Les procédures de marchés publics expliquées : ouverte, restreinte, négociée et autres

Quand vous ouvrez un appel d'offres, l'une des premières choses à vérifier est la procédure. C'est elle qui détermine si vous remettez une offre complète tout de suite ou si vous devez d'abord prouver votre capacité, si vous pouvez négocier et de combien de temps vous disposez.

Ce guide présente les procédures de la directive « secteur public » (2014/24/UE), ainsi que les accords-cadres et les systèmes d'acquisition dynamiques, et signale les différences pour les secteurs spéciaux et les marchés sous les seuils.

Pourquoi la procédure vous concerne-t-elle ?#

• Effort : dans une procédure en une étape, chacun rédige une offre complète ; dans une procédure en deux étapes, vous envoyez d'abord une demande de participation, plus légère.

• Chances : en procédure restreinte, si vous êtes retenu, vous n'affrontez qu'une poignée de concurrents au lieu de tout le marché.

• Souplesse : les procédures négociées permettent d'améliorer votre offre après un retour de l'acheteur ; pas les procédures ouvertes.

• Calendrier : chaque procédure a ses propres délais minimaux.

La procédure ouverte#

La procédure ouverte (article 27) est la plus courante. Toute entreprise intéressée peut présenter une offre. Votre pli contient à la fois les éléments relatifs à votre candidature (en général le DUME) et votre offre.

Qui peut répondre

tout le monde

Étapes

une

Délai minimal

35 jours à compter de l'envoi de l'avis

Avec remise électronique

30 jours

Après un avis de préinformation ou en cas d'urgence

15 jours

Négociation

interdite

Adaptée à : les fournitures et services standard que l'acheteur peut décrire précisément. La plupart des opportunités pour les PME sont des procédures ouvertes.

Attention : comme tout le monde peut répondre, la concurrence peut être rude, et tout l'effort de rédaction se fait d'emblée.

La procédure restreinte#

La procédure restreinte (article 28) se déroule en deux étapes :

1. Les entreprises remettent une demande de participation avec les éléments relatifs à leur candidature. Délai minimal : 30 jours.

2. L'acheteur sélectionne les candidats qualifiés, au moins cinq s'il y en a suffisamment, et les invite à présenter une offre. Délai minimal de 30 jours pour les offres, réduit de 5 jours en cas de remise électronique, ou de 10 jours après un avis de préinformation.

Les autorités publiques autres que centrales (régions, communes) peuvent, si le droit national le permet, fixer la date limite des offres d'un commun accord avec les candidats retenus, avec un minimum de 10 jours à défaut d'accord.

Adaptée à : les marchés plus importants, pour lesquels préparer une offre complète coûte cher. Les acheteurs limitent ainsi le nombre d'offres à évaluer.

La procédure concurrentielle avec négociation#

La procédure concurrentielle avec négociation (article 29) commence comme une procédure restreinte : demandes de participation, puis sélection (au moins trois candidats). Les entreprises retenues remettent des offres initiales, que l'acheteur négocie pour les améliorer. Enfin, chacun remet une offre finale.

Les exigences minimales et les critères d'attribution fixés dans les documents ne sont pas négociables. Tout le reste (périmètre détaillé, livraison, prix) peut l'être. L'acheteur peut aussi se réserver la possibilité d'attribuer le marché sur la base des offres initiales, sans négociation.

Quand les acheteurs peuvent-ils y recourir ? L'article 26, paragraphe 4, l'autorise (comme le dialogue compétitif), notamment lorsque :

• le besoin de l'acheteur ne peut être satisfait sans adapter des solutions immédiatement disponibles ;

• le marché comporte de la conception ou des solutions innovantes ;

• le marché est complexe sur le plan juridique ou financier, ou présente des risques qui nécessitent une négociation ;

• les spécifications techniques ne peuvent pas être établies avec une précision suffisante ;

• une procédure ouverte ou restreinte antérieure n'a donné lieu qu'à des offres irrégulières ou inacceptables.

Le dialogue compétitif#

Dans un dialogue compétitif (article 30), l'acheteur décrit ses besoins et les critères d'attribution, retient au moins trois candidats, puis mène un dialogue avec chacun pour définir une ou plusieurs solutions. À l'issue du dialogue, les participants remettent leur offre finale sur la base des solutions retenues.

Il sert aux projets complexes : grands systèmes d'information, partenariats public-privé, infrastructures majeures. L'attribution se fait toujours sur le meilleur rapport qualité-prix. Les dialogues peuvent être longs et exigeants : assurez-vous que le marché justifie l'effort.

Le partenariat d'innovation#

Le partenariat d'innovation (article 31) permet d'acheter quelque chose qui n'existe pas encore sur le marché. L'acheteur choisit un ou plusieurs partenaires, qui mènent des activités de recherche et développement par phases avec des objectifs intermédiaires ; l'acheteur acquiert ensuite les produits, services ou travaux qui en résultent, à condition qu'ils atteignent les niveaux de performance et les coûts maximaux convenus.

Il est rare, mais mérite d'être connu si vous êtes une entreprise innovante : il combine financement de la R&D et premier client.

La procédure négociée sans publication préalable#

C'est l'exception (article 32). L'acheteur négocie directement avec une ou quelques entreprises sans publier d'appel à la concurrence. Elle n'est permise que dans des cas limités, par exemple :

• aucune offre appropriée n'a été déposée dans une procédure ouverte ou restreinte antérieure ;

• une seule entreprise peut exécuter le marché, pour des raisons techniques, du fait de droits d'exclusivité ou parce qu'il s'agit d'une œuvre d'art unique ;

• l'urgence impérieuse résultant d'événements imprévisibles pour l'acheteur ;

• certaines livraisons complémentaires du fournisseur initial.

En général, vous n'en avez connaissance qu'a posteriori, par un avis d'attribution ou un avis en vue d'assurer une transparence ex ante volontaire, que l'acheteur peut publier pour annoncer une attribution directe avant de signer.

Les accords-cadres#

Un accord-cadre (article 33) n'est pas une procédure en soi. C'est un accord attribué selon l'une des procédures ci-dessus, qui fixe les conditions des commandes futures (marchés subséquents ou bons de commande) sur une période, normalement de quatre ans au maximum (huit ans dans les secteurs spéciaux). Il peut être conclu avec un ou plusieurs opérateurs. Avec plusieurs titulaires, les commandes sont passées soit directement selon les termes de l'accord-cadre, soit après une remise en concurrence.

Les systèmes d'acquisition dynamiques (SAD)#

Un système d'acquisition dynamique (article 34) est un processus entièrement électronique destiné aux achats d'usage courant. Il est mis en place selon les règles de la procédure restreinte, mais contrairement à un accord-cadre, il reste ouvert à de nouveaux participants pendant toute sa durée : toute entreprise qui satisfait aux critères de sélection doit être admise, sans limite de nombre. Chaque marché spécifique est ensuite mis en concurrence entre les participants.

Demandes de participation

au moins 30 jours au lancement

Admission ultérieure

à tout moment pendant la durée du SAD

Offres pour chaque marché

au moins 10 jours

Frais d'admission

interdits

Autres outils que vous pouvez rencontrer#

• Enchères électroniques (article 35) : après une première évaluation, les soumissionnaires améliorent leurs prix (ou d'autres valeurs quantifiables) en ligne, en temps réel.

• Catalogues électroniques (article 36) : offres ou commandes présentées sous forme de catalogue.

• Concours (article 78 et suivants) : un jury choisit un plan ou un projet, souvent en architecture et en urbanisme.

Le régime assoupli pour les services sociaux et autres services spécifiques#

Les services de santé, sociaux, d'éducation, culturels et certains autres services énumérés à l'annexe XIV de la directive relèvent d'un régime assoupli (articles 74 à 77) au-delà d'un seuil plus élevé (750 000 € pour 2026-2027). Les acheteurs doivent publier un avis et respecter les principes fondamentaux, mais ils peuvent organiser la procédure librement dans le cadre des règles nationales.

Quelles différences pour les secteurs spéciaux et les concessions ?#

Selon la directive « secteurs spéciaux » (2014/25/UE), les entités adjudicatrices peuvent choisir librement la procédure ouverte, restreinte ou négociée avec mise en concurrence préalable, et les accords-cadres peuvent durer jusqu'à huit ans. Pour les concessions (2014/23/UE), les acheteurs disposent d'une liberté encore plus grande pour organiser la procédure, à condition de publier un avis et de respecter les principes.

Et sous les seuils ?#

Sous les seuils européens, ce sont les règles nationales qui s'appliquent, et chaque pays a ses propres procédures simplifiées. Quelques exemples :

• France : la procédure adaptée (MAPA), dans laquelle l'acheteur adapte la procédure aux caractéristiques du marché.

• Belgique : les marchés de faible montant, conclus sur simple facture acceptée, et la procédure négociée sans publication préalable sous les seuils nationaux.

• Allemagne : les procédures de l'UVgO pour les fournitures et services et du VOB/A pour les travaux, comme l'öffentliche Ausschreibung et la beschränkte Ausschreibung.

• Espagne : la procédure ouverte simplifiée (procedimiento abierto simplificado) et les marchés mineurs pour les petits achats.

• Italie : les attributions directes et les procédures négociées sur invitation sous les seuils nationaux.

Les documents de la consultation indiquent toujours la procédure et les règles applicables.

Exemple : une entreprise, trois procédures#

Un cabinet de conseil informatique de 25 personnes basé à Dublin répond à trois marchés en un an :

• une procédure ouverte pour la maintenance du site web d'une université : offre complète, 30 jours, notation 60 % qualité, 40 % prix ;

• une procédure restreinte pour la plateforme de données d'un ministère : il envoie une demande de participation avec trois références solides, est retenu parmi six candidats, puis dispose de 25 jours pour remettre son offre ;

• une procédure concurrentielle avec négociation pour le logiciel de planification d'un hôpital : après les offres initiales, deux tours de négociation affinent le périmètre et le prix avant l'offre finale.

Chacune demandait une organisation différente, et c'est la lecture de la procédure qui a indiqué à l'entreprise laquelle.