Contratación pública: guía básica para vender al sector público

Cada año, los organismos públicos de la UE gastan enormes cantidades de dinero en comprar de todo: reparación de carreteras, reformas de colegios, ordenadores portátiles, limpieza, software, consultoría, comida para hospitales. La Comisión Europea calcula que más de 250.000 poderes públicos gastan así en torno al 14 % del PIB de la UE.

Ese gasto se llama contratación pública, y gran parte está abierta a empresas como la suya. Esta guía explica cómo funciona, quiénes son los compradores, qué normas se aplican y qué hace falta para ganar.

¿Qué es la contratación pública?#

La contratación pública es el proceso que siguen los organismos públicos para comprar obras, suministros y servicios en el mercado. A diferencia de una empresa privada, un comprador público no puede llamar sin más a su proveedor de confianza. Como gasta dinero de los contribuyentes, debe tratar a los proveedores por igual, ser transparente sobre lo que quiere y cómo va a elegir, y escoger la mejor oferta según criterios anunciados de antemano.

En la práctica, el órgano de contratación publica una licitación (un anuncio de licitación o convocatoria), las empresas presentan ofertas (proposiciones) antes de un plazo, y el órgano las evalúa y adjudica el contrato.

Hay tres tipos de contrato público:

• Obras: construir, reformar o demoler, por ejemplo un nuevo pabellón deportivo o la reparación de un puente.

• Suministros: comprar o arrendar productos, como equipos médicos, vehículos o mobiliario de oficina.

• Servicios: todo lo demás que se hace para el comprador, desde desarrollo informático y limpieza hasta formación y asesoramiento jurídico.

¿Quiénes son los compradores públicos?#

Las normas llaman a los compradores poderes adjudicadores. Entre ellos están:

• los ministerios y organismos estatales (las llamadas autoridades de la administración central);

• las regiones (en España, las comunidades autónomas), provincias y municipios;

• los organismos de Derecho público, como hospitales públicos, universidades y empresas públicas de vivienda social;

• las asociaciones formadas por cualquiera de ellos.

Las empresas de servicios públicos de los sectores del agua, la energía, los transportes y los servicios postales siguen sus propias normas, algo más flexibles. Se denominan entidades adjudicadoras.

Los grandes compradores suelen recurrir a centrales de compras que gestionan grandes acuerdos marco para muchos organismos a la vez. Algunos ejemplos son Consip en Italia, UGAP en Francia y Hansel en Finlandia.

¿Qué normas se aplican?#

La contratación pública en la UE se rige por tres directivas que cada Estado miembro ha incorporado a su propio Derecho:

• la Directiva 2014/24/UE para el sector público (la directiva «clásica»);

• la Directiva 2014/25/UE para los sectores especiales (agua, energía, transportes y servicios postales);

• la Directiva 2014/23/UE para las concesiones, en las que el contratista cobra por explotar el servicio o la obra (por ejemplo un aparcamiento o un comedor) en lugar de recibir un precio fijo.

Las compras de defensa y seguridad se rigen por la Directiva 2009/81/CE, y las Directivas de recursos dan a los licitadores el derecho a impugnar las decisiones ilegales.

Las directivas solo se aplican en su totalidad a los contratos por encima de los umbrales de la UE. Para 2026–2027, por ejemplo, el umbral para suministros y servicios de los ayuntamientos es de 216.000 € y el de obras, de 5.404.000 € (IVA excluido). Por debajo de los umbrales rigen las normas nacionales. Suelen ser más sencillas, pero los principios básicos de igualdad de trato y transparencia se mantienen.

Directiva del sector público

2014/24/UE

Directiva de sectores especiales

2014/25/UE

Directiva de concesiones

2014/23/UE

Umbral de obras 2026–27

5.404.000 €

Dónde se publican las licitaciones de la UE

TED (ted.europa.eu)

Declaración responsable normalizada

DEUC

Los principios básicos#

Todo el Derecho de la contratación pública se deriva de unos pocos principios. Conocerlos le ayuda a entender por qué las normas son como son y cuándo un órgano de contratación podría estar incumpliéndolas:

• Igualdad de trato y no discriminación: todos los licitadores reciben la misma información y se evalúan con los mismos criterios. Un órgano de contratación no puede exigir una oficina local solo para presentar oferta.

• Transparencia: la licitación, los requisitos y los criterios de adjudicación se publican de antemano.

• Proporcionalidad: los requisitos deben guardar relación con el contrato. Exigir un volumen de negocios de cinco veces el valor del contrato para un pequeño contrato de limpieza probablemente sea excesivo (según la directiva, el volumen de negocios mínimo no puede superar, por regla general, el doble del valor estimado del contrato).

• Reconocimiento mutuo: deben aceptarse los certificados y normas de otros Estados miembros si son equivalentes.

¿Cómo funciona una licitación, paso a paso?#

Los detalles dependen del procedimiento, pero la mayoría de las licitaciones siguen el mismo recorrido:

1. 1

   Planificación y consulta al mercado.

   El órgano de contratación define su necesidad. Puede publicar un anuncio de información previa o realizar una consulta preliminar del mercado para escuchar a los proveedores.

2. 2

   Publicación.

   El órgano publica el anuncio de licitación con los pliegos: las prescripciones técnicas, las instrucciones para los licitadores, los criterios de adjudicación y el modelo de contrato.

3. 3

   Preguntas.

   Los licitadores plantean preguntas aclaratorias a través de la plataforma de contratación electrónica. Las respuestas se comparten con todos.

4. 4

   Presentación de ofertas.

   Las empresas presentan sus ofertas por vía electrónica antes de que venza el plazo, normalmente con una declaración responsable (el DEUC) en lugar de todos los certificados.

5. 5

   Evaluación.

   El órgano comprueba los motivos de exclusión y los criterios de selección y después puntúa las ofertas admitidas según los criterios de adjudicación.

6. 6

   Adjudicación y plazo suspensivo.

   Se comunica a todos los licitadores quién ha ganado y por qué. Por encima de los umbrales, hay un plazo suspensivo antes de formalizar el contrato.

7. 7

   Contrato y ejecución.

   El adjudicatario ejecuta el contrato. Se publica un anuncio de adjudicación, y la fecha de fin del contrato le indica cuándo es probable la siguiente licitación.

¿Por qué debería una pyme licitar a contratos públicos?#

Los contratos públicos tienen fama de papeleo. En parte es merecida, pero también tienen ventajas reales para las pequeñas y medianas empresas:

• Clientes fiables. Los compradores públicos pagan sus facturas, y les son aplicables las normas de la UE sobre morosidad.

• Contratos largos. Los contratos de servicios y los acuerdos marco suelen durar de dos a cuatro años, lo que le da ingresos previsibles.

• Competencia abierta. No necesita contactos ni una larga relación comercial. Si cumple los requisitos y presenta la mejor oferta, puede ganar.

• Referencias. Un contrato público bien ejecutado es una referencia sólida tanto para clientes públicos como privados.

• Lotes. Se anima a los órganos de contratación a dividir los grandes contratos en lotes para que las empresas más pequeñas puedan licitar a la parte que pueden ejecutar.

Un ejemplo rápido: una pequeña empresa informática#

Imagine una empresa de software de diez personas en Lyon que desarrolla sistemas de reservas. Un consejo regional publica una licitación para una nueva plataforma de reserva de instalaciones deportivas, dividida en dos lotes: desarrollo y tres años de mantenimiento. La empresa solo cumple los requisitos de volumen de negocios y referencias para el lote 2, así que licita únicamente al mantenimiento. Pierde el lote 1 frente a un gran integrador, pero gana el lote 2 gracias a una buena puntuación de calidad en su modelo de soporte. Tres años después, es el adjudicatario actual y tiene una referencia pública.

Y una pyme constructora#

Una constructora familiar de Austria ve la licitación de un ayuntamiento para reformar una escuela infantil. Las obras están muy por debajo del umbral de obras de la UE, así que la licitación se publica en el portal nacional con arreglo a las normas nacionales. La constructora ya tiene la inscripción profesional, el seguro y los certificados tributarios que necesita, presenta una oferta en un único sobre y gana por precio.

¿Qué necesita antes de su primera oferta?#

Para empezar no hace falta mucho, pero algunas cosas tardan en estar listas, así que prepárelas antes de que aparezca una licitación con un plazo ajustado:

• Cuentas en las plataformas de contratación electrónica de los países a los que se dirige. Algunas tardan días en verificarse.

• Una firma electrónica si los países a los que se dirige la exigen (Italia y España, por ejemplo, suelen exigirla).

• Documentación estándar de la empresa: extracto del registro mercantil, certificados de estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social, seguros, cuentas anuales y certificados de calidad como la ISO 9001.

• Referencias: descripciones breves de contratos similares, idealmente con una persona de contacto o un certificado de buena ejecución.

• Currículos de las personas clave que asignaría al contrato.

Ideas equivocadas frecuentes#

«Las licitaciones públicas siempre se ganan por el precio más bajo.» La mayoría de los contratos por encima de los umbrales se adjudican a la oferta económicamente más ventajosa, que a menudo combina precio y calidad. Una buena memoria técnica puede ganar a una oferta más barata.

«El ganador está decidido de antemano.» A veces el adjudicatario actual tiene ventaja, y es razonable tenerlo en cuenta al decidir si licitar. Pero los órganos de contratación deben aplicar los criterios publicados, y los licitadores que pierden pueden pedir los motivos e impugnar las decisiones ilegales.

«Hay que ser grande.» Los criterios de selección deben ser proporcionados, puede recurrir a las capacidades de otras empresas y puede licitar en agrupación (en España, mediante una UTE). Muchos adjudicatarios son empresas pequeñas.

Por dónde seguir#

El mejor paso siguiente es ver qué se está comprando ahora mismo en su sector. Lea cómo encontrar licitaciones relevantes y después aprenda a leer un anuncio para decidir rápido si merece su tiempo.