Acuerdos marco y sistemas dinámicos de adquisición: guía práctica

Gran parte del gasto público no pasa por licitaciones puntuales, sino por acuerdos marco: acuerdos a largo plazo con los que los órganos de contratación hacen muchos encargos más pequeños. Si se le escapa el acuerdo marco, puede quedarse fuera del gasto de un comprador durante años. Si consigue un puesto, un solo procedimiento puede traducirse en decenas de contratos. Esta guía explica cómo funcionan los acuerdos marco y los sistemas dinámicos de adquisición y cómo abordarlos siendo una pequeña o mediana empresa.

¿Qué es un acuerdo marco?#

Un acuerdo marco es un acuerdo entre uno o varios órganos de contratación y uno o varios proveedores que fija las condiciones de los contratos que se adjudicarán durante un periodo determinado, en particular los precios y, en su caso, las cantidades previstas (artículo 33 de la Directiva 2014/24/UE). Se adjudica mediante un procedimiento ordinario, normalmente abierto o restringido, con criterios de selección y adjudicación como cualquier otra licitación.

Los encargos realizados al amparo del acuerdo marco se llaman contratos basados (o contratos específicos). No pueden modificar sustancialmente las condiciones del acuerdo marco.

¿Cuánto puede durar un acuerdo marco?#

Sector público (2014/24/UE, art. 33)

un máximo de 4 años, salvo casos debidamente justificados

Sectores especiales (2014/25/UE, art. 51)

un máximo de 8 años, salvo casos debidamente justificados

Contratos basados

pueden prolongarse más allá del fin del acuerdo marco si se adjudican durante su vigencia, dentro de las normas nacionales

Anuncio de adjudicación

en un plazo de 30 días desde la celebración del acuerdo marco; los anuncios de los contratos basados pueden agruparse trimestralmente

¿Con un solo proveedor o con varios?#

Acuerdos marco con un solo proveedor#

Se designa un único proveedor. Los contratos basados siguen las condiciones del acuerdo marco, y el órgano de contratación puede pedir por escrito al proveedor que complete su oferta si es necesario.

Acuerdos marco con varios proveedores#

Se designan varios proveedores, a veces por lote. Los contratos basados se adjudican de una de estas tres formas (artículo 33, apartado 4):

1. Adjudicación directa sin nueva licitación: cuando el acuerdo marco fija todas las condiciones y los criterios objetivos para elegir al proveedor, como una clasificación («en cascada») o un sistema de rotación.

2. Mixta: el acuerdo marco fija todas las condiciones, y el órgano decide en cada encargo, con criterios objetivos, si adjudica directamente o convoca una nueva licitación.

3. Nueva licitación: cuando no todas las condiciones están fijadas, se vuelve a convocar a los proveedores del acuerdo marco capaces de ejecutar el encargo.

¿Cómo funciona una nueva licitación dentro del acuerdo marco?#

En una nueva licitación (también llamada segunda licitación o minicompetición), el órgano de contratación:

1. 1

   Consulta por escrito

   a los proveedores del acuerdo marco capaces de ejecutar el encargo.

2. 2

   Fija un plazo

   suficiente según la complejidad del encargo.

3. 3

   Mantiene la confidencialidad de las ofertas

   hasta que vence el plazo.

4. 4

   Adjudica el contrato basado

   a la mejor oferta según los criterios de adjudicación establecidos en los pliegos del acuerdo marco.

Estas licitaciones son cortas y frecuentes. Los proveedores que responden rápido con una oferta adaptada ganan la mayoría.

Ejemplo: una pequeña empresa informática en un acuerdo marco regional#

Una central de compras regional licita un acuerdo marco de cuatro años de servicios de desarrollo de software, en tres lotes, con hasta seis proveedores por lote. Una empresa informática de 15 personas licita solo al lote 2 (servicios web), donde sus referencias son más sólidas, y consigue un puesto, cuarta en la clasificación.

Durante los cuatro años siguientes, la región y sus municipios convocan nuevas licitaciones dentro del lote 2. La empresa gana varias, cada una más pequeña que una licitación europea independiente pero con menos competencia, porque solo pueden licitar los seis proveedores del acuerdo marco.

La lección: apunte al lote que le encaja y considere que ganar el acuerdo marco es el inicio del esfuerzo comercial, no el final.

¿Quién gestiona los acuerdos marco?#

• Órganos de contratación individuales, para sus propias necesidades recurrentes.

• Centrales de compras que gestionan acuerdos marco utilizados por muchos organismos públicos, por ejemplo Hansel en Finlandia, Consip en Italia y UGAP en Francia. Sus acuerdos marco pueden ser grandes y de ámbito nacional.

• Contratación conjunta de varios órganos, a veces de distintos países.

Los acuerdos marco de las centrales de compras suelen tener requisitos de selección elevados. Los lotes, la división por regiones y las agrupaciones los hacen accesibles a las pymes.

¿Qué es un sistema dinámico de adquisición (SDA)?#

Un SDA es un proceso totalmente electrónico para compras de uso corriente, abierto durante toda su vigencia (artículo 34 de la Directiva 2014/24/UE). Sigue las normas del procedimiento restringido:

• Cualquiera puede incorporarse en cualquier momento de su vigencia si cumple los criterios de selección. El número de participantes no está limitado.

• Solicitudes de participación: al menos 30 días en la puesta en marcha.

• Cada contrato específico se adjudica mediante una invitación a todos los participantes admitidos (o a los de la categoría correspondiente), con al menos 10 días para presentar oferta.

• No pueden cobrarse cuotas a las empresas interesadas o participantes en el SDA.

Si se perdió el inicio, el SDA sigue abierto para usted. Eso lo diferencia mucho de un acuerdo marco.

Acuerdo marco o SDA: ¿qué es mejor para una pyme?#

Cómo conseguir un puesto en un acuerdo marco#

• Lea el mecanismo de adjudicación de los contratos basados antes de licitar. Una cascada premia el primer puesto; una nueva licitación premia la flexibilidad.

• Compruebe el valor máximo y el volumen previsto. El anuncio suele indicar un valor máximo para toda la vigencia, pero el volumen real puede ser mucho menor y normalmente no está garantizado.

• Calcule el precio para toda la vigencia. Compruebe si se permite la revisión de precios; si no, la inflación se comerá su margen en cuatro años.

• Licite a los lotes que pueda atender bien en lugar de a todos.

• Planifique la capacidad: algunos acuerdos marco penalizan a los proveedores que rechazan encargos.

Por qué los acuerdos marco importan para encontrar licitaciones#

Los contratos basados en acuerdos marco rara vez se publican como anuncios independientes. Si solo sigue los nuevos anuncios de licitación, verá el acuerdo marco una vez y después nada durante cuatro años. En lugar de eso:

• esté atento a los anuncios de acuerdos marco de su sector y anote sus fechas de fin;

• siga a los órganos de contratación y centrales de compras que los utilizan;

• prepárese para la nueva licitación antes de que termine el acuerdo marco.