Unternehmensdokumente und Angebotsbereitschaft

Vergabeverfahren verlangen immer wieder dieselben Papiere: Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt und Sozialversicherung, Versicherungsnachweise, Registerauszüge, ISO-Zertifikate. Unternehmensdokumente (/team/documents) speichert sie einmal für die ganze Organisation, behält ihre Gültigkeit im Blick und zeigt, welche Nachweise in welchem Land üblicherweise verlangt werden.

Wozu das Ganze?#

Bei der Angebotsabgabe erklären Sie oft nur, dass Sie die Anforderungen erfüllen, zum Beispiel in der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE). Der Zuschlagsempfänger muss das aber schnell belegen, manchmal innerhalb weniger Tage. Eine abgelaufene Bescheinigung des Finanzamts kann Sie in diesem Moment den Auftrag kosten. Wer seine Dokumente aktuell hält, ist bereit, wenn es darauf ankommt.

Wie lade ich ein Dokument hoch?#

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   Öffnen Sie Unternehmensdokumente (/team/documents). Der Bereich ist auch von der Organisationsseite und vom Tab „Angebot“ aus verlinkt.

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   Ziehen Sie unter Dokument hochladen eine Datei hinein oder klicken Sie auf Datei auswählen.

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   Prüfen Sie den Typ (aus dem Dateinamen erkannt oder selbst gewählt), die Daten Ausgestellt und Gültig bis sowie den Namen.

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   Klicken Sie auf Hochladen.

Wer hochlädt

Admins von Pro- oder Business-Organisationen.

Wer herunterlädt

jedes Mitglied.

Formate

PDF, PNG, JPG, DOCX, ODT, XLSX oder XML.

Grenzen

20 MB pro Datei, 1 GB pro Organisation.

Geben Sie kein Ablaufdatum ein, wird die übliche Gültigkeit des Dokumenttyps verwendet. Bescheinigungen von Finanzamt und Sozialversicherung sind zum Beispiel oft nur etwa sechs Monate gültig.

Dokumentstatus#

Jedes Dokument zeigt einen Status:

• Gültig

• Läuft bald ab: noch 30 Tage oder weniger.

• Läuft vor der Frist ab: wird in einem Angebot angezeigt, wenn das Dokument vor der Angebotsfrist abläuft.

• Abgelaufen

Ein Dokument erneuern#

Erhalten Sie eine erneuerte Bescheinigung, klicken Sie auf Neue Version und laden Sie die Datei hoch. Die bisherige Version bleibt unter Frühere Versionen erhalten, sodass Sie weiterhin sehen, was Sie mit einem älteren Angebot eingereicht haben.

Bereit zur Angebotsabgabe?#

Bereit zur Angebotsabgabe? zeigt je Land die Unternehmensdokumente, die dort üblicherweise verlangt werden, und was Sie davon schon hinterlegt haben. Jeder Eintrag ist mit Immer, Häufig oder Nur Zuschlagsempfänger gekennzeichnet, dazu So erhalten Sie es: ausstellende Stelle, Schritte, Dauer, Kosten und Gültigkeit.

Die Zusammenfassung lautet etwa „5 von 8 bereit · abgelaufen: 1 · fehlend: 2“. Die Checkliste richtet sich nach dem Land Ihrer Organisation (Spanien, Deutschland, Frankreich, Italien, Finnland und Schweden haben eigene Listen); dazu gibt es eine allgemeine Liste für jedes EU-Land. Administratoren legen das Land der Organisation auf der Karte fest.

Erinnerungen an den Ablauf#

Admins erhalten E-Mails 30 Tage und 7 Tage vor Ablauf eines Dokuments sowie am Ablaufdatum. Die E-Mail zeigt auch die Bereitschaftsübersicht für das Land Ihrer Organisation.

Dokumente in einem Angebot verwenden#

In der Checkliste des Angebotsassistenten zeigen Zeilen, die ein Unternehmensdokument erfordern, das passende Dokument an.

• Aus Dokumenten beifügen fügt es mit einem Klick dem Angebot hinzu.

• In Dokumente hochladen ergänzt ein fehlendes Dokument in der Ablage.

• Der ZIP-Export enthält die beigefügten Dokumente.

Ohne Pro#

Zum Hochladen brauchen Sie Pro oder Business. Wechselt Ihre Organisation zurück zu Free, können vorhandene Dokumente weiterhin heruntergeladen werden.