Documenti aziendali e preparazione

Le gare chiedono sempre gli stessi documenti: certificati di regolarità fiscale e contributiva, polizze assicurative, visure camerali, certificazioni ISO. Documenti aziendali (/team/documents) li conserva una sola volta per tutta l'organizzazione, ne controlla la scadenza e mostra quali sono di solito richiesti dalle gare in ciascun paese.

Perché farlo?#

In fase di offerta spesso basta dichiarare di possedere i requisiti, ad esempio nel DGUE. Ma l'aggiudicatario deve dimostrarlo in fretta, a volte nel giro di pochi giorni. Un certificato di regolarità fiscale scaduto in quel momento può farti perdere il contratto. Tenere i documenti aggiornati significa essere pronti quando conta.

Come si carica un documento?#

1. 1

   Apri Documenti aziendali (/team/documents). Il link è presente anche nella pagina dell'organizzazione e nella scheda Offerta.

2. 2

   In Carica un documento, trascina un file oppure fai clic su Scegli un file.

3. 3

   Controlla il Tipo (riconosciuto dal nome del file, oppure sceglilo tu), le date di Rilascio e Scadenza e il Nome.

4. 4

   Fai clic su Carica.

Chi carica

gli amministratori delle organizzazioni Pro o Business.

Chi scarica

tutti i membri.

Formati

PDF, PNG, JPG, DOCX, ODT, XLSX o XML.

Limiti

20 MB per file, 1 GB per organizzazione.

Se non inserisci una data di scadenza, si usa la validità abituale per quel tipo di documento. I certificati di regolarità fiscale e contributiva, per esempio, spesso valgono solo circa sei mesi (in Italia il DURC dura 120 giorni).

Stato del documento#

Ogni documento mostra uno stato:

• Valido

• In scadenza: mancano 30 giorni o meno.

• Scade prima del termine: compare in un'offerta quando il documento scade prima del termine di presentazione.

• Scaduto

Rinnovare un documento#

Quando ricevi un certificato rinnovato, fai clic su Nuova versione e carica il file. Quello attuale viene conservato in Versioni precedenti, così puoi ancora vedere cosa hai inviato con un'offerta passata.

Pronto per partecipare?#

Pronto per partecipare? mostra, per ciascun paese, i documenti aziendali che le gare lì richiedono di solito e quelli che hai già archiviato. Ogni voce è contrassegnata come Sempre, Spesso o Solo all'aggiudicatario, con Come ottenerlo: chi lo rilascia, i passaggi, i tempi, i costi e la validità.

Il riepilogo appare come "5 di 8 pronti · scaduti: 1 · mancanti: 2". La checklist segue il paese della tua organizzazione (Spagna, Germania, Francia, Italia, Finlandia e Svezia hanno una lista propria) e c'è una lista generale per qualsiasi paese UE. Gli amministratori impostano il paese dell'organizzazione nella scheda.

Promemoria di scadenza#

Gli amministratori ricevono un'e-mail 30 e 7 giorni prima della scadenza di un documento e il giorno stesso della scadenza. L'e-mail riporta anche il riepilogo di preparazione per il paese della tua organizzazione.

Usare i documenti in un'offerta#

Nella checklist dell'assistente per le offerte, le righe che richiedono un documento aziendale mostrano quello corrispondente.

• Allega dai documenti lo aggiunge all'offerta con un clic.

• Carica nei documenti aggiunge all'archivio un documento mancante.

• L'esportazione ZIP include i documenti allegati.

Senza Pro#

Per caricare serve Pro o Business. Se la tua organizzazione torna al piano Free, i documenti esistenti restano scaricabili.