Europese aanbestedingen vinden: TED, nationale portalen en meldingen

Een aanbesteding die u nooit ziet, kunt u niet winnen. Voor de meeste kleine bedrijven is niet het schrijven van de inschrijving het lastigste, maar het vroeg genoeg vinden van de juiste kansen om een goede inschrijving voor te bereiden. Aanbestedingen staan verspreid over tientallen portalen, zijn in veel talen geschreven en worden ingedeeld met codes die niet altijd aansluiten bij hoe u uw bedrijf omschrijft.

Deze gids laat zien waar aanbestedingen worden gepubliceerd en hoe u een routine opbouwt die de relevante aanbestedingen naar u toe brengt.

Waar worden aanbestedingen gepubliceerd?#

TED: elke aanbesteding boven de Europese drempels#

TED (Tenders Electronic Daily, ted.europa.eu) is de officiële Europese publicatie voor overheidsopdrachten. Elke opdracht boven de Europese drempels uit alle lidstaten, plus de EER-landen, moet daar worden gepubliceerd. TED publiceert elke werkdag nieuwe aankondigingen en is gratis te gebruiken.

Sinds 25 oktober 2023 gebruiken TED-aankondigingen eForms, een gestructureerde Europese datastandaard. Daardoor zijn aankondigingen consistenter: dezelfde velden voor de aanbestedende dienst, de percelen, de geraamde waarde, de sluitingsdatum en de gunningscriteria, uit welk land ze ook komen.

Nationale portalen: ook de kleinere aanbestedingen#

In aantallen ligt het merendeel van de aanbestedingen onder de Europese drempels, en die verschijnen alleen nationaal. Elk land heeft een eigen portaal, bijvoorbeeld:

In België publiceren aanbestedende overheden via het federale platform e-Procurement (publicprocurement.be). Aanbestedingen boven de drempel verschijnen meestal op beide plekken, het nationale portaal en TED, dus als u beide volgt, ziet u sommige dubbel.

Platforms van aanbestedende diensten en regionale sites#

In sommige landen (vooral Duitsland en Italië) gebruiken aanbestedende diensten veel verschillende e-aanbestedingsplatforms. De aankondiging vermeldt waar de stukken staan. Heel kleine aankopen staan soms alleen op de website van een gemeente, of worden helemaal niet gepubliceerd: onder de nationale grenzen mogen aanbestedende diensten vaak rechtstreeks een paar leveranciers uitnodigen.

Welke soorten aankondigingen komt u tegen?#

Niet elke aankondiging is een oproep tot inschrijving. De belangrijkste soorten zijn:

• Vooraankondiging: de aankondiging van een geplande aankoop. Soms wordt ze gebruikt om later termijnen te verkorten, soms als de oproep tot mededinging zelf.

• Aankondiging van een opdracht: de eigenlijke oproep tot inschrijving, met sluitingsdatum en stukken.

• Aankondiging van een gegunde opdracht: het resultaat. Wie won, tegen welke prijs en hoeveel inschrijvingen er binnenkwamen.

• Rectificatie of wijzigingsbericht: een correctie, bijvoorbeeld een nieuwe sluitingsdatum.

• Aankondiging van wijziging: een wijziging van een opdracht die al loopt.

Gunningsaankondigingen worden onderschat. Ze laten zien wie uw concurrenten zijn, welke prijzen winnen en wanneer contracten aflopen.

Effectief zoeken#

Zoek op wat de opdrachtgever koopt, niet op wat u bent#

Aanbestedende diensten beschrijven wat ze nodig hebben: "gladheidsbestrijding", "zaaksysteem", "schoonmaak van schoolgebouwen". Uw bedrijfsomschrijving ("integrale facilitaire partner") staat zelden in een aankondiging. Maak een lijst van vijf tot tien termen die een opdrachtgever zou gebruiken voor wat u levert.

Gebruik CPV-codes, maar niet als enige#

Elke aankondiging heeft minstens één CPV-code, een nummer uit de Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten van de EU. Zoeken op code vangt aankondigingen in elke taal, maar aanbestedende diensten kiezen niet altijd de code die u zou verwachten. Een software-aanbesteding kan als 72000000 (IT-diensten), 48000000 (softwarepakketten) of iets specifiekers zijn gecodeerd. Combineer codes met trefwoorden voor de beste dekking.

Zoek in meerdere talen#

Een Pools ziekenhuis publiceert in het Pools, een Belgische gemeente in het Frans of Nederlands. TED biedt machinaal vertaalde samenvattingen, maar wie alleen in het Engels of Nederlands op trefwoorden zoekt, mist veel nationale aankondigingen. Zoek dus in elke taal of gebruik een tool die op betekenis zoekt.

Filter op wat u echt kunt leveren#

Beperk de resultaten op land of regio (NUTS-codes geven aan waar de opdracht wordt uitgevoerd), op type opdracht en op type aankondiging. Zoekt u iets om nu op in te schrijven, toon dan alleen aankondigingen van opdrachten die nog openstaan.

Stel meldingen in zodat aanbestedingen naar u toe komen#

Elke ochtend handmatig zoeken houdt u niet vol. De meeste portalen, waaronder TED en veel nationale portalen, laten u een zoekopdracht opslaan en e-mails ontvangen zodra nieuwe aankondigingen erbij passen.

1. 1

   Leg uw zoekprofiel vast

   de termen die opdrachtgevers gebruiken, twee of drie CPV-afdelingen, de landen die u bedient en een minimale waarde die uw tijd waard is.

2. 2

   Maak een opgeslagen zoekopdracht

   voor elke afzonderlijke bedrijfsactiviteit, in plaats van één reusachtige zoekopdracht.

3. 3

   Kies een ritme

   directe meldingen voor snelle categorieën, een dagelijks overzicht voor de rest.

4. 4

   Evalueer wekelijks

   krijgt u ruis, maak de termen dan scherper; krijgt u niets, maak de codes dan ruimer.

Vind aanbestedingen vóór ze gepubliceerd zijn#

De beste inschrijvingen worden vaak voorbereid voordat de aanbesteding verschijnt. Drie manieren om voorsprong te krijgen:

• Vooraankondigingen en marktconsultaties. Een vooraankondiging vertelt u dat een aanbestedende dienst van plan is iets in te kopen. In een marktconsultatie kunt u uitleggen wat de markt te bieden heeft, zolang iedereen dezelfde informatie krijgt.

• Aflopende contracten. Aankondigingen van gegunde opdrachten vermelden vaak de looptijd van het contract. Is een vierjarig schoonmaakcontract in het voorjaar van 2023 getekend, verwacht dan rond 2026–2027 een nieuwe aanbesteding.

• Kopersprofielen. Volg de inkoopplannen en eerdere aanbestedingen van de opdrachtgevers die voor u belangrijk zijn. Veel aanbestedende diensten publiceren een jaarlijkse inkoopplanning.

Voorbeeld: een klein schoonmaakbedrijf#

Een schoonmaakbedrijf in Utrecht bedient kantoren en scholen in de regio. Zijn opgeslagen zoekopdrachten dekken CPV 90910000 (reinigingsdiensten) en de term "schoonmaak" voor Nederland, gefilterd op de eigen provincie. Het bedrijf zoekt ook de gunningsaankondigingen van de afgelopen vier jaar op van scholen en gemeenten in de buurt en noteert wanneer elk contract afloopt. Twee van die contracten lopen volgend jaar af, dus neemt het bedrijf tijdens de marktconsultaties contact op met de aanbestedende diensten en is het klaar zodra de aanbestedingen opengaan.

Veelgemaakte fouten bij het zoeken naar aanbestedingen#

• Alleen TED volgen. Dan mist u de meeste aanbestedingen onder de drempel, die vaak het best bij kleine bedrijven passen.

• Alleen in het Engels zoeken. Nationale aankondigingen staan in de landstaal.

• Te smalle CPV-codes. Aanbestedende diensten kiezen vaak een brede of onverwachte code.

• Aanbestedingen te laat vinden. Ziet u een aanbesteding een week voor de sluitingsdatum, dan kunt u waarschijnlijk geen sterke inschrijving meer schrijven. Meldingen en het volgen van contracteinddata geven u tijd.

Volgende stappen#

Komt er een veelbelovende aanbesteding binnen, dan is de volgende vaardigheid de aankondiging snel lezen en beslissen of u inschrijft.