Procedimientos de contratación pública: abierto, restringido, con negociación y más

Cuando abre una licitación, una de las primeras cosas que debe comprobar es el procedimiento. Determina si presenta ya una oferta completa o primero acredita que cumple los requisitos, si puede negociar y de cuánto tiempo dispone.

Esta guía repasa los procedimientos de la directiva del sector público (2014/24/UE), además de los acuerdos marco y los sistemas dinámicos de adquisición, e indica en qué cambian las cosas en los sectores especiales y por debajo de los umbrales.

¿Por qué le importa el procedimiento?#

• Esfuerzo: en un procedimiento de una fase todos redactan una oferta completa; en uno de dos fases primero envía una solicitud de participación, más ligera.

• Probabilidades: en un procedimiento restringido, si queda seleccionado compite con unos pocos rivales en lugar de con todos.

• Flexibilidad: los procedimientos con negociación le permiten mejorar su oferta tras recibir comentarios; los abiertos, no.

• Calendario: cada procedimiento tiene sus propios plazos mínimos.

El procedimiento abierto#

El procedimiento abierto (artículo 27) es el más habitual. Cualquier empresa interesada puede presentar una oferta. Su oferta contiene tanto la información sobre su aptitud (normalmente el DEUC) como su proposición.

Quién puede licitar

cualquiera

Fases

una

Plazo mínimo

35 días desde el envío del anuncio

Con presentación electrónica

30 días

Tras un anuncio de información previa, o por urgencia

15 días

Negociación

no permitida

Adecuado para: suministros y servicios estándar en los que el órgano de contratación puede describir con exactitud lo que quiere. La mayoría de las oportunidades para pymes son procedimientos abiertos.

Cuidado con: como cualquiera puede licitar, la competencia puede ser feroz, y todo el esfuerzo de la oferta se hace al principio.

El procedimiento restringido#

El procedimiento restringido (artículo 28) tiene dos fases:

1. Las empresas presentan una solicitud de participación con la información sobre su aptitud. Mínimo 30 días.

2. El órgano de contratación selecciona a los candidatos que cumplen los requisitos, al menos cinco si hay suficientes, y les invita a presentar ofertas. Mínimo 30 días para las ofertas, reducidos en 5 días con presentación electrónica, o 10 días tras un anuncio de información previa.

Los poderes adjudicadores subcentrales (regiones, municipios) pueden, si el Derecho nacional lo permite, fijar el plazo de ofertas de común acuerdo con los candidatos seleccionados, con un mínimo de 10 días si no hay acuerdo.

Adecuado para: contratos más grandes en los que preparar una oferta completa es costoso. Los órganos de contratación usan la preselección para que la evaluación sea manejable.

El procedimiento de licitación con negociación#

El procedimiento de licitación con negociación (artículo 29) empieza como uno restringido: solicitudes de participación y después una preselección (al menos tres). Las empresas seleccionadas presentan ofertas iniciales, que el órgano de contratación negocia para mejorarlas. Por último, todos presentan una oferta definitiva.

Los requisitos mínimos y los criterios de adjudicación fijados en los pliegos no son negociables. Todo lo demás (detalles del alcance, entrega, precio) sí. El órgano de contratación también puede reservarse el derecho a adjudicar sobre la base de las ofertas iniciales sin negociar.

¿Cuándo pueden usarlo los órganos de contratación? El artículo 26, apartado 4, lo permite (al igual que el diálogo competitivo) cuando, entre otros motivos:

• las necesidades del órgano no pueden satisfacerse sin adaptar soluciones fácilmente disponibles;

• el contrato incluye un proyecto o soluciones innovadoras;

• el contrato es complejo desde el punto de vista jurídico o financiero, o tiene riesgos que requieren negociación;

• las especificaciones técnicas no pueden establecerse con suficiente precisión;

• un procedimiento abierto o restringido anterior solo dio lugar a ofertas irregulares o inaceptables.

Diálogo competitivo#

En el diálogo competitivo (artículo 30), el órgano de contratación describe sus necesidades y los criterios de adjudicación, selecciona al menos a tres candidatos y mantiene con cada uno un diálogo para desarrollar una o varias soluciones. Al terminar el diálogo, los participantes presentan sus ofertas definitivas basadas en las soluciones identificadas.

Se utiliza en proyectos complejos: grandes sistemas informáticos, colaboraciones público-privadas, grandes infraestructuras. La adjudicación siempre se basa en la mejor relación calidad-precio. Los diálogos pueden ser largos y exigentes, así que asegúrese de que el contrato justifica el esfuerzo.

Asociación para la innovación#

La asociación para la innovación (artículo 31) sirve para comprar algo que todavía no existe en el mercado. El órgano de contratación selecciona a uno o varios socios, que realizan la investigación y el desarrollo por fases con objetivos intermedios, y después adquiere los productos, servicios u obras resultantes, siempre que alcancen los niveles de rendimiento y los costes máximos acordados.

Es poco frecuente, pero conviene conocerla si su empresa es innovadora: combina financiación de I+D y un primer cliente.

Procedimiento negociado sin publicación previa#

Es la excepción (artículo 32). El órgano de contratación negocia directamente con una o pocas empresas sin publicar una convocatoria de licitación. Solo se permite en casos tasados, por ejemplo:

• no se recibieron ofertas adecuadas en un procedimiento abierto o restringido anterior;

• solo una empresa puede ejecutar el contrato, por razones técnicas, por derechos exclusivos o porque se trata de una obra de arte única;

• una urgencia imperiosa derivada de acontecimientos que el órgano no podía prever;

• determinadas entregas adicionales del proveedor inicial.

Normalmente se enterará de ellos solo después, por un anuncio de adjudicación o por un anuncio de transparencia previa voluntaria, que los órganos de contratación pueden publicar para anunciar una adjudicación directa prevista antes de formalizarla.

Acuerdos marco#

Un acuerdo marco (artículo 33) no es un procedimiento en sí mismo. Es un acuerdo adjudicado mediante uno de los procedimientos anteriores que fija las condiciones de los futuros encargos (contratos basados) durante un periodo, normalmente de cuatro años como máximo (ocho en los sectores especiales). Puede tener un solo proveedor o varios. Con varios, los contratos basados se adjudican directamente con arreglo a las condiciones del acuerdo o tras una nueva licitación entre las empresas del acuerdo.

Sistemas dinámicos de adquisición (SDA)#

Un sistema dinámico de adquisición (artículo 34) es un proceso totalmente electrónico para compras de uso corriente. Se pone en marcha con un procedimiento restringido, pero a diferencia de un acuerdo marco permanece abierto a nuevos participantes durante toda su vigencia: debe admitirse a cualquier empresa que cumpla los criterios de selección, sin límite de participantes. Después, cada contrato específico se licita entre los participantes.

Solicitudes de participación

al menos 30 días al inicio

Admisión posterior

en cualquier momento durante la vigencia del SDA

Ofertas para cada contrato

al menos 10 días

Cuotas de adhesión

no permitidas

Otras herramientas que puede encontrar#

• Subastas electrónicas (artículo 35): tras una primera evaluación, los licitadores mejoran sus precios (u otros valores cuantificables) en línea y en tiempo real.

• Catálogos electrónicos (artículo 36): ofertas o encargos en formato de catálogo.

• Concursos de proyectos (artículo 78 y siguientes): un jurado selecciona un plano o proyecto, a menudo en arquitectura y urbanismo.

El régimen especial para servicios sociales y otros servicios específicos#

Los servicios sanitarios, sociales, educativos, culturales y otros servicios enumerados en el anexo XIV de la directiva siguen un régimen simplificado (artículos 74–77) a partir de un umbral más alto (750.000 € para 2026–2027). Los órganos de contratación deben publicar un anuncio y respetar los principios básicos, pero pueden diseñar el procedimiento dentro de las normas nacionales.

¿En qué se diferencian los sectores especiales y las concesiones?#

Con arreglo a la directiva de sectores especiales (2014/25/UE), las entidades adjudicadoras pueden elegir libremente el procedimiento abierto, el restringido o el negociado con convocatoria de licitación previa, y los acuerdos marco pueden durar hasta ocho años. En las concesiones (2014/23/UE), los órganos tienen aún más libertad para organizar el procedimiento, siempre que publiquen un anuncio y respeten los principios.

¿Y las licitaciones por debajo de los umbrales?#

Por debajo de los umbrales de la UE se aplican las normas nacionales, y cada país tiene sus propios procedimientos simplificados. Algunos ejemplos:

• Francia: la procédure adaptée (MAPA), en la que el comprador adapta el procedimiento al contrato.

• Alemania: los procedimientos de la UVgO para suministros y servicios y de la VOB/A para obras, como la öffentliche Ausschreibung y la beschränkte Ausschreibung.

• España: el procedimiento abierto simplificado y los contratos menores para compras pequeñas.

• Italia: adjudicaciones directas y procedimientos negociados con invitación por debajo de los límites nacionales.

Los pliegos siempre indican el procedimiento y las normas aplicables.

Ejemplo: una empresa, tres procedimientos#

Una consultora informática de 25 personas de Dublín licita a tres contratos en un año:

• un procedimiento abierto para el mantenimiento de la web de una universidad: oferta completa, 30 días, puntuación 60 % calidad y 40 % precio;

• un procedimiento restringido para la plataforma de datos de un ministerio: envía una solicitud de participación con tres referencias sólidas, queda seleccionada entre seis y después tiene 25 días para presentar oferta;

• un procedimiento de licitación con negociación para el sistema de planificación de turnos de un hospital: tras las ofertas iniciales, dos rondas de negociación afinan el alcance y el precio antes de la oferta definitiva.

Cada uno requería una planificación distinta, y leer primero el procedimiento le indicó a la empresa cuál.