Trouver des appels d'offres publics en Europe : TED, portails nationaux et alertes

On ne remporte pas un appel d'offres qu'on n'a jamais vu. Pour la plupart des petites entreprises, la difficulté n'est pas de rédiger l'offre, mais de repérer les bonnes opportunités assez tôt pour en préparer une bonne. Les appels d'offres publics sont dispersés sur des dizaines de portails, rédigés dans de nombreuses langues et classés avec des codes qui ne correspondent pas toujours à la façon dont vous décrivez votre activité.

Ce guide montre où sont publiés les appels d'offres et comment mettre en place une routine qui vous apporte ceux qui vous concernent.

Où sont publiés les appels d'offres publics ?#

TED : tous les marchés au-dessus des seuils européens#

TED (Tenders Electronic Daily, ted.europa.eu) est la publication officielle de l'UE pour les marchés publics. Tous les marchés dépassant les seuils européens, dans tous les États membres et dans les pays de l'EEE, doivent y être publiés. TED publie de nouveaux avis chaque jour ouvré et son utilisation est gratuite.

Depuis le 25 octobre 2023, les avis TED utilisent les eForms, un format de données européen structuré. Les avis sont ainsi plus homogènes : les mêmes champs pour l'acheteur, les lots, la valeur estimée, la date limite et les critères d'attribution, quel que soit le pays d'origine.

Portails nationaux : aussi les petits marchés#

En nombre, la plupart des marchés se situent sous les seuils européens, et ceux-là ne paraissent qu'au niveau national. Chaque pays a son propre portail, par exemple :

En Belgique, les marchés sont publiés sur la plateforme e-Procurement du SPF BOSA (publicprocurement.be), au Luxembourg sur le Portail des marchés publics et en Suisse sur simap.ch.

Les marchés au-dessus des seuils paraissent généralement aux deux endroits, sur le portail national et sur TED : vous verrez donc quelques doublons si vous surveillez les deux.

Plateformes des acheteurs et sites régionaux#

Dans certains pays (l'Allemagne et l'Italie en particulier), les acheteurs utilisent de nombreuses plateformes de dématérialisation différentes. L'avis indique laquelle contient les documents. Les très petits achats peuvent ne figurer que sur le site de la commune, voire ne pas être publiés du tout : sous certains seuils nationaux, les acheteurs peuvent souvent consulter directement quelques fournisseurs.

Quels types d'avis allez-vous rencontrer ?#

Tous les avis ne sont pas des appels à concurrence. Les principaux types sont :

• Avis de préinformation : l'annonce d'un achat prévu. Il sert parfois à réduire les délais par la suite, parfois de mise en concurrence à lui seul.

• Avis de marché : l'appel à concurrence proprement dit, avec la date limite et les documents.

• Avis d'attribution : le résultat. Qui a gagné, à quel prix et combien d'offres ont été reçues.

• Avis rectificatif ou avis de changement : une correction, par exemple une nouvelle date limite.

• Avis de modification : une modification d'un marché en cours d'exécution.

Les avis d'attribution sont sous-estimés. Ils révèlent qui sont vos concurrents, quels prix l'emportent et quand les marchés arriveront à échéance.

Comment rechercher efficacement#

Cherchez ce que l'acheteur achète, pas ce que vous êtes#

Les acheteurs décrivent ce dont ils ont besoin : « viabilité hivernale », « logiciel de gestion des dossiers », « nettoyage des bâtiments scolaires ». La description de votre entreprise (« partenaire global en facility management ») apparaît rarement dans un avis. Notez cinq à dix expressions qu'un acheteur emploierait pour désigner ce que vous fournissez.

Utilisez les codes CPV, sans vous y limiter#

Chaque avis comporte au moins un code CPV, un numéro du Vocabulaire commun pour les marchés publics de l'UE. Une recherche par code trouve les avis dans toutes les langues, mais les acheteurs ne choisissent pas toujours le code attendu. Un marché de logiciel peut être classé en 72000000 (services de technologies de l'information), en 48000000 (logiciels et systèmes d'information) ou sous un code plus précis. Combinez codes et mots-clés pour une couverture optimale.

Cherchez dans toutes les langues#

Un hôpital polonais publie en polonais, une commune belge en français ou en néerlandais. TED propose des résumés traduits automatiquement, mais une recherche par mots-clés en français passera à côté de nombreux avis nationaux. Cherchez dans chaque langue ou utilisez un outil qui rapproche les textes par le sens.

Filtrez selon ce que vous pouvez réellement livrer#

Affinez par pays ou région (les codes NUTS indiquent le lieu d'exécution), par type de marché et par type d'avis. Si vous cherchez des marchés auxquels répondre maintenant, n'affichez que les avis de marché encore ouverts.

Créez des alertes pour que les appels d'offres viennent à vous#

Chercher à la main tous les matins ne tient pas sur la durée. La plupart des portails, dont TED et de nombreux portails nationaux, permettent d'enregistrer une recherche et de recevoir des e-mails quand de nouveaux avis correspondent.

1. 1

   Rédigez votre profil de recherche

   les expressions employées par les acheteurs, deux ou trois divisions CPV, les pays où vous intervenez et un montant minimal qui vaut votre temps.

2. 2

   Créez une recherche enregistrée

   par métier distinct, plutôt qu'une seule recherche géante.

3. 3

   Choisissez un rythme

   alertes immédiates pour les catégories qui bougent vite, récapitulatif quotidien pour le reste.

4. 4

   Faites le point chaque semaine

   trop de bruit, resserrez les mots ; aucun résultat, élargissez les codes.

Repérez les appels d'offres avant leur publication#

Les meilleures offres se préparent souvent avant la parution de l'appel d'offres. Trois moyens de prendre de l'avance :

• Avis de préinformation et consultations préalables du marché. Un avis de préinformation vous apprend qu'un acheteur prévoit un achat. Les consultations du marché vous permettent d'expliquer ce que le marché peut offrir, à condition que tous reçoivent les mêmes informations.

• Marchés arrivant à échéance. Les avis d'attribution indiquent souvent la durée du marché. Si un marché de nettoyage de quatre ans a été signé au printemps 2023, attendez-vous à une nouvelle consultation vers 2026-2027.

• Profils d'acheteur. Suivez la programmation des achats et les consultations passées des acheteurs qui vous intéressent. Beaucoup publient un programme prévisionnel annuel.

Exemple : une petite entreprise de nettoyage#

Une entreprise de nettoyage d'Utrecht intervient dans des bureaux et des écoles de sa région. Ses recherches enregistrées portent sur le CPV 90910000 (services de nettoyage) et sur le mot « schoonmaak » pour les Pays-Bas, filtrés sur sa province. Elle consulte aussi les avis d'attribution des quatre dernières années pour les écoles et communes voisines et note la date de fin de chaque marché. Deux de ces marchés prennent fin l'an prochain : l'entreprise contacte donc les acheteurs lors de leurs consultations du marché et elle est prête quand les appels d'offres sont lancés.

Erreurs fréquentes dans la recherche d'appels d'offres#

• Ne surveiller que TED. Vous passerez à côté de la plupart des marchés sous les seuils, souvent les mieux adaptés aux petites entreprises.

• Ne chercher qu'en une seule langue. Les avis nationaux sont rédigés dans la langue du pays.

• Des codes CPV trop étroits. Les acheteurs choisissent souvent un code large ou inattendu.

• Repérer les appels d'offres trop tard. Si vous découvrez un appel d'offres une semaine avant la date limite, vous ne pourrez probablement pas rédiger une offre solide. Les alertes et le suivi des fins de marché vous font gagner du temps.

Étapes suivantes#

Quand un appel d'offres prometteur arrive dans votre boîte, la compétence suivante consiste à lire l'avis rapidement et à décider s'il faut répondre.