Öffentliche Ausschreibungen finden: TED, Vergabeportale und Suchaufträge

Eine Ausschreibung, die Sie nie sehen, können Sie nicht gewinnen. Für die meisten kleinen Unternehmen ist nicht das Schreiben des Angebots das Schwierige, sondern die passenden Chancen früh genug zu entdecken, um ein gutes Angebot vorzubereiten. Öffentliche Ausschreibungen verteilen sich auf Dutzende Portale, sind in vielen Sprachen verfasst und mit Codes klassifiziert, die nicht immer dazu passen, wie Sie Ihr Geschäft beschreiben.

Dieser Ratgeber zeigt, wo Ausschreibungen veröffentlicht werden und wie Sie eine Routine aufbauen, die Ihnen die relevanten Ausschreibungen zuspielt.

Wo werden öffentliche Ausschreibungen veröffentlicht?#

TED: jede Ausschreibung oberhalb der EU-Schwellenwerte#

TED (Tenders Electronic Daily, ted.europa.eu) ist das offizielle Veröffentlichungsorgan der EU für öffentliche Aufträge. Jeder Auftrag oberhalb der EU-Schwellenwerte aus allen Mitgliedstaaten sowie den EWR-Staaten muss dort bekannt gemacht werden. TED veröffentlicht an jedem Werktag neue Bekanntmachungen und ist kostenlos.

Seit dem 25. Oktober 2023 nutzen TED-Bekanntmachungen eForms, einen strukturierten EU-Datenstandard. Dadurch sind Bekanntmachungen einheitlicher: dieselben Felder für Auftraggeber, Lose, geschätzten Auftragswert, Frist und Zuschlagskriterien, egal aus welchem Land.

Nationale Portale: auch die kleineren Ausschreibungen#

Der Zahl nach liegen die meisten Ausschreibungen unterhalb der EU-Schwellenwerte, und diese erscheinen nur national. Jedes Land hat sein eigenes Portal, zum Beispiel:

In der Schweiz, die nicht zur EU gehört, erscheinen öffentliche Ausschreibungen auf simap.ch.

Ausschreibungen oberhalb der Schwellenwerte erscheinen meist an beiden Orten, im nationalen Portal und auf TED; wer beide verfolgt, sieht also manches doppelt.

Vergabeplattformen der Auftraggeber und regionale Seiten#

In manchen Ländern (vor allem Deutschland und Italien) nutzen Auftraggeber viele verschiedene Vergabeplattformen. Die Bekanntmachung sagt Ihnen, auf welcher die Unterlagen liegen. Sehr kleine Beschaffungen stehen womöglich nur auf der Website einer Gemeinde oder werden gar nicht veröffentlicht: Unterhalb nationaler Wertgrenzen dürfen Auftraggeber oft einige Anbieter direkt anfragen.

Welche Arten von Bekanntmachungen gibt es?#

Nicht jede Bekanntmachung ist ein Aufruf zur Angebotsabgabe. Die wichtigsten Arten sind:

• Vorinformation: die Ankündigung einer geplanten Beschaffung. Manchmal dient sie dazu, spätere Fristen zu verkürzen, manchmal als Aufruf zum Wettbewerb selbst.

• Auftragsbekanntmachung: der eigentliche Aufruf zur Angebotsabgabe, mit Frist und Unterlagen.

• Vergabebekanntmachung: das Ergebnis. Wer den Zuschlag erhalten hat, zu welchem Preis und wie viele Angebote eingegangen sind.

• Berichtigung oder Änderungsbekanntmachung: eine Korrektur, zum Beispiel eine neue Frist.

• Bekanntmachung einer Auftragsänderung: eine Änderung an einem bereits laufenden Vertrag.

Vergabebekanntmachungen werden unterschätzt. Sie zeigen, wer Ihre Wettbewerber sind, welche Preise gewinnen und wann Verträge enden.

Wie Sie wirksam suchen#

Suchen Sie nach dem, was beschafft wird, nicht nach dem, was Sie sind#

Auftraggeber beschreiben, was sie brauchen: „Winterdienst“, „Fallmanagementsystem“, „Reinigung von Schulgebäuden“. Ihre Unternehmensbeschreibung („Full-Service-Facility-Partner“) taucht in einer Bekanntmachung kaum auf. Notieren Sie fünf bis zehn Begriffe, die ein Auftraggeber für Ihre Leistung verwenden würde.

Nutzen Sie CPV-Codes, aber nicht ausschließlich#

Jede Bekanntmachung trägt mindestens einen CPV-Code, eine Nummer aus dem Gemeinsamen Vokabular für öffentliche Aufträge der EU. Eine Suche nach Codes findet Bekanntmachungen in jeder Sprache, doch Auftraggeber wählen nicht immer den Code, den Sie erwarten würden. Eine Software-Ausschreibung kann unter 72000000 (IT-Dienste), 48000000 (Softwarepakete) oder etwas Spezifischerem laufen. Kombinieren Sie Codes mit Stichwörtern, um möglichst viel abzudecken.

Sprachübergreifend suchen#

Ein polnisches Krankenhaus veröffentlicht auf Polnisch, eine belgische Gemeinde auf Französisch oder Niederländisch. TED bietet maschinell übersetzte Zusammenfassungen, doch eine Stichwortsuche auf Deutsch übersieht viele nationale Bekanntmachungen. Suchen Sie entweder in jeder Sprache oder nutzen Sie ein Werkzeug, das nach Bedeutung sucht.

Filtern Sie nach dem, was Sie tatsächlich leisten können#

Grenzen Sie nach Land oder Region ein (NUTS-Codes zeigen den Ort der Leistungserbringung), nach Auftragsart und nach Art der Bekanntmachung. Suchen Sie nach Ausschreibungen, auf die Sie jetzt bieten können, lassen Sie sich nur Auftragsbekanntmachungen anzeigen, deren Frist noch läuft.

Suchaufträge einrichten, damit Ausschreibungen zu Ihnen kommen#

Jeden Morgen von Hand zu suchen, skaliert nicht. Die meisten Portale, darunter TED und viele nationale Portale, erlauben es, eine Suche zu speichern und E-Mails zu erhalten, wenn neue Bekanntmachungen passen.

1. 1

   Halten Sie Ihr Suchprofil fest

   die Begriffe, die Auftraggeber verwenden, zwei oder drei CPV-Abteilungen, die Länder, die Sie beliefern, und einen Mindestwert, der sich für Sie lohnt.

2. 2

   Legen Sie für jedes Geschäftsfeld eine eigene gespeicherte Suche an

   statt einer riesigen Sammelsuche.

3. 3

   Wählen Sie einen Rhythmus

   sofortige Benachrichtigungen für schnelllebige Kategorien, eine tägliche Zusammenfassung für alles andere.

4. 4

   Prüfen Sie wöchentlich

   Bekommen Sie zu viel Unpassendes, schärfen Sie die Begriffe; bekommen Sie nichts, erweitern Sie die Codes.

Ausschreibungen finden, bevor sie erscheinen#

Die besten Angebote werden oft vorbereitet, bevor die Ausschreibung erscheint. Drei Wege, sich einen Vorsprung zu verschaffen:

• Vorinformationen und Markterkundungen. Eine Vorinformation verrät, dass ein Auftraggeber eine Beschaffung plant. In Markterkundungen können Sie erklären, was der Markt bieten kann, solange alle dieselben Informationen erhalten.

• Auslaufende Verträge. Vergabebekanntmachungen nennen oft die Vertragslaufzeit. Wurde ein vierjähriger Reinigungsvertrag im Frühjahr 2023 geschlossen, ist um 2026–2027 mit einer neuen Ausschreibung zu rechnen.

• Beschafferprofile. Verfolgen Sie die Beschaffungspläne und früheren Ausschreibungen der Auftraggeber, die Sie interessieren. Viele veröffentlichen jährliche Beschaffungsvorschauen.

Beispiel: ein kleines Reinigungsunternehmen#

Ein Reinigungsunternehmen in Utrecht betreut Büros und Schulen in seiner Region. Seine gespeicherten Suchen decken CPV 90910000 (Reinigungsarbeiten) und den Begriff „schoonmaak“ für die Niederlande ab, gefiltert auf seine Provinz. Außerdem schlägt es die Vergabebekanntmachungen der letzten vier Jahre für Schulen und Gemeinden in der Nähe nach und notiert, wann jeder Vertrag endet. Zwei davon laufen im nächsten Jahr aus; das Unternehmen meldet sich daher in den Markterkundungen der Auftraggeber und ist bereit, wenn die Ausschreibungen starten.

Häufige Fehler bei der Suche nach Ausschreibungen#

• Nur TED im Blick. Sie verpassen damit die meisten Ausschreibungen unterhalb der Schwellenwerte, die für kleine Unternehmen oft am besten passen.

• Nur in einer Sprache suchen. Nationale Bekanntmachungen sind in der Landessprache verfasst.

• Zu enge CPV-Codes. Auftraggeber wählen oft einen breiten oder unerwarteten Code.

• Ausschreibungen zu spät finden. Sehen Sie eine Ausschreibung eine Woche vor Fristende, können Sie kaum noch ein starkes Angebot schreiben. Suchaufträge und das Verfolgen von Vertragsenden verschaffen Ihnen Zeit.

Nächste Schritte#

Landet eine vielversprechende Ausschreibung in Ihrem Posteingang, ist die nächste Fähigkeit, die Bekanntmachung schnell zu lesen und zu entscheiden, ob Sie anbieten.