Documents de l'entreprise et préparation

D'une consultation à l'autre, ce sont toujours les mêmes pièces qui sont demandées : attestations de régularité fiscale et sociale, assurances, extraits d'immatriculation, certificats ISO. Documents de l'entreprise (/team/documents) les conserve une seule fois pour toute l'organisation, suit leurs dates d'expiration et indique celles que les acheteurs de chaque pays exigent habituellement.

Pourquoi s'en occuper ?#

Au stade de l'offre, il suffit souvent de déclarer sur l'honneur que vous remplissez les conditions, par exemple dans le DUME. Mais l'attributaire pressenti doit le prouver rapidement, parfois en quelques jours. Une attestation fiscale périmée à ce moment-là peut vous coûter le marché. Tenir vos documents à jour, c'est être prêt le jour où cela compte.

Comment importer un document ?#

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   Ouvrez Documents de l'entreprise (/team/documents). Un lien y mène aussi depuis la page de l'organisation et l'onglet Offre.

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   Sous Importer un document, déposez un fichier ou cliquez sur Choisir un fichier.

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   Vérifiez le Type (détecté à partir du nom du fichier, ou à choisir), les dates Délivré le et Expire le et le Nom.

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   Cliquez sur Importer.

Qui importe

les administrateurs des organisations Pro ou Business.

Qui télécharge

tous les membres.

Formats

PDF, PNG, JPG, DOCX, ODT, XLSX ou XML.

Limites

20 Mo par fichier, 1 Go par organisation.

Si vous n'indiquez pas de date d'expiration, la durée de validité habituelle du type de document s'applique. Les attestations fiscales et sociales, par exemple, ne sont souvent valables qu'environ six mois.

Statut des documents#

Chaque document affiche un statut :

• Valide

• Expire bientôt : 30 jours ou moins restants.

• Expire avant la date limite : affiché dans une offre lorsque le document expire avant la date limite de remise des offres.

• Expiré

Renouveler un document#

Quand vous recevez une attestation renouvelée, cliquez sur Nouvelle version et importez le fichier. La version actuelle est conservée sous Versions précédentes : vous pouvez toujours voir ce que vous avez transmis avec une offre plus ancienne.

Prêt à soumissionner ?#

Prêt à soumissionner ? montre, pays par pays, les documents de l'entreprise habituellement exigés dans les offres et ce que vous avez déjà en stock. Chaque pièce est marquée Toujours, Souvent ou Attributaire seulement, avec Comment l'obtenir : organisme émetteur, démarches, délai, coût et durée de validité.

Le récapitulatif se présente ainsi : « 5 prêts sur 8 · Expirés : 1 · Manquants : 2 ». La checklist suit le pays de votre organisation (l'Espagne, l'Allemagne, la France, l'Italie, la Finlande et la Suède ont leur propre liste) et une liste générale couvre tout pays de l'UE. Les administrateurs indiquent le pays de l'organisation sur la carte.

Rappels d'expiration#

Les administrateurs reçoivent un e-mail 30 jours et 7 jours avant l'expiration d'un document, ainsi que le jour de l'expiration. L'e-mail reprend aussi le récapitulatif de préparation pour le pays de votre organisation.

Utiliser les documents dans une offre#

Dans la checklist de l'assistant d'offre, les lignes qui nécessitent un document de l'entreprise affichent le document correspondant.

• Joindre depuis les documents l'ajoute à l'offre en un clic.

• Importer dans les documents ajoute au coffre-fort un document manquant.

• L'export ZIP inclut les documents joints.

Sans Pro#

L'import nécessite Pro ou Business. Si votre organisation repasse en Free, les documents existants restent téléchargeables.