Cómo encontrar licitaciones públicas en la UE: TED, portales nacionales y alertas

No se puede ganar una licitación que nunca se ha visto. Para la mayoría de las pequeñas empresas lo difícil no es redactar la oferta, sino detectar las oportunidades adecuadas con tiempo suficiente para preparar una buena. Las licitaciones públicas están repartidas en decenas de portales, redactadas en muchos idiomas y clasificadas con códigos que no siempre coinciden con la forma en que usted describe su negocio.

Esta guía muestra dónde se publican las licitaciones y cómo crear una rutina que le traiga las que le interesan.

¿Dónde se publican las licitaciones públicas?#

TED: todas las licitaciones por encima de los umbrales de la UE#

TED (Tenders Electronic Daily, ted.europa.eu) es la publicación oficial de la UE para la contratación pública. Todos los contratos por encima de los umbrales de la UE de todos los Estados miembros, y de los países del EEE, deben publicarse allí. TED publica nuevos anuncios cada día hábil y es gratuito.

Desde el 25 de octubre de 2023, los anuncios de TED usan eForms, un estándar de datos estructurados de la UE. Así los anuncios son más homogéneos: los mismos campos para el órgano de contratación, los lotes, el valor estimado, el plazo y los criterios de adjudicación, venga de donde venga.

Portales nacionales: también las licitaciones pequeñas#

En número, la mayoría de las licitaciones están por debajo de los umbrales de la UE y solo se publican a nivel nacional. Cada país tiene su propio portal, por ejemplo:

Las licitaciones por encima de los umbrales suelen aparecer en ambos sitios, en el portal nacional y en TED, así que verá algunos duplicados si sigue los dos.

Plataformas de los compradores y sitios regionales#

En algunos países (sobre todo Alemania e Italia) los órganos de contratación usan muchas plataformas de contratación electrónica distintas. El anuncio indica cuál contiene los pliegos. Las compras muy pequeñas pueden estar solo en la web del ayuntamiento, o no publicarse en absoluto: por debajo de los límites nacionales, los órganos de contratación a menudo pueden pedir ofertas directamente a unos pocos proveedores. En España, además de la PLACSP, varias comunidades autónomas tienen sus propias plataformas de contratación.

¿Qué tipos de anuncios verá?#

No todos los anuncios son convocatorias para presentar ofertas. Los principales tipos son:

• Anuncio de información previa: el aviso de una compra prevista. A veces se usa para acortar plazos más adelante y a veces como la propia convocatoria de licitación.

• Anuncio de licitación: la convocatoria propiamente dicha, con el plazo y los pliegos.

• Anuncio de adjudicación: el resultado. Quién ganó, a qué precio y cuántas ofertas se recibieron.

• Corrección de errores o anuncio de cambio: una rectificación, por ejemplo un nuevo plazo.

• Anuncio de modificación: un cambio en un contrato que ya está en ejecución.

Los anuncios de adjudicación están infravalorados. Muestran quiénes son sus competidores, qué precios ganan y cuándo terminarán los contratos.

Cómo buscar con eficacia#

Busque lo que compra el órgano de contratación, no lo que es usted#

Los órganos de contratación describen lo que necesitan: «mantenimiento invernal de carreteras», «sistema de gestión de expedientes», «limpieza de edificios escolares». La descripción de su empresa («socio integral de facility management») rara vez aparece en un anuncio. Haga una lista de cinco a diez expresiones que usaría un comprador para lo que usted ofrece.

Use los códigos CPV, pero no solo ellos#

Cada anuncio lleva al menos un código CPV, un número del Vocabulario Común de Contratos Públicos de la UE. Buscar por código detecta anuncios en cualquier idioma, pero los órganos de contratación no siempre eligen el código que usted esperaría. Una licitación de software puede llevar el código 72000000 (servicios de TI), el 48000000 (paquetes de software) o uno más específico. Combine códigos y palabras clave para cubrir el máximo.

Busque en varios idiomas#

Un hospital polaco publica en polaco y un ayuntamiento belga en francés o neerlandés. TED ofrece resúmenes traducidos automáticamente, pero una búsqueda por palabras clave en español se dejará muchos anuncios nacionales. O busca en cada idioma, o usa una herramienta que busque por significado.

Filtre por lo que realmente puede ejecutar#

Acote por país o región (los códigos NUTS indican dónde se ejecuta el trabajo), por tipo de contrato y por tipo de anuncio. Si busca algo a lo que licitar ahora, muestre solo los anuncios de licitación que siguen abiertos.

Configure alertas para que las licitaciones vengan a usted#

Buscar a mano cada mañana no es sostenible. La mayoría de los portales, incluidos TED y muchos portales nacionales, permiten guardar una búsqueda y recibir correos cuando aparecen nuevos anuncios que coinciden.

1. 1

   Defina su perfil de búsqueda

   las expresiones que usan los compradores, dos o tres divisiones CPV, los países en los que trabaja y un importe mínimo que le compense.

2. 2

   Cree una búsqueda guardada

   para cada línea de negocio, en lugar de una búsqueda gigante.

3. 3

   Elija un ritmo

   alertas instantáneas para las categorías con mucho movimiento y un resumen diario para todo lo demás.

4. 4

   Revise cada semana

   si recibe ruido, afine las palabras; si no recibe nada, amplíe los códigos.

Encuentre licitaciones antes de que se publiquen#

Las mejores ofertas a menudo se preparan antes de que aparezca la licitación. Tres formas de adelantarse:

• Anuncios de información previa y consultas preliminares del mercado. Un anuncio de información previa le dice que un órgano de contratación tiene previsto comprar. Las consultas preliminares le permiten explicar lo que el mercado puede ofrecer, siempre que todos reciban la misma información.

• Contratos que vencen. Los anuncios de adjudicación suelen indicar la duración del contrato. Si un contrato de limpieza de cuatro años se firmó en la primavera de 2023, cuente con una nueva licitación hacia 2026–2027.

• Perfiles de contratante. Siga los planes de contratación y las licitaciones anteriores de los órganos que le interesan. Muchos publican planes anuales de contratación.

Ejemplo: una pequeña empresa de limpieza#

Una empresa de limpieza de Utrecht trabaja para oficinas y colegios de su región. Sus búsquedas guardadas cubren el CPV 90910000 (servicios de limpieza) y el término «schoonmaak» para los Países Bajos, filtrados a su provincia. Además consulta los anuncios de adjudicación de los últimos cuatro años de colegios y ayuntamientos cercanos y anota cuándo termina cada contrato. Dos de esos contratos terminan el año que viene, así que la empresa contacta con los órganos de contratación durante sus consultas preliminares del mercado y está preparada cuando se abren las licitaciones.

Errores frecuentes al buscar licitaciones#

• Seguir solo TED. Se perderá la mayoría de las licitaciones por debajo de los umbrales, que a menudo son las más adecuadas para las pequeñas empresas.

• Buscar solo en un idioma. Los anuncios nacionales están en la lengua del país.

• Códigos CPV demasiado restrictivos. Los órganos de contratación a menudo eligen un código amplio o inesperado.

• Encontrar las licitaciones demasiado tarde. Si ve una licitación una semana antes de que venza el plazo, probablemente no pueda redactar una oferta sólida. Las alertas y el seguimiento del fin de los contratos le dan tiempo.

Próximos pasos#

Cuando una licitación prometedora llegue a su bandeja, la siguiente habilidad es leer el anuncio rápido y decidir si presentar oferta.