Aanbestedingsprocedures uitgelegd: openbaar, niet-openbaar, onderhandeling en meer

Wie een aanbesteding opent, kijkt als een van de eerste dingen naar de procedure. Die bepaalt of u nu een volledige inschrijving stuurt of eerst aantoont dat u geschikt bent, of u kunt onderhandelen en hoeveel tijd u hebt.

Deze gids behandelt de procedures uit de Europese richtlijn voor de klassieke sector (2014/24/EU), plus raamovereenkomsten en dynamische aankoopsystemen, en geeft aan wat er anders is in de speciale sectoren en onder de drempels.

Waarom is de procedure belangrijk voor u?#

• Inspanning: bij een procedure in één fase schrijft iedereen een volledige inschrijving; bij twee fasen stuurt u eerst een lichter verzoek tot deelneming.

• Kansen: bij een niet-openbare procedure concurreert u na selectie met een handvol rivalen in plaats van met iedereen.

• Flexibiliteit: bij onderhandelingsprocedures kunt u uw aanbieding na feedback verbeteren; bij openbare procedures niet.

• Planning: elke procedure heeft eigen minimumtermijnen.

De openbare procedure#

De openbare procedure (artikel 27) komt het meest voor. Elk geïnteresseerd bedrijf kan een inschrijving indienen. Uw inschrijving bevat zowel uw geschiktheidsgegevens (meestal het UEA) als uw aanbieding.

Wie mag inschrijven

iedereen

Fasen

één

Minimumtermijn

35 dagen vanaf verzending van de aankondiging

Bij elektronische indiening

30 dagen

Na een vooraankondiging, of bij spoed

15 dagen

Onderhandelen

niet toegestaan

Geschikt voor: standaardleveringen en -diensten waarbij de aanbestedende dienst precies kan beschrijven wat hij wil. De meeste kansen voor het mkb zijn openbare procedures.

Let op: omdat iedereen kan inschrijven, kan de concurrentie groot zijn, en de volledige inspanning gaat vooraf.

De niet-openbare procedure#

De niet-openbare procedure (artikel 28) heeft twee fasen:

1. Bedrijven dienen een verzoek tot deelneming in met hun geschiktheidsgegevens. Minimaal 30 dagen.

2. De aanbestedende dienst selecteert de geschikte gegadigden, minstens vijf als er genoeg geschikt zijn, en nodigt hen uit om in te schrijven. Minimaal 30 dagen voor de inschrijvingen, 5 dagen korter bij elektronische indiening, of 10 dagen na een vooraankondiging.

Decentrale aanbestedende diensten (regio's, gemeenten) mogen, als het nationale recht dat toestaat, de inschrijvingstermijn in onderling overleg met de geselecteerde gegadigden vaststellen, met een minimum van 10 dagen als er geen overeenstemming is.

Geschikt voor: grotere opdrachten waarbij een volledige inschrijving duur is om op te stellen. Aanbestedende diensten gebruiken de selectie om de beoordeling beheersbaar te houden.

De mededingingsprocedure met onderhandeling#

De mededingingsprocedure met onderhandeling (artikel 29) begint als een niet-openbare procedure: verzoeken tot deelneming, daarna een selectie (minstens drie). De geselecteerde bedrijven dienen een eerste inschrijving in, waarover de aanbestedende dienst onderhandelt om ze te verbeteren. Ten slotte dient iedereen een definitieve inschrijving in.

Over de minimumeisen en de gunningscriteria uit de stukken wordt niet onderhandeld. Over al het andere (details van de omvang, levering, prijs) wel. De aanbestedende dienst kan zich ook het recht voorbehouden om op basis van de eerste inschrijvingen te gunnen, zonder te onderhandelen.

Wanneer mogen aanbestedende diensten haar gebruiken? Artikel 26, lid 4, staat haar (en de concurrentiegerichte dialoog) onder meer toe als:

• de behoeften niet kunnen worden vervuld zonder bestaande oplossingen aan te passen;

• de opdracht ontwerp of innovatieve oplossingen omvat;

• de opdracht juridisch of financieel complex is, of risico's heeft die onderhandeling vereisen;

• de technische specificaties niet nauwkeurig genoeg kunnen worden vastgesteld;

• een eerdere openbare of niet-openbare procedure alleen onregelmatige of onaanvaardbare inschrijvingen opleverde.

Concurrentiegerichte dialoog#

Bij een concurrentiegerichte dialoog (artikel 30) beschrijft de aanbestedende dienst zijn behoeften en de gunningscriteria, selecteert hij minstens drie gegadigden en voert hij met elk van hen een dialoog om een of meer oplossingen te ontwikkelen. Na afloop van de dialoog dienen de deelnemers een definitieve inschrijving in op basis van de gevonden oplossingen.

De procedure wordt gebruikt voor complexe projecten: grote IT-systemen, publiek-private samenwerking, grote infrastructuur. Er wordt altijd gegund op de beste prijs-kwaliteitverhouding. Een dialoog kan lang en veeleisend zijn, dus zorg dat de opdracht de inspanning waard is.

Innovatiepartnerschap#

Een innovatiepartnerschap (artikel 31) is bedoeld om iets in te kopen wat nog niet op de markt bestaat. De aanbestedende dienst kiest een of meer partners, die in fasen met tussendoelen onderzoek en ontwikkeling uitvoeren. Daarna koopt de dienst de resulterende producten, diensten of werken af, mits die voldoen aan de afgesproken prestatieniveaus en maximale kosten.

Het komt weinig voor, maar voor een innovatief bedrijf is het goed om te kennen: het combineert financiering van R&D met een eerste klant.

Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking#

Dit is de uitzondering (artikel 32). De aanbestedende dienst onderhandelt rechtstreeks met één of enkele bedrijven, zonder een oproep tot mededinging te publiceren. Dat mag alleen in beperkte gevallen, bijvoorbeeld als:

• een eerdere openbare of niet-openbare procedure geen geschikte inschrijvingen opleverde;

• maar één bedrijf kan leveren, om technische redenen, wegens exclusieve rechten of omdat het om een uniek kunstwerk gaat;

• er dwingende spoed is door gebeurtenissen die de aanbestedende dienst niet kon voorzien;

• het gaat om bepaalde aanvullende leveringen door de oorspronkelijke leverancier.

Meestal hoort u hier pas achteraf van, via een aankondiging van gegunde opdracht of een aankondiging in verband met vrijwillige transparantie vooraf (VEAT), die aanbestedende diensten kunnen publiceren om een voorgenomen rechtstreekse gunning vóór de ondertekening bekend te maken.

Raamovereenkomsten#

Een raamovereenkomst (artikel 33) is geen procedure op zich. Het is een overeenkomst die via een van de bovenstaande procedures wordt gegund en de voorwaarden vastlegt voor toekomstige opdrachten (nadere opdrachten of afroepen) gedurende een periode van normaal maximaal vier jaar (acht jaar in de speciale sectoren). Er kunnen één of meerdere leveranciers zijn. Bij meerdere leveranciers worden nadere opdrachten rechtstreeks volgens de voorwaarden van de raamovereenkomst geplaatst, of na een minicompetitie (hernieuwde oproep tot mededinging).

Dynamische aankoopsystemen (DAS)#

Een dynamisch aankoopsysteem (artikel 34) is een volledig elektronisch proces voor gangbare aankopen. Het wordt opgezet met een niet-openbare procedure, maar anders dan een raamovereenkomst blijft het gedurende de hele looptijd open voor nieuwe deelnemers: elk bedrijf dat aan de selectiecriteria voldoet, moet worden toegelaten, en het aantal deelnemers is onbeperkt. Elke specifieke opdracht wordt vervolgens onder de deelnemers aanbesteed.

Verzoeken tot deelneming

minstens 30 dagen bij de start

Latere toelating

op elk moment tijdens de looptijd van het DAS

Inschrijvingen per opdracht

minstens 10 dagen

Kosten voor deelname

niet toegestaan

Andere instrumenten die u kunt tegenkomen#

• Elektronische veilingen (artikel 35): na een eerste beoordeling verbeteren inschrijvers hun prijzen (of andere kwantificeerbare waarden) in realtime online.

• Elektronische catalogi (artikel 36): inschrijvingen of nadere opdrachten in de vorm van een catalogus.

• Prijsvragen (artikel 78 en verder): een jury kiest een plan of ontwerp, vaak in architectuur en stedenbouw.

Het lichte regime voor sociale en andere specifieke diensten#

Gezondheids-, sociale, onderwijs- en culturele diensten en bepaalde andere diensten uit bijlage XIV van de richtlijn vallen onder een licht regime (artikelen 74–77) boven een hogere drempel (€ 750.000 voor 2026–2027). Aanbestedende diensten moeten een aankondiging publiceren en de basisbeginselen respecteren, maar mogen de procedure binnen de nationale regels zelf inrichten.

Wat is er anders in de speciale sectoren en bij concessies?#

Volgens de richtlijn speciale sectoren (2014/25/EU) mogen aanbestedende entiteiten vrij kiezen tussen de openbare procedure, de niet-openbare procedure en de onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging, en raamovereenkomsten mogen tot acht jaar duren. Bij concessies (2014/23/EU) hebben aanbestedende diensten nog meer vrijheid om de procedure in te richten, zolang ze een aankondiging publiceren en de beginselen respecteren.

En aanbestedingen onder de drempel?#

Onder de Europese drempels gelden nationale regels, en elk land heeft zijn eigen vereenvoudigde procedures. Enkele voorbeelden:

• Frankrijk: de procédure adaptée (MAPA), waarbij de aanbestedende dienst de procedure aanpast aan de opdracht.

• Duitsland: procedures volgens de UVgO voor leveringen en diensten en de VOB/A voor werken, zoals de öffentliche Ausschreibung en de beschränkte Ausschreibung.

• Spanje: de vereenvoudigde openbare procedure (procedimiento abierto simplificado) en kleine opdrachten (contratos menores) voor kleine aankopen.

• Italië: rechtstreekse gunningen en onderhandelingsprocedures op uitnodiging onder de nationale grenzen.

De aanbestedingsstukken vermelden altijd de procedure en de regels die gelden.

Voorbeeld: één bedrijf, drie procedures#

Een IT-adviesbureau met 25 medewerkers in Dublin schrijft in één jaar in op drie opdrachten:

• een openbare procedure voor websiteonderhoud bij een universiteit: volledige inschrijving, 30 dagen, gescoord op 60% kwaliteit en 40% prijs;

• een niet-openbare procedure voor het dataplatform van een ministerie: het bureau stuurt een verzoek tot deelneming met drie sterke referenties, wordt als een van de zes geselecteerd en heeft daarna 25 dagen om in te schrijven;

• een mededingingsprocedure met onderhandeling voor het roostersysteem van een ziekenhuis: na de eerste inschrijvingen scherpen twee onderhandelingsrondes de omvang en de prijs aan vóór de definitieve inschrijving.

Elke opdracht vroeg om een andere planning, en door eerst de procedure te lezen, wist het bureau hoe.