels d'offres ponctuels, mais par des accords-cadres : des dispositifs de long terme dans le cadre desquels les acheteurs passent de nombreuses commandes plus modestes. Si vous manquez l'accord-cadre, vous pouvez être écarté des achats d'un acheteur pendant des années. Si vous y êtes retenu, une seule procédure peut déboucher sur des dizaines de contrats. Ce guide explique le fonctionnement des accords-cadres et des systèmes d'acquisition dynamiques, et comment les aborder quand on est une PME.

Qu'est-ce qu'un accord-cadre ?#

Un accord-cadre est un accord conclu entre un ou plusieurs acheteurs et un ou plusieurs opérateurs économiques, qui fixe les conditions des marchés à passer au cours d'une période donnée, notamment en ce qui concerne les prix et les quantités envisagées (article 33 de la directive 2014/24/UE). Il est attribué selon une procédure classique, généralement ouverte ou restreinte, avec des critères de sélection et d'attribution comme tout autre appel d'offres.

Les commandes passées dans le cadre de l'accord-cadre sont appelées marchés subséquents (ou marchés spécifiques). Elles ne peuvent pas modifier substantiellement les termes de l'accord-cadre. En France, on distingue les accords-cadres exécutés par bons de commande, lorsque toutes les conditions sont fixées, et ceux qui donnent lieu à la conclusion de marchés subséquents.

Quelle peut être la durée d'un accord-cadre ?#

Secteur public (2014/24/UE, art. 33)

4 ans au maximum, sauf cas dûment justifiés

Secteurs spéciaux (2014/25/UE, art. 51)

8 ans au maximum, sauf cas dûment justifiés

Marchés subséquents

peuvent se prolonger au-delà de la fin de l'accord-cadre s'ils sont attribués pendant sa durée, dans le respect des règles nationales

Avis d'attribution

dans les 30 jours suivant la conclusion de l'accord-cadre ; les avis relatifs aux marchés subséquents peuvent être regroupés par trimestre

Mono-attributaire ou multi-attributaire ?#

Accords-cadres mono-attributaires#

Un seul titulaire est désigné. Les marchés subséquents suivent les termes de l'accord-cadre, et l'acheteur peut demander par écrit au titulaire de compléter son offre si nécessaire.

Accords-cadres multi-attributaires#

Plusieurs titulaires sont désignés, parfois par lot. Les marchés subséquents sont attribués de l'une de ces trois façons (article 33, paragraphe 4) :

1. Attribution directe sans remise en concurrence : lorsque l'accord-cadre fixe tous les termes et les conditions objectives de choix du titulaire, par exemple un classement (« cascade ») ou une rotation.

2. Mixte : l'accord-cadre fixe tous les termes, et l'acheteur décide pour chaque commande, selon des critères objectifs, d'attribuer directement ou de remettre en concurrence.

3. Remise en concurrence : lorsque tous les termes ne sont pas fixés, la concurrence est rouverte entre les titulaires de l'accord-cadre capables d'exécuter la commande.

Comment fonctionne une remise en concurrence ?#

Lors d'une remise en concurrence (on parle aussi de mini-mise en concurrence), l'acheteur :

1. 1

   Consulte par écrit

   les titulaires de l'accord-cadre capables d'exécuter la commande.

2. 2

   Fixe un délai

   suffisant compte tenu de la complexité de la commande.

3. 3

   Garde les offres confidentielles

   jusqu'à la date limite.

4. 4

   Attribue le marché subséquent

   à la meilleure offre selon les critères d'attribution fixés dans les documents de l'accord-cadre.

Les remises en concurrence sont courtes et fréquentes. Les titulaires qui répondent vite avec une offre sur mesure en remportent la plupart.

Exemple : une petite entreprise informatique sur un accord-cadre régional#

Une centrale d'achat régionale lance un accord-cadre de quatre ans pour des services de développement logiciel, en trois lots, avec jusqu'à six titulaires par lot. Une entreprise informatique de 15 personnes ne répond qu'au lot 2 (services web), où ses références sont les plus solides, et obtient une place, classée quatrième.

Au cours des quatre années suivantes, la région et ses communes organisent des remises en concurrence sur le lot 2. L'entreprise en remporte plusieurs, chacune plus modeste qu'un appel d'offres européen autonome, mais avec moins de concurrence, puisque seuls les six titulaires peuvent répondre.

La leçon : visez le lot qui vous correspond, et considérez l'obtention de l'accord-cadre comme le début de l'effort commercial, pas comme la fin.

Qui met en place des accords-cadres ?#

• Les acheteurs individuels, pour leurs propres besoins récurrents.

• Les centrales d'achat, qui gèrent des accords-cadres utilisés par de nombreux organismes publics, par exemple Hansel en Finlande, Consip en Italie et l'UGAP en France. Leurs accords-cadres peuvent être importants et couvrir tout le pays.

• Les achats conjoints de plusieurs acheteurs, parfois transfrontaliers.

Les accords-cadres des centrales d'achat ont souvent des exigences de sélection élevées. L'allotissement, les découpages régionaux et les groupements les rendent accessibles aux PME.

Qu'est-ce qu'un système d'acquisition dynamique (SAD) ?#

Un SAD est un processus entièrement électronique destiné aux achats d'usage courant, ouvert pendant toute sa durée de validité (article 34 de la directive 2014/24/UE). Il suit les règles de la procédure restreinte :

• Toute entreprise peut y entrer à tout moment pendant sa durée si elle satisfait aux critères de sélection. Le nombre de participants n'est pas limité.

• Demandes de participation : au moins 30 jours lors de la mise en place.

• Chaque marché spécifique est attribué après invitation de tous les participants admis (ou de ceux de la catégorie concernée), avec un délai d'au moins 10 jours pour remettre une offre.

• Aucun frais ne peut être facturé aux entreprises intéressées par le SAD ou qui y participent.

Si vous avez manqué le lancement, un SAD vous reste ouvert. C'est ce qui le distingue fondamentalement d'un accord-cadre.

Accord-cadre ou SAD : lequel convient le mieux à une PME ?#

Comment décrocher une place sur un accord-cadre#

• Lisez le mécanisme d'attribution des marchés subséquents avant de répondre. Une cascade récompense la première place ; une remise en concurrence récompense la réactivité.

• Vérifiez le montant maximal et le volume prévisionnel. L'avis indique souvent un montant maximal sur toute la durée, mais le volume réel peut être bien inférieur et n'est généralement pas garanti.

• Chiffrez pour toute la durée. Vérifiez si une révision des prix est prévue ; sinon, l'inflation rognera votre marge sur quatre ans.

• Répondez aux lots que vous pouvez bien servir plutôt qu'à tous.

• Anticipez vos capacités : certains accords-cadres pénalisent les titulaires qui déclinent des commandes.

Pourquoi les accords-cadres comptent pour trouver des marchés#

Les marchés subséquents font rarement l'objet d'avis publics distincts. Si vous ne surveillez que les nouveaux avis de marché, vous voyez l'accord-cadre une fois, puis plus rien pendant quatre ans. À la place :

• repérez les avis d'accords-cadres dans votre domaine et notez leur date de fin ;

• suivez les acheteurs et centrales d'achat qui y recourent ;

• préparez le renouvellement avant la fin de l'accord-cadre.